1. Dodawanie załączników do faktury – Elektroniczne faktury z KSeF dają wielkie możliwości, jednak nie obsługują obiegu dokumentów dodatkowych, jak raporty tankowań itp. Workflow obiegu faktur automatyzuje to zadanie.

2. Podpowiadanie właścicieli biznesowych – Jednym z największych wyzwań w procesie jest poszukiwanie właścicieli biznesowych faktur. Obieg dokumentów ułatwia to zadanie poprzez automatyczne sugestie właścicieli na podstawie wcześniejszych danych i zdefiniowanych reguł.

3. Automatyczna akceptacja faktury – Gdy faktura jest połączona z zamówieniem, proces akceptacji faktur kosztowych może bazować (pod pewnymi warunkami) na wykonanej już akceptacji zamówienia.

4. Skrzynka pocztowa – Skrzynka pocztowa (MS Exchange lub Office 365) do przyjmowania e-faktur umożliwia uruchamianie procesu po otrzymaniu maila z załącznikiem. Konieczne jest ustalenie sposobu działania skrzynki: czy każdy załącznik jest traktowany jako jedna faktura, czy też każdy mail zawiera jedną fakturę

5. Obsługa duplikatów – System wykrywa duplikaty na podstawie porównania atrybutów takich jak NIP i numer faktury, co zapobiega ich ponownemu przesyłaniu i obiegowi.

6. Szablony dekretacji – elektroniczny obieg faktur umożliwia budowanie wielu optymalizacji jak szablony dekretacji, które znacznie skracają czas obsługi i podnoszą jakość dekretacji.

7. Wielospółkowość – Jedną z większych potrzeb przedsiębiorstwa w strukturze grupy jest spójne obsługiwanie procesów biznesowych. Platforma WEBCON BPS umożliwia realizację procesów biznesowych i zarządzanie uprawnieniami w kontekście wielu spółek. Dodatkowo, system pozwala na obsługę procesów nawet wtedy, gdy każda spółka korzysta z innego systemu ERP.

8. Powiązanie faktury z budżetem – Powiązanie faktury z budżetem odbywa się na podstawie słownika budżetów (jeśli taki proces istnieje) lub poprzez wprowadzenie identyfikatora budżetu. To pozwala efektywnie monitorować zarówno planowanie, jak i realizację budżetu.

9. Monitorowanie terminu płatności – W obrocie gospodarczym rośnie znaczenie zwalczania zatorów płatniczych. Wykorzystanie elektronicznego obiegu faktur umożliwia monitorowanie statusu poszczególnych faktur, automatyczne eskalowanie do osób odpowiedzialnych oraz analizowanie procesu po fakcie w celu jego optymalizacji.

10. Faktury proforma – Nasze procesy umożliwiają obsługę faktur proforma oraz ich powiązanie z później dostarczonymi fakturami VAT.

11. Korekty faktury – elektroniczny obieg dokumentów obsługuje korekty obejmujące proces ich akceptacji oraz powiązane akcje. Proces obejmuje wiązanie z korygowaną fakturą VAT i prezentację właściwej wersji.

12. Faktury zagraniczne – Elektroniczny obieg faktur kosztowych oparty o WEBCON BPS pozwala obsługiwać dokumenty zagraniczne w różnych językach i walutach.

13. Faktury wielowalutowe – elektroniczny obieg faktur kosztowych obsługuje różne waluty automatycznie pobierając kursy wymiany. Możliwe jest również obsłużenie faktur, gdzie VAT jest wyrażony w PLN.

14. Szybkie wyszukiwanie – Sprawne zarządzanie fakturami kosztowymi często oznacza po prostu łatwy dostęp do dokumentów. Dzięki mechanizmowi SOLR, zadanie wyszukiwania faktur jest szybkie i intuicyjne. Użytkownicy mają do dyspozycji filtry zawężające oraz wyszukiwarkę obsługującą polską fleksję, co znacząco ułatwia odnalezienie potrzebnych informacji.

15. Proces archiwizacji faktur – Dokumenty kosztowe w formie papierowej nadal muszą być archiwizowane. Jeśli wyborem Twojej firmy jest samodzielna obsługa archiwum faktur, system WEBCON BPS może okazać się bardzo pomocny. Proces kancelaryjny zawiera kompletny moduł zarządzania teczkami, pudłami i regałami. Dodatkowym atutem jest proces wypożyczania, dający możliwość wglądu do oryginalnych dokumentów.

1.  Kompletne dane o fakturach przychodzących będą pobierane i składowane w bazie danych zgodnie z ustalonym interwałem. Strukturę bazy danych będą stanowić dwie główne tabele przechowujące dane o nagłówkach i wierszach.

2. System obiegu dokumentów obsługuje sytuacje szczególne, jak nieodstępność rządowej platformy KSeF.

3. Mapowanie poszczególnych wartości z bazy do działającego lub wdrażanego procesu faktury kosztowej w WEBCON BPS odbywać się będzie przy użyciu wbudowanej akcji startowania obiegu SQL, co zapewnia niezależność dodatku od wersji platformy. Istnieje dzięki temu możliwość szybkiego reagowania na zmiany schemy oraz pominięcia ograniczeń ilościowych na atrybutach poszczególnych typów. Dane rozszerzające proces, mogą być wyświetlone w formie wiersza lub tabeli danych w zależności od potrzeb.