Klient
GTV jest dystrybutorem akcesoriów meblowych i oświetlenia o globalnym zasięgu. Firma działa na ponad 40 światowych rynkach w Azji, Europie, Ameryce i Afryce. Na przestrzeni ostatnich lat rozwinęła też swoje spółki w krajach takich jak Brazylia, Chorwacja, Rosja, Czechy i Hiszpania. GTV posiada jedną z najbardziej kompletnych ofert na rynku, a portfolio spółki składa się z ponad 8,5 tys. produktów.
Celem spółki jest kształtowanie przestrzeni, która daje klientom wsparcie w indywidualnych projektach mieszkaniowych i biurowych, dostarczając rozwiązania, które zapewnią im jakościowe korzystanie z otoczenia.. Od samego początku Zarząd spółki kieruje się zamiłowaniem do łączenia subtelnego piękna detalu z funkcjonalnością.
Wdrożenie w liczbach
Wszyscy zaangażowani
Analiza, projekt i wdrożenie
Utrzymanie i wysoka dostępność
Wszyscy zaangażowani
Wszyscy zaangażowani
Analiza, projekt i wdrożenie
Utrzymanie i wysoka dostępność
Wszyscy zaangażowani
Cel
- Optymalizacja procesu wdrożenia do sprzedaży nowego produktu
- Systematyzacja zasobów gromadzonych podczas uruchamiania produktu
- Ograniczenie ryzyka operacyjnego
Opinia zespołu Klienta
Stworzenie rozbudowanego procesu w WEBCONIE, uwzględniającego działanie wielu aktorów, poprzedzone było wcześniejszą analizą po stronie firmy wdrożeniowej. Wysokie kompetencje dostawcy pozwalały na wprowadzenie optymalizacji procesowej. Integracja z SharePoint Online umożliwiła wykorzystanie w pełni już posiadanych przez nas zasobów, pozwalając jednocześnie na zgromadzenie wszystkich informacji i dokumentów związanych z wdrożeniem nowego produktu w jednym miejscu. „Dzięki dobrej komunikacji z dostawcą i jego fachowej pomocy projekt budowy skomplikowanego procesu w WEBCONIE został zakończony w zakładanym czasie.”
Wdrożenie
Zespół GTV był świetnie przygotowany do realizacji projektu. Proces był rozrysowany na diagramach BPMN i starannie opisany. Ułatwiło nam to sprawne rozpoczęcie analizy. W ramach warsztatów zoptymalizowano sam proces biznesowy. Dzięki prototypowaniu przedstawiciele biznesu brali bardzo aktywny udział w projektowaniu, co przełożyło się na efektywny wkład w praktyczną wartość powstałego narzędzia.
Zakres projektu
Dokumentowanie procesu
Przebieg całego procesu jest udokumentowany zarówno w historii procesu, jak i kontrolkach umożliwiających gromadzenie opinii oraz wymianę pomysłów i podejmowanie decyzji.
Integracja z O365
SharePoint Online udostępnia funkcjonalność bibliotek dokumentów, która to z kolei pozwala na łatwe dzielenie się dokumentami, współtworzenie, wersjonowanie, a nawet udostępnianie plików na zewnątrz organizacji. System został zintegrowany z wyżej wymienionym rozwiązaniem, co pozwala tworzyć i pobierać dokumenty. Dokumentacja danego wdrożenia zamiast w środowisku rozproszonym, znajduje się w jednym miejscu.
Generowanie dokumentów SWOT i katalogów
Dla każdego produktu tworzona jest osobna struktura katalogów. Niektóre dokumenty, na przykład analizy SWOT, są tworzone z szablonu i wypełniane danymi początkowymi.
Równoległe zadania
Aby zapewnić optymalny przebieg procesu, system pozwala nam na równoległe realizowanie niektórych zadań co wpływa na skrócenie czasu wdrożenia produktu. Natomiast system bramek biznesowych zapewnia nas o tym, że na określonym kroku zadania muszą zostać zakończone, a odpowiednie dokumenty załączone, by można było kontynuować lub zakończyć proces.
Wysyłka zamówień
System umożliwia generowanie zamówień do producentów oraz wysyłanie ich w formie maila z załącznikiem.
Monitorowanie i doskonalenie procesu
Szereg funkcjonalności pozwala na śledzenie statusu procesu i ewentualne eskalacje. Dzięki mechanizmowi badania KPI możliwa jest szybka analiza założeń i dokonywanie dalszych optymalizacji.
Docelowo dzięki stworzonym raportom będzie można szybko kontrolować czas i stopień realizacji wdrożeń produktów.