Technologie

WEBCON BPS w S&T

Przyspieszenie obiegu faktur kosztowych i centralizacja danych dzięki WEBCON i Nexpertis

Dzięki wdrożeniu platformy WEBCON BPS i wsparciu firmy Nexpertis, S&T zrealizowało kluczowy cel – przyspieszenie obiegu faktur kosztowych oraz centralizację danych. Nowoczesne rozwiązania, takie jak mechanizm OCR i integracja z SAP, umożliwiły szybkie i efektywne zarządzanie dokumentami w jednej, przejrzystej platformie.

Kilka słów o S&T Services Polska Sp. z o.o. obecne Axians IT Servicer Poland Sp. z o.o.

S&T Services Polska Sp. z o.o. to jedna z wiodących firm dostarczających kompleksowe rozwiązania IT na polskim rynku. Specjalizuje się w projektowaniu, wdrażaniu oraz utrzymaniu infrastruktury IT, oferując szerokie spektrum usług, w tym zarządzanie centrami danych, outsourcing IT oraz wdrożenia systemów biznesowych. Dzięki współpracy z globalnymi liderami technologicznymi oraz doświadczonemu zespołowi ekspertów, S&T Services Polska realizuje zaawansowane projekty dla Klientów z różnych sektorów, takich jak finanse, produkcja czy administracja publiczna. Jako część międzynarodowej grupy S&T firma czerpie z globalnych zasobów i doświadczenia, jednocześnie dostosowując swoje rozwiązania do specyfiki lokalnego rynku.

Podstawowe parametry projektu optymalizacji procesów i wdrożenia WEBCON

S&T

Branża IT

Nasz zadowolony Klient

4

Różne procesy

Standaryzacja aplikacji

2019

Rozpoczęcie współpracy

Wdrożenie

Oczekiwania biznesowe S&T

Usprawnienie procesu obiegu faktur kosztowych
Przyspieszenie obsługi dokumentów
Stworzenie jednego miejsca przechowywania wszystkich informacji o fakturach
Zapewnienie przejrzystości procesu, umożliwiającej użytkownikom śledzenie statusu dokumentu
Wyeliminowanie błędów, takich jak duplikaty faktur
Integracja z systemem SAP

Dlaczego wybrano WEBCON?

Platforma WEBCON została wybrana jako system obsługujący większość procesów back-office’owych i administracyjnych w S&T. Jej elastyczność oraz możliwość szybkiego prototypowania sprawiły, że była idealnym narzędziem do usprawnienia i automatyzacji procesów.

Kluczowe procesy wdrożone przez Nexpertis

Obsługa faktur kosztowych, w tym rejestracja, OCR, akceptacja oraz integracja z SAP, obejmująca różne typy faktur, takie jak zaliczki, proformy, czy zakupowe
Rejestr umów i zamówień.
Proces obsługi delegacji

Jak wyglądało wdrożenie WEBCON w S&T?

Analiza przedwdrożeniowa: Firma Nexpertis przeprowadziła spotkania z kluczowymi użytkownikami w organizacji S&T, aby zrozumieć ich potrzeby i wymagania.
Prototypowanie: Na podstawie zebranych wymagań stworzono prototyp systemu, który umożliwił wczesną weryfikację potrzeb i zidentyfikowanie braków w założeniach.
Iteracyjny rozwój: Prototyp był stopniowo dopracowywany na podstawie opinii użytkowników, co pozwoliło na precyzyjne dostosowanie rozwiązania do rzeczywistych potrzeb.
Testowanie: Przeprowadzono fazę testów, podczas której ujawniono wyzwania, takie jak konieczność dopracowania mechanizmu OCR, co wymagało dodatkowego „uczenia się” systemu na większej liczbie dokumentów.
Wdrożenie na produkcji: Po dopracowaniu system został uruchomiony w środowisku produkcyjnym, a użytkownicy mogli w pełni korzystać z jego funkcjonalności.

Proces wdrożenia, dzięki dokładnej analizie i prototypowaniu, był przejrzysty i skuteczny, co ułatwiło osiągnięcie założonych celów.

Co cenią sobie najbardziej użytkownicy pod kątem funkcjonalności systemu?

Mechanizm OCR, który znacznie przyspiesza proces wprowadzania danych z faktur, automatycznie uzupełniając parametry na formularzu w WEBCON.
Integracja z zewnętrznymi bazami danych, takimi jak biała lista oraz VIES, co zwiększa efektywność i dokładność weryfikacji.
Automatyczne pobieranie wartości słownikowych z systemu SAP, co ułatwia opisanie obiektów w fakturze i przyspiesza cały proces.

Najważniejsze korzyści z wdrożenia WEBCON BPS

1.

Przyspieszenie obiegu faktur kosztowych

dzięki zastosowaniu mechanizmu OCR, który automatyzuje wprowadzanie danych i redukuje czas obsługi dokumentów.

2.

Centralizacja danych

Stworzenie jednego miejsca przechowywania wszystkich informacji o dokumentach, co poprawiło przejrzystość i kontrolę nad procesem.

3.

Integracja z zewnętrznymi systemami

Integracja z zewnętrznymi systemami (SAP, biała lista, VIES), co zapewnia spójność danych i eliminuje błędy.

4.

Automatyzacja procesów

m.in. walidacja faktur, obsługa różnych typów dokumentów (zaliczki, proformy, faktury zagraniczne), co zwiększyło efektywność pracy.

5.

Poprawa jakości pracy użytkowników

Dzięki automatycznym podpowiedziom i wykorzystaniu list słownikowych użytkownicy mogą szybciej i łatwiej realizować zadania.

6.

Elastyczność i możliwość skalowania

Wdrożone rozwiązanie jest rozszerzane o kolejne procesy biznesowe, co pozwala na dalszy rozwój firmy.

Wykorzystane technologie

Elektroniczny obieg dokumentów

Poznaj inne case study z wdrożeń

Zobacz wszystkie case studies