preloader
Bezpłatna konsultacja i DEMO

e-Doręczenia w elektronicznym obiegu dokumentów WEBCON

eDdoręczenia w elektronicznym obiegu dokumentów webcon bps

 

e-Doręczenia wkrótce staną się obowiązkowe, automatyzując procesy doręczenia dokumentów pomiędzy firmami, instytucjami publicznymi i ich Klientami. Dzięki temu działy administracyjne zyskają więcej czasu na zadania strategiczne, a ryzyko błędów związanych z tradycyjnymi metodami komunikacji zostanie zminimalizowane.

Na platformie WEBCON BPS można je połączyć z:

eDdoręczenia w elektronicznym obiegu dokumentów webcon bps
Testuj DEMO systemu z e-Doręczeniami

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to publiczna usługa pozwalająca odbierać i wysyłać listy polecone. Dotychczas różne usługi umożliwiały częściową komunikację elektroniczną z podmiotami publicznymi jednak nie zastępowały listu poleconego. Z tą usługą jest inaczej, nie tylko umożliwia ale z czasem wręcz narzuca obowiązek stosowania e-Doręczeń w komunikacji.

Więcej o samej usłudze e-Doręczeń można przeczytać w dalszej części tego artykułu.

Korzyści z integracji e-Doręczeń z obiegiem dokumentów

1.

Elektroniczny obieg korespondencji wychodzącej to szybkość osbługi procesów i pism  Szybka obsługa

Nowe listy, automatycznie trafiające do obiegu korespondencji, są obsługiwane w tym samym czasie, co poczta z innych źródeł. Dekretacja i dostarczanie poczty odbywa się w ujednolicony sposób.

2.

Automatyczna dekretacja w elektronicznym obiegu dokumentów z edoręczeniami  Automatyczna dekretacja

Poczta przychodząca przez system e-Doręczeń może być automatycznie dekretowana nawet dla 97% przypadków. Znakomicie przyśpiesza to procs i obniża nakłady pracy.

3.

Baza adresowa w elektronicznym obiegu dokumentów i edoręczeń  Baza adresowa

System e-Doręczeń nie udostępnia adresów podmiotów. System obiegu dokumentów pobiera dane z CIDG, w tym adres do e-Doręczeń odbiorcy, który następnie zapisuje w obiegu procesu Kontrahenta na przyszłość. W ramach obiegu Kontrahenta, adres do e-Doręczeń jest udostępniany zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.

4.

Automatyzacja zadań i zmniejszenie pracochłonności  Automatyzacja zadań i zmniejszenie pracochłonności

Integracja innych procesów biznesowych z obiegiem poczty i systemem e-Doręczeń umożliwia nam automatyczne generowanie listów z szablonów. Dzięki temu znaczna cześć korespondencji, np. w zakresie windykacji może być zautomatyzowana.

5.

Tworzenie obiegów dokumentów i aplikacji biznesowych low-code Tworzenie obiegów dokumentów i aplikacji biznesowych low-code

Obsługa poczty wychodzącej i przychodzącej przez system e-Doręczeń może być rozbudowywany w systemie low-code WEBCON BPS. Dzięki temu możemy automatyzować wybrane scenariusze i szybko je rozbudowywać.

6.

Integracja e-doręczeń z innymi systemami it​ Integracja z zewnętrznymi systemami​

Obieg poczty oparty o platformę WEBCON BPS łatwo integruje się z zewnętrznymi systemami. Dzięki temu otrzymujemy jeden hub poczty w organizacji.

7.

Pewność doręczeń korespondencji przychodzącej i wychodzącej Pewność doręczenia

Dzięki wykorzystaniu e-Doręczeń elektronicznych uzyskujemy pewność w zakresie doręczania korespondencji do danej organizacji. Otrzymujemy informacje z potwierdzeniem odbioru lub zwrotnym potwierdzeniem odbioru, co gwarantuje pełną kontrolę nad procesem.

8.

OCR i zarządzanie dokumentami OCR i zarzadzanie dokumentami

Dzięki zaawansowanej automatyzacji, załączniki przesyłane w ramach usługi e-Doręczeń mogą być automatycznie rejestrowane, poddawane procesowi OCR i skutecznie zarządzane. Sczytywanie treści dokumentów pozwala na łatwe wyszukiwanie informacji w plikach, które nie są edytowalne. Dodatkowo, wszystkie dokumenty mogą stanowić integralną część dalszych scenariuszy obsługi, na przykład umożliwiając systemowi WEBCON BPS automatyczne wypełnianie formularzy danymi zawartymi w dokumentach.

Integracja e-Doręczeń z obiegiem poczty przychodzącej i wychodzącej

Integracja usługi e-Doręczeń działa w sposób przejrzysty dla użytkowników. Obejmuje

W systemie kancelaryjnym systemu WEBCON BPS pojawia się nowe źródło pochodzenia
lub sposób wysyłki, co pozwala na pełną automatyzację obsługi korespondencji.

Korespondencja przychodząca z e-Doręczeniami w elektronicznym obiegu dokumentów WEBCON

 

eDoręczenia korespondencji przychodzącej w WEBCON elektronicznym obiegu dokumentów

Korespondencja wychodząca z e-Doręczeniami w systemie obiegu dokumentów WEBCON

 

Korespondencja wychodząca z e-Doręczeniami w systemie WEBCON

Przykłady integracji e-Doręczeń z innymi procesami biznesowymi

1. Przesyłanie faktur i rozliczeń​

Faktury są kluczowym elementem każdej działalności biznesowej. Tradycyjne przesyłanie ich pocztą jest czasochłonne ​i kosztowne. Jeśli użyjesz e-Doręczeń, faktury szybko i bezpieczne dotrą do adresata, a Ty będziesz mieć pewność,​ że je otrzymałeś.

2. Windykacja

Automatyzacja generowania i wysyłki dokumentów pozwala na sprawne zarządzanie windykacją: od wezwań do zapłaty, przez monitorowanie odbiorów, po przyspieszenie procesów sądowych i personalizację komunikacji.

3. Zarządzanie umowami i kontraktami​

Jeśli umowy i kontrakty wymagają szybkiego podpisania i przesłania między stronami, to e-Doręczenia eliminują konieczność fizycznych spotkań i przesyłania dokumentów pocztą za potwierdzeniem odbioru.

4. Korespondencja prawna​

Prawidłowe doręczenie zawiadomień, wezwań i innych dokumentów jest kluczowe w przypadku sporów sądowych ​i administracyjnych. e-Doręczenia bezpiecznie i pewnie przesyłają dokumenty z dowodami nadania i odbioru, które mają moc prawną.

5. Zarządzanie dokumentacją HR​

Umowy o pracę, zaświadczenia, wnioski urlopowe i inne nie muszą już czekać na odbiór w okienku, po tym jak listonosz zostawił awizo w skrzynce. Procesy kadrowe przyspieszają i zużywają coraz mniej papieru.

6. Kontakt z urzędami​

Z urzędami i instytucjami publicznymi w sprawach administracyjnych, podatkowych czy regulacyjnych. W końcu komunikacja z sektorem publicznym staje się niemal całkowicie cyfrowa.

7. Archiwum korespondencji

Usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego nie zapewniają długiej archiwizacji dokumentów. Dzięki wykorzystaniu integracji z obiegiem poczty elektronicznej cała nasza korespondencja jest zarchiwizowania i zawsze dostępna.

left
right

Jak wdrażamy obieg korespondencji?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wraz z e-Doręczeniami odbywa się w dwóch głównych trybach:

  • Pełny proces wdrożeniowy – stosowany w organizacjach chcących zoptymalizować cały proces biznesowy. Efektem jest obieg w pełni dostosowany do potrzeb w Twojej firmie.
    Pełny proces wdrożeniowy Nexpertis opisano pod tym linkiem.
  • Dostosowanie gotowego procesu – stosujemy szczególnie gdy potrzebne jest szybkie wdrożenie a Klient jest gotowy w pierwszym etapie dostosować swoje procesy biznesowe.

Jak przygotować się do wdrożenia e-Doręczeń?

Warto rozważyć, czy w Twojej organizacji występują procesy związane z wysyłką dużych ilości powtarzalnej korespondencji papierowej. To idealny obszar do optymalizacji, który można usprawnić dzięki wykorzystaniu systemu e-Doręczeń.

Jak zacząć wdrażać obieg korespondencji z e-Doręczeniami ?

1.

Umów się na spotkanie

Wdrożenie można zacząć zamawiając bezpłatną konsultację. Podczas konsultacji nasz specjalista przeanalizuje Twoje potrzeby i zaproponuje najlepsze rozwiązania dotyczące elektronicznego obiegu pism. Można także wspólnie przeanalizować jak zintegrować wybrany system ERP. Wszystko to bez dodatkowych kosztów.

2.

Zobacz demo

Zobacz, jak wdrożono obieg korespondencji na naszym Demo. Konsultant chętnie przedstawi przykłady praktycznych wdrożeń, omówi różne perspektywy. Na prezentacji otrzymasz komplet informacji. Wypełnij poniższy formularz – prześlemy Ci dane do logowania.

Skorzystaj z konsultacji eksperta digitalizacji, testuj obieg korespondencji z e-Doręczeniami

Konsultacja z ekspertem i DEMO

Więcej o usłudze e-Doręczeń

Obowiązek i podstawa prawna

Obowiązek posiadania adresu e-Doręczeń:

  • Wszystkie podmioty prawne w Polsce są zobowiązane do posiadania adresu e-Doręczeń.
  • Nowo zakładane firmy mają obowiązek założyć taki adres już w momencie rejestracji działalności

 

Podstawa prawna:

  • Unijne rozporządzenie eIDAS: e-Doręczenia działają w zgodzie z europejskim rozporządzeniem eIDAS, które reguluje kwestie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania.
  • Ustawa o e-Doręczeniach elektronicznych: Na poziomie krajowym usługa została wprowadzona ustawą z dnia 18 listopada 2024 roku.

Typy usług e-Doręczeń

1. Usługa kwalifikowana

Usługa przeznaczona dla podmiotów komercyjnych, zawodów zaufania publicznego oraz ewentualnie osób fizycznych.

Jej celem jest bezpieczne przesyłanie poufnych dokumentów między stronami oraz z podmiotami publicznymi. Usługę świadczą podmioty komercyjne.

2. Usługa publiczna

Usługa skierowana przede wszystkim do podmiotów publicznych, a w podstawowym zakresie także do pozostałych użytkowników.

Jej celem jest zapewnienie sprawnej komunikacji między podmiotami publicznymi oraz urzędami a innymi podmiotami. Obsługę usługi realizuje operator wyznaczony ustawą.

3. Usługa hybrydowa

Usługa skierowana do części osób fizycznych, które nie zdecydowały się na założenie adresu e-Doręczeń. W takim przypadku podmioty publiczne wysyłają wiadomość elektronicznie, a operator przekształca ją w list papierowy, który następnie dostarcza tradycyjnym kanałem pocztowym. Korzystanie z publicznej usługi hybrydowej przez podmioty komercyjne jest płatne.

left
right

Harmonogram wdrożenia e-Doręczeń

1.

 01.01.2025

  • Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, organy kontroli państwowej, inne podmioty publiczne.
  • Zawody zaufania publicznego: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy; notariusz wykonujący zawód;​
  • ZUS, KRUS, NFZ oraz urzędy kontroli państwa;​
  • Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe, uczelnie publiczne, państwowe fundusze celowe, instytucje gospodarki budżetowej, instytucje finansowe, samorządowe zakłady budżetowe, samorządowe instytucje kultury.
2.

 01.01.2025

  • Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy).​
  • Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy). Podmioty muszą złożyć wniosek w celu uzyskania usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
3.

01.04.2025

  • Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy).

 01.10.2026

  • Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.
4.

01.10.2029

  • Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania ​
    i służba więzienna.

 

Wprowadzenie e-Doręczeń w zakresie harmonogramu, dla niektórych podmiotów publicznych może ulec zminie.
Źródło: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram

Funkcje usługi e-Doręczeń

Baza Adresów Elektronicznych (BAE)

Jest to publiczny rejestr, zarządzany przez ministra właściwego ds. informatyzacji, w którym przechowywane są adresy do doręczeń elektronicznych. Dostęp do Bazy Adresów Elektronicznych mają wyłącznie podmioty korzystające z usług doręczeń elektronicznych.

Adres Doręczeń Elektronicznych (ADE)

Utworzenie adresu jest realizowane przez ministra właściwego ds. informatyzacji. Jego posiadanie jest niezbędne do korzystania z usługi doręczeń elektronicznych.​

Cechy adresu:​

  • Unikalny i jednoznacznie przypisany do adresata/nadawcy
  • Przechowywany są w Bazie Adresów Elektronicznych
  • Jeden adres do doręczeń przypisany do jednego podmiotu
  • Wyjątkiem są przedsiębiorcy oraz podmioty takie jak np. adwokaci, notariusze, radcy prawni. Dla nich dopuszcza się utworzenie ​i wpisanie do bazy dodatkowego adresu na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej bądź wykonywania zawodu albo czynności służbowych

Adres do doręczeń elektronicznych nie jest adresem e-mail, ponieważ posiada dodatkowe właściwości i zabezpieczenia. Przede wszystkim, dzięki weryfikacji tożsamości, zapewnia pewność co do właściciela adresu, a także gwarantuje, że właściciel adresu nie może go zmienić bez odpowiednich formalności.

Struktura adresu: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ, gdzie:​

AE – rodzaj identyfikatora oznaczający adres elektroniczny
PL – kod kraju zgodnie ze standardem ISO 3166
X – cyfra
Y – litera
ZZ – cyfry oznaczające sumę kontrolną

​Przykładowy adres: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12

Tryb listu poleconego w usłudze e-Doręczeń

1. Polecony podstawowy

Odpowiednik tradycyjnego listu poleconego ​w zakresie doręczania korespondencji z potwierdzeniem nadania.

 

2. Polecony z potwierdzeniem

Odpowiednik tradycyjnego listu poleconego ​z potwierdzeniem odbioru​.

3. Polecony z e-podpisem​

Potwierdzenie odbioru ​z podpisem elektronicznym.

left
right

Dostępność i wygoda usługi

1. Obsługa różnych formatów

Przesyłki w usłudze moga zawierać załączniki w rożnych formatach: pdf, doc, xml i inne.​

2. Wielu użytkowników

Korzystanie na podstawie uprawnień z możliwością udzielania pełnomocnictwa innemu użytkownikowi systemu. Dwa typy użytkowników opisano poniżej.

3. Archiwizacja i przechowywanie

Możliwość tworzenia folderów i reguł w celu przejrzystości dokumentów.

left
right

Użytkownicy e-Doręczeń

E-doręczenia w systemie elektronicznego obiegu dokumentów webcon

Osoba zaproszona

  • Korzysta z usługi pod nazwą, imieniem właściciela skrzynki​
  • Nie musi posiadać konta w usłudze e-Doręczenia​
  • Może posiadać jeden z następujących poziomów dostępu:​
    • Użytkownik zaproszony​
    • Użytkownik zaproszony (odczyt)

Nadanie uprawnień w e-doręczeniach i eod webcon

 Osoba upoważniona

  • Korzysta ze skrzynki pod własnym imieniem​
  • Musi posiadać konto w usłudze e-Doręczenia​
  • Może posiadać jeden z następujących poziomów dostępu:​
    • Administrator upoważniony​
    • Administrator upoważniony (odczyt)​
    • Użytkownik upoważniony​
    • Użytkownik upoważniony (odczyt)

Dowody elektroniczne związane z przesyłką

Rejestrowane doręczenie elektroniczne to usługa, która zapewnia dowody związane z przesyłanymi danymi, w tym potwierdzenie wysłania i otrzymania.

Dla każdego ewidencjonowanego w systemie e-Doręczenia zdarzenia dotyczącego wybranej przesyłki, usługa generuje szereg dowodów, które nie tylko potwierdzają nadanie i odbiór danych, ale także zapewniają bezpieczeństwo wszystkich procesów związanych z tą usługą.

  • Nadanie​ przesyłki​
  • Preawizacja
  • Przekazywanie przesyłki pomiędzy różnymi usługami RDE​
  • Dostarczenie​ przesyłki​
  • Przyjęcie / odrzucenie ​przesyłki
  • Przekazywanie przesyłki ​poza RDE​

Bezpieczeństwo i poufność korespondencji

 

Bezpieczeństwo i poufnoś korespondencji w systemie obiegu dokumentów zintegrowanego z eDoręczeniami

Korzyści z wykorzystania systemu e-Doręczeń w firmie

  • Pełna transparentność – pełna dokumentacja wszystkich działań związanych z przesyłkami.
  • Weryfikacja tożsamości – zapewnia autentyczność, integralność danych oraz niepodważalne dowody otrzymania lub nadania dokumentów.
  • Bezpieczeństwo i szyfrowanie – ochrona danych za pomocą zaawansowanego szyfrowania oraz generowanie prawnie ważnych dowodów.
  • Dostępność – łatwy dostęp do danych z dowolnego miejsca pracy oraz możliwość udzielania uprawnień użytkownikom.
  • Zastępuje ePUAP – nowoczesne rozwiązanie, które pełni rolę ePUAP, umożliwiając wygodne doręczenie dokumentów.

Spawdź demo e-Doręczeń i skontaktuj się z ekspertem digitalizacji - wypełnij formularz kontaktowy.

    Imię i Nazwisko*

    Firma*

    E-mail*

    Telefon*

    Treść wiadomości*

    *Pola obowiązkowe