Co to jest OCR? Zalety i wady dla firm

W jakich procesach biznesowych można zastosować OCR?

Systemy te znajdą zastosowanie w wielu procesach, do najważniejszych zaliczamy:

• obsługa faktury kosztowej
• kancelaria pism przychodzących i wychodzących
• digitalizacja przychodzących umów, dokumentacji konstrukcyjnej, dokumentów zasilających systemy ERP m.in. dokumentów transportowych

Jak wygląda wdrożenie systemu OCR?

Wdrażając system OCR, możemy wyróżnić kilka kluczowych etapów:

• wnikliwa analiza funkcjonowania firmy —  jakie są obslugiwane typy dokumentów, cel wdrożenia.
• przygotowanie systemu — stworzenie formularzy, słowników, zasad weryfikacji i walidacji danych.
• uczenie systemu — wytrenowanie go, żeby skutecznie rozpoznawał dane.
• wdrożenie pracowników — pokazanie możliwości systemu, dzięki czemu będą w stanie wykorzystać w pełni jego możliwości.

Kiedy warto korzystać z systemów OCR?

• Wtedy gdy chcemy ograniczyć koszty pozyskania danych do systemów informatycznych z dokumentów papierowych, czy też wskanowanych dokumentów, które docierają do organizacji np. drogą mailową
• Gdy chcemy poprawić jakość danych i zmniejszyć ilość błędów.
• Gdy chcemy skutecznie wyszukiwać dane w przechowywanych plikach.

Jaka jest skuteczność OCR?

• Zależy to w dużym stopniu od jakości wskanowanych dokumentów, czyli m.in. od jakości skanerów. Dobra jakość zdigitalizowanych dokumentów pozwala nam uzyskać skuteczność na poziomie 97-98%.
• W celu uzyskania najwyższej skuteczności należy odpowiednio dobrać metody walidacji i weryfikacji danych oraz korzystać z odpowiedniego sprzętu. Jak dobrać urządzenia, które zapewnią wysoką skuteczność OCR?
• Dopasuj je do ilości skanowanych dokumentów
• Wybierz urządzenie oferujące odpowiednią jakość skanów, od rekomendowanych producentów.
• Kupuj urządzenia od sprawdzonych dostawców (w ramach wdrożeń Nexpertis łączymy klientów z polecanymi dostawcami).
• Urządzenia powinny mieć dodatkowe funkcjonalności m.in. wykrywanie podwójnych wciągnięć, pustych stron, kodów kreskowych.

Czy inwestycja w system OCR się opłaca?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jaki jest ROI z inwestycji w systemy OCR, czy ta inwestycja daje wymierne oszczędności. Prześledźmy opłacalność inwestycji na przykładzie faktury kosztowej.

Załóżmy, że koszt wprowadzenia jednej faktury kosztowej do systemu bez programu OCR to 4 zł. Przetwarzanie 1000 faktur miesięcznie daje roczny koszt na poziomie 48 000 zł. Gdy tych faktur jest 5000, to koszt roczny wynosi ćwierć miliona. A te obliczenia nie uwzględniają kosztów pomyłek i ich poprawiania.

Jest to więc wydatek o wiele większy niż inwestycja w system OCR. A należy podkreślić, że wdrażając system uwalniasz zasoby pracowników, którzy mogą zaangażować się w istotniejsze działania.