Wykorzystaj w pełni potencjał cyfrowej rewolucji
Dzielimy się wiedzą, abyś mógł osiągnąć więcej
Automatyzujemy procesy biznesowe by zwiększyć wydajność
Dobrze wdrożony intranet to coś więcej niż portal, to platforma komunikacyjna. Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie „po co mi intranet?”, ponieważ intranet odzwierciedla unikalny charakter organizacji, dla której został przygotowany.
Intranet zapewnia komunikację wewnętrzną, ale nie można jej traktować jako cel sam w sobie. Dobry intranet pozwala optymalizować pracę i kształtować organizację. Przedstawiamy główne powody, dla których firmy wdrażają intranet.
Z czego wynika? Głównie z dostępności informacji, zasobów i efektywnej komunikacji. Pracownicy poświęcają bardzo dużo czasu na wyszukiwanie niezbędnych danych. Czas ten można znacznie skrócić jeżeli odpowiednio zorganizowane informacje zostaną udostępnione w intranecie.
Kultura może mieć wiele wymiarów, zawsze jednak wymaga posiadania medium za pomocą, którego prowadzony jest dialog w zespole oraz w całej organizacji. Bez komunikacji nie ma edukacji, a bez niej trwałej zmiany. Dobry intranet to narzędzie do kształtowania społeczności firmowej, a tym samym zmiany mentalności, a dalej zmian w ramach całej spółki.
Zdecydowana większość przygotowanych materiałów, plików, raportów zawiera bardzo wartościowe informacje przydatne nie tylko twórcy, ale i innym członkom zespołu. Intranet pozwala budować kulturę dzielenia się informacjami tak, aby nie było konieczne dublowanie pracy potrzebnej do jej wytworzenia. Odpowiednie wdrożenie zasad udostępniania informacji zapewnia efektywny poziom bezpieczeństwa i zgodność z przepisami w odniesieniu do danych wrażliwych.
Dobra komunikacja jest podstawą każdego organizacyjnego sukcesu. Dobrze zrealizowany intranet jest platformą komunikacji, w odniesieniu relacji takich jak: firma – pracownik, pracownik – pracownik, pracownik – firma. Powinien być też dla organizacji źródłem cennych informacji zwrotnych przekazywanych przez pracowników, służących jej ciągłemu doskonaleniu. Komunikacja powinna przybierać przy tym różne formy, od bardzo statycznych takich jak artykuły, newsy, kalendarium przez interaktywne jak ankiety, po komunikację bezpośrednią z wykorzystaniem czatu lub wideokonferencji. Wszystko to powinno być składową nowoczesnej idei określanej mianem digital work space.
Dobry intranet jest zarówno miejscem gromadzenia wiedzy o standardach obowiązujących w organizacji jak również przestrzenią realizacji procesów biznesowych w elektronicznym obiegu dokumentów. Najlepiej, aby oba te środowiska wzajemnie się przenikały.
Budowa kultury innowacji i doskonalenia wymaga dobrej komunikacji zachęcającej do dyskusji i dzielenia się pomysłami. Świetnie sprawdza się tu crowd sourcing, który umożliwia zgłaszanie pomysłów, głosowanie, gdzie wyrażanie opinii przez pracowników jest łatwe i komfortowe.
Dobrze zaprojektowany i wdrożony intranet może wspierać działania rekrutacyjne przez promowanie określonych programów kadrowych i regularne informowanie o pojawiających się szansach.
Dzięki dobrej promocji i prezentacji firmy jako miejsca samodoskonalenia i rozwoju osobistego zmienia się postrzeganie organizacji. Dodatkowo zapewnienie przestrzeni do komunikacji, która gwarantuje szybkie bieżące informowanie pracowników oraz przepływ informacji zwrotnej pozwala zapobiegać oraz reagować na sytuacje kryzysowe.
Nowoczesny intranet powinien wspierać codzienną pracę, również lub może przede wszystkim w modelu pracy zdalnej. Jest on wtedy czymś więcej niż elektroniczną gazetką firmową. To platforma współpracy, która pozwala wspólnie gromadzić zasoby, pracować nad nimi oraz komunikować się z dowolnego miejsca.
Każda nowoczesna organizacja wykorzystuje dziesiątki, a nawet setki różnych systemów. Funkcjonalny intranet powinien systematyzować te aplikacje, dając poczucie posiadania spójnego systemu. Powinien również umożliwiać szybki dostęp do właściwych narzędzi. Jest to szczególnie istotne w procesie adaptacji nowych pracowników. Pozwala skrócić czas ich wdrożenia, a co za tym idzie zmniejszyć koszty.
Aby dobrze zidentyfikować cele wdrożenia intranetu dla konkretnej organizacji konieczna jest analiza obejmująca budowę strategii komunikacji wewnętrznej oraz zbadanie realnych potrzeb zespołów jak i całej organizacji. Dopiero na tej podstawie można zdefiniować jakie funkcjonalności będą najbardziej przydatne, czy jaka będzie kolejność ich uruchamiania oraz również jaka będzie struktura informacji przy projektowanym portalu intranetowego.
Nexpertis posiada bogate doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu intranetów opartych na niezawodnej technologii SharePoint, z której korzystają firmy na całym świecie. Na swoim koncie mamy setki udanych wdrożeń oraz wiele pozytywnych rekomendacji od zadowolonych Klientów. Oferujemy nie tylko wdrożenie, ale także doradztwo, abyś mógł w pełni wykorzystać możliwości intranetu. Dzięki Nexpertis zrealizujesz projekty, które przyniosą maksymalne korzyści przy minimalnych kosztach i ryzyku komplikacji.
