Jak wdrażać Intranet w firmie?

Proces wdrażania Intranetu w organizacji

1. Analiza person i strategia organizacji – w trakcie analizy powstają karty person. Opisują one poszczególne typy użytkowników: ich cele, sposób korzystania z intranetu i poziom kompetencji. Dzięki temu możliwe jest zaadresowanie wszystkich potrzeb w odpowiedni sposób. Drugim etapem jest analiza celów organizacji, czyli co chcemy osiągnąć w komunikacji? Jak intranet może wesprzeć prowadzone projekty transformacyjne? Spisanie tych informacji i zatwierdzenie jest kluczowe dla osiągnięcia wysokiej jakości projektu
2. Architektura informacji – zbudowanie drzewiastej struktury treści pozwala usystematyzować materiał i funkcjonalności. Metoda sortowania kart umożliwia wyłowienie niespójności i braków w strukturze co bardzo dobrze wpływa na finalną jakość intranetu
3. Drzewo nawigacji – architektura informacji jest materiałem, który pozwala wyodrębnić poszczególne rodzaje nawigacji. Często powstaje więcej niż jedno drzewo nawigacji. Na tym etapie trzeba uwzględnić wynik analizy person, aby nawigacja ułatwiała dotarcie do treści, a nie była tylko prostą systematyzacją treści
4. Prototyp LoFi – wstępne prototypy pokazujące kierunkowo kształt rozwiązania pozwalają szybko zatwierdzić ogólne kierunki działania
5. Prototyp HiFi – choć są to czarno-białe strony, to jednak w pełni pokazują sposób działania serwisu i niektóre interaktywne funkcjonalności. Dzięki temu Klient nie ma wątpliwości jak będzie działało finalne rozwiązanie. Prototypy zawiera wszystkie zinwentaryzowane artykuły, dzięki czemu wiadomo jaki jest zakres migracji. Stanowi to checklistę wdrożenia co okazuje się być kluczowe na etapie importu treści
6. Projekt graficzny – przygotowanie projektu wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu projektowania graficznego, usability oraz budowy front-endu. Projekt powinien uwzględniać identyfikację Klienta, a jednocześnie być bardzo praktyczny
7. Plan wdrożenia i uruchomienia – plan obejmuje migrację treści, komunikację w organizacji oraz start systemu.

Ile powinno trwać wdrożenie Intranetu?

Wykonanie analizy z punktów 1-5 powinno trwać do 5 dni. Dla mniejszych instalacji możliwe jest wykonanie analizy w 2-3 dni.

Przygotowanie projektu graficznego zależy od indywidualnych warunków Zamawiającego. Często projekt graficzny wzbudza największe dyskusje dlatego bardzo ważna jest rola projektanta graficznego, który potrafi prowadzić merytoryczną dyskusję opartą na argumentach. Ten etap powinien trwać około 10 dni.

Wdrożenie i migracja zajmuje z reguły 2-3 miesięcy. Czynnikiem determinującym długość tego etapu jest migracja treści, dlatego warto się do niej dobrze przygotować.

Jeżeli plan wdrożenia intranetu jest dłuższy niż 4 miesiące warto zastanowić się nad podziałem na więcej etapów, aby jak najszybciej uruchomić rozwiązanie w organizacji.

Kogo zaangażować do wdrożenia Intranetu w firmie?

Przy wyborze członków zespołu projektowego należy pamiętać, że nie jest to projekt informatyczny, a organizacyjny. Należy się zastanowić co dana osoba może wnieść nie tylko do samego projektu, ale również do całej komunikacji w organizacji. Warto zadać sobie kilka pytań:

• Czy jest to osoba, która jest entuzjastycznie nastawiona do zmiany?
• Czy jest ona uważana za autorytet i jest opiniotwórcza w organizacji?
• Czy zna organizację i rozumie ducha w niej panującego?
• Czy jest decyzyjna?
• Czy potrafi prowadzić dyskusję opartą na argumentach?

Jak prowadzić uruchomienie?

Dobra komunikacja w organizacji to podstawa sukcesu intranetu. Trzeba postawić sobie tu kilka celów:

• Przekonanie użytkowników, że intranet jest potrzebny i zaspokoi konkretne potrzeby
• Dostarczenie kompetencji tak, aby użytkownicy nie zrazili się do rozwiązania.

Warto wykorzystać różne narzędzia komunikacyjne: plakaty, mailingi lub publikacje na Teams. Komunikacja powinna się koncentrować na benefitach użytkownika. Na tym etapie bardzo ważną rolę do odegrania mają członkowie zespołu projektowego, którzy są ambasadorami projektu.

Jak budować kompetencje pracowników firmy przy wdrożeniu Intranetu?

Budowanie kompetencji można zrealizować na kilka sposobów:

• Krótkie filmiki prezentujące konkretne funkcyjności
• Szkolenia, które mogą być szczególnie przydatne jeżeli kompetencje komputerowe nie są zbyt rozwinięte w organizacji
• Szkolenie train the trainers, które polega na przeszkoleniu kluczowych pracowników tak, aby mogli przekazywać wiedzę dalej.