Dlatego właśnie digitalizacja Back Office nabiera nowego znaczenia.
Czemu digitalizacja jest potrzebna?
Po pierwsze: ze względu na efektywność. Pewne zadania powinny być wykonywane przez systemy IT, a nie przez pracowników. To pozwala skupić się na rzeczach najważniejszych – doskonaleniu i optymalizacji procesów, czy śledzeniu legislacji. Pewne oczywiste rozwiązania to OCR, w którym elementy dokumentów mogą przepisywać się automatycznie, lub robotyzacja, kiedy informacje są przenoszone z jednego systemu do drugiego. Z kolei nieoczywiste ułatwienia dotyczą optymalizacji przeszukiwania danych. Bardzo ważna jest kwestia skalowania organizacji. Kiedy firma obraca dwa razy większą liczbą dokumentów niż na początku swojej działalności, to niekoniecznie chce również dwukrotnie zwiększyć kadrę. Digitalizacja pozwala optymalnie rozwiązać ten problem.
Po drugie: zaadresowanie potrzeb organizacji. Kiedyś biznesy decydowały się na systemy pudełkowe, czyli praktycznie gotowe, wymagające jedynie niewielkiego dostosowania. Jednak z czasem okazało się, że firmy muszą się ciągle doskonalić – a ich systemy razem z nimi. Potrzeba zatem narzędzia, które daje najwięcej możliwości rozwoju. Są oczywiście obszary, w których rozwiązania pudełkowe się sprawdzają, jak np. ERP i księgowanie faktur, ale tam, gdzie planujemy ulepszać procesy, potrzebujemy czegoś, co będzie nadążać za wymaganiami optymalizacji.
Po trzecie: wzrost kosztów pracy ludzkiej. Płace w IT ciągle się zwiększają, a zatem utrzymywanie pionu dedykowanego programowaniu narzędzi staje się drogie. Chcemy iść w kierunku systemów, które nie wymagają takich umiejętności, żeby je optymalizować. Ludzie też nie chcą już pracować w sposób automatyczny i wolą oddawać takie czynności robotom. Filozofowie podkreślają, że humanizacja pracy jest przyszłością.
Jak może wyglądać digitalizacja?
- Low-Code – to platformy złożone z “klocków LEGO”, czyli samodzielnych jednostek, z których można zbudować system dostosowany do firmy. Takie rozwiązanie jest niesamowicie szybkie, ponieważ jesteśmy w stanie wdrażać nawet 1 proces na miesiąc, a następne konfiguracje możemy dostarczyć w ciągu tygodnia. Wszystko dzięki niewielkiemu nakładowi programowania.
- Automatyzacja – czyli budowanie systemów w taki sposób, żeby część danych automatycznie się indeksowała. Najczęściej korzystamy przy tym z WEBCON BPS.
- Robotyzacja – polega na budowaniu automatów, które powtarzają sekwencje czynności na co dzień wykonywane przez pracowników, np. przepisywanie, przeliczanie, wysyłanie maili.
- Raportowanie – taki system pobiera dane, przetwarza je i układa w sposób przystępny dla użytkownika. Pozwala to pracować na danych nawet tym osobom, które nie mają dużej wiedzy z zakresu programowania.
- Mobilność – czyli zdalny dostęp do dokumentów z każdego urządzenia.
- Komunikacja – chodzi tutaj nie tylko o połączenia wideo, ale przede wszystkim o co-authoring, kiedy wielu użytkowników wspólnie edytuje i pracuje na jednym pliku.
Jakie systemy możemy wykorzystać?
W Nexpertis najczęściej zajmujemy się WEBCON BPS. To system klasy Low-Code, dzięki któremu budujemy procesy biznesowe. Umożliwia on łatwe i szybkie wdrażanie procesów oraz ich ciągłe doskonalenie. Tylko w Polsce w największych przedsiębiorstwach mamy grubo ponad 700 wdrożeń WEBCON BPS.
Innym rozwiązaniem jest pakiet Office365. Znajdziemy tutaj Microsoft Power BI, który umożliwia łatwe pobieranie danych z różnych źródeł, przeliczanie i prezentowanie ich. Wygenerowane raporty można samodzielnie przebudowywać i dostosowywać w bardzo prosty sposób. Microsoft Teams z kolei sprawdza się w roli komunikatora oraz “wirtualnego biurka”, w którym osadzamy rozmaite aplikacje. Natomiast Microsoft SharePoint pozwala gromadzić pliki i prowadzić sprawną komunikację.
Oba te rozwiązania mogą działać równocześnie.
Jak zacząć digitalizację?
Najważniejsza jest wstępna analiza: inwentaryzacja procesów i ocena systemów. Należy wybrać kluczowe obszary, na których się skupimy, zaplanować działanie i skupić się na optymalizacji. Dopiero potem przechodzimy do programowania.
Bardzo istotna jest dobra komunikacja w organizacji. Entuzjazm zespołów często definiuje skuteczność digitalizacji, ponieważ każdy z nas chce pracować w uporządkowanym środowisku. Odpowiednie przygotowanie tworzy efekt kuli śnieżnej, kiedy każdy następny krok jest coraz bardziej łatwy i oczywisty.
W Nexpertis specjalizujemy się we wdrażaniu digitalizacji i z chęcią odpowiadamy na wszelkie pytania, które jej dotyczą.
