WEBCON w Mota-Engil Central Europe

Mota-Engil Central Europe, część portugalskiej grupy Mota-Engil, działa na trzech kontynentach i w 27 krajach. Jako jeden z największych generalnych wykonawców w Polsce, specjalizuje się w budownictwie drogowo-mostowym, kubaturowym, kolejowym oraz elektroenergetycznym.

Przez kilkadziesiąt lat działalności w Polsce firma wybudowała setki kilometrów autostrad i dróg ekspresowych, a także liczne kompleksy mieszkaniowe, budynki użyteczności publicznej i stacje elektroenergetyczne. Mota-Engil zatrudnia około 1200 pracowników, zapewniając wysoką jakość i niezawodność realizowanych inwestycji.

Celem wdrożenia systemu obiegu dokumentów WEBCON było:

• Usprawnienie zarządzania dokumentacją – zautomatyzowanie obiegu dokumentów pozwoliło na szybszy dostęp i kontrolę nad ważnymi materiałami.
• Optymalizacja obiegu umów – proces zatwierdzania i opiniowania umów stał się bardziej uporządkowany, a organizacja zyskała lepszą ewidencję.
• Digitalizacja procesów administracyjnych – usprawnienie codziennych procedur, takich jak zamawianie usług czy rejestrowanie dokumentów, poprawiło efektywność pracy w firmie.

W związku z licznym gronem osób uczestniczących w tych procesach, konieczne było wdrożenie narzędzia, które uporządkuje i zautomatyzuje działania w różnych działach organizacji, będzie elastyczne i łatwe do dostosowania do specyfiki firmy oraz pozwoli na bieżąco zarządzać i modyfikować procesy w miarę jak zmieniają się potrzeby organizacji.

Mota-Engil zdecydował się na system obiegu dokumentów WEBCON z kilku kluczowych powodów.

• Przede wszystkim firma miała już doświadczenie z tym rozwiązaniem – jego rozwój był obserwowany od lat, a wcześniejsze wdrożenia pozwoliły ograniczyć ryzyko projektu. Znajomość produktu zapewniła pewność co do jego skuteczności i niezawodności.
• Kolejnym istotnym czynnikiem była łatwość zarządzania zmianami w procesach. System umożliwia stopniowe rozwijanie obiegu – początkowo wdrażane są podstawowe rozwiązania, które następnie mogą być modyfikowane i dostosowywane do bieżących potrzeb.
• Specyfika branży budowlanej wymaga elastycznych narzędzi, ponieważ procesy i wymagania często się zmieniają w zależności od realizowanych projektów. WEBCON zapewnia możliwość szybkiej adaptacji do tych dynamicznych warunków, co było kluczowym czynnikiem przy jego wyborze.

W Mota-Engil, Nexpertis jako partner wdrożeniowy rozpoczął od digitalizacji kluczowych procesów, które miały wpływ na zarządzanie dokumentacją i administracją, poprawiając efektywność pracy oraz kontrolę nad obiegiem informacji.

• Obieg korespondencji przychodzącej – kluczowy proces, który ułatwia zarządzanie dokumentacją przychodzącą, szczególnie w rozproszonej strukturze organizacyjnej firmy.
• Obieg korespondencji wychodzącej – usprawnienie obiegu dokumentów wychodzących, co pozwala na szybszą i bardziej kontrolowaną wymianę informacji z kontrahentami oraz innymi stronami.
• Obieg dokumentacji zatwierdzania i opiniowania umów – ze względu na dużą liczbę umów zawieranych z kontrahentami, podwykonawcami i dostawcami, ich digitalizacja była kluczowym krokiem w optymalizacji procesów biznesowych.
• Procesy administracyjne – obejmujące m.in. zamawianie hoteli, tłumaczeń i innych usług niezbędnych do codziennego funkcjonowania firmy, co pozwala na lepsze zarządzanie codziennymi zadaniami.
• Kontrahent – Proces pobierania danych o Kontrahencie pozwalający na gromadzenie pełnych danych.
• Generowanie dokumentów – Mechanizm umożliwiający automatyczne generowanie dokumentów na podstawie szablonów.
• Inspekcja na budowie – Proces realizacji inspekcji na budowie pozwala planować działania, generować dokumenty i raportować wyniki.

Mota-Engil planuje rozwój systemu o digitalizację procesów budowlanych, w tym rejestrowanie zgłoszeń BHP, co poprawi bezpieczeństwo, jakość inwestycji oraz umożliwi szybsze reagowanie na zagrożenia.