Digitalizacja – jak zacząć?

Sprawne działanie

Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie sprawnej analizy obecnej sytuacji, identyfikacja obszarów wymagających ulepszeń i określenie celów, jakie chce się osiągnąć dzięki digitalizacji. Wdrożenie powinno również być przeprowadzone możliwie jak najbardziej dynamicznie, aby uniknąć opóźnień w projekcie. Szybkie rezultaty z digitalizacji przyniosą większe zaangażowanie pracowników i zmotywują ich do dalszych działań.

Zrozumienie potrzeb

Nierzadko zdarza się, że liderzy w organizacji nie mają sprecyzowanych oczekiwań i nie wiedzą, czego dokładnie potrzebują w kontekście digitalizacji. Jest to poważny problem, który może prowadzić do straty czasu i środków. W takiej sytuacji warto zaufać doradcom zewnętrznym, którzy mają doświadczenie w obszarze digitalizacji i mogą pomóc w zdefiniowaniu celów i strategii. Konieczna jest również otwarta komunikacja między zespołem zarządzającym a innymi działami organizacji.

Identyfikacja problemów

Jeśli nie wiadomo, czego się chce, warto skupić się na opisaniu obecnego stanu procesów biznesowych i przygotować szczegółowe opisy procesów as-is. Należy przede wszystkim skoncentrować się na identyfikacji manualnych i uciążliwych zadań, które pochłaniają najwięcej czasu, powodują najwięcej błędów i frustrację w organizacji.

Przygotowanie POC

W celu wyboru odpowiednich rozwiązań technologicznych, warto przeprowadzić POC (Proof of Concept). W trakcie POC można zapoznać się z różnymi narzędziami i technologiami, które mogą przynieść korzyści organizacji. Dobrym przykładem POC jest wybór złego rozwiązania, które pomaga zrozumieć, czego należy unikać. Ważne jest, aby POC faktycznie wnosił coś wartościowego i był reprezentatywny dla potrzeb organizacji.

Analiza as-is i to-be

Kolejnym etapem jest przeprowadzenie analizy obecnego stanu (as-is) oraz określenie docelowego stanu (to-be) procesów biznesowych po ich optymalizacji i cyfryzacji. Użytkownikom należy dać odpowiedni czas na zrozumienie nowych rozwiązań i dostosowanie się do nich. Warto skupić się na dokumentacji, formularzach, opisach i arkuszach kalkulacyjnych, które są wykorzystywane w codziennej pracy. Ta analiza pozwoli na zidentyfikowanie obszarów do optymalizacji.

Prototypowanie i MVP

To etap ważny, pozwalający organizacji zobaczyć częściowo skonfigurowany proces i ocenić, jak wpływa on na działanie firmy. Umożliwia wprowadzanie poprawek i dostosowywanie rozwiązania do konkretnych potrzeb. Wdrożenie MVP (Minimum Viable Product), czyli produktu o minimalnej funkcjonalności, pozwala na uruchomienie digitalizacji w praktyce, a jednocześnie minimalizuje ryzyko i koszty. Po wprowadzeniu pierwszej, małej funkcjonalności można stopniowo rozbudowywać system.

Dobra komunikacja zmian

Podczas komunikacji dotyczącej zmian w organizacji, należy jasno przedstawiać korzyści, jakie digitalizacja przyniesie wszystkim jej jednostkom. Ważne, aby podkreślić, że transformacja cyfrowa jest procesem ciągłym i wymaga stałego doskonalenia. Warto zaangażować odpowiednie działy bądź osoby w proces i skierować właściwy komunikat do odpowiednich obszarów organizacji.

Interes użytkowników czy organizacji?

Należy pamiętać o tym, dla kogo wprowadzamy te zmiany. Musimy uwzględnić interesy zarówno użytkowników, którzy będą korzystać z nowych rozwiązań, jak i organizacji, która chce osiągnąć określone cele biznesowe. Entuzjazm użytkowników odgrywa istotną rolę w sukcesie digitalizacji, dlatego warto zwrócić uwagę na ich potrzeby oraz zapewnić odpowiednie wsparcie i szkolenia.

Projekt informatyczny vs. organizacyjny

Należy zrozumieć, że digitalizacja nie polega tylko na wdrożeniu nowego oprogramowania. To nie są projekty informatyczne, które są skomplikowane technicznie. Kluczowe wyzwania wynikają z kwestii organizacyjnych i decyzyjnych. Konieczne jest odpowiednie zaangażowanie zespołów zarządzających i umożliwienie szybkiego podejmowania decyzji..

Podsumowując, skuteczne przeprowadzenie procesu digitalizacji w organizacji wymaga odpowiedniego przygotowania. Kluczowe znaczenie ma zrozumienie potrzeb biznesowych oraz identyfikacja obszarów, które można usprawnić. Należy pamiętać, że digitalizacja to długoterminowa transformacja, która wymaga zaangażowania całej organizacji. Ważne jest uwzględnienie nie tylko aspektów technologicznych, ale także organizacyjnych i decyzyjnych. Sukces w tym obszarze zależy od zdolności organizacji do adaptacji do zmian oraz wykorzystania możliwości, jakie niesie za sobą digitalizacja.