preloader
Bezpłatna konsultacja i DEMO

Elektroniczny obieg korespondencji przychodzącej

Obieg korespondencji przychodzącej w WEBCON BPS

 

Elektroniczny obieg korespondencji przychodzącej to kluczowy proces dla przepływu informacji.

Z historii naszych Klientów wiemy, jak wiele ryzyk biznesowych wynika z braku obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Proces ma ogromne znaczenie szczególnie dla firm rozproszonych geograficznie.

Przekonaj się, jak usprawnienie obiegu korespondencji może wnieść nową jakość do codziennej pracy Twojej firmy!

Obieg korespondencji przychodzącej w WEBCON BPS
Testuj DEMO systemu obiegu korespondecji przychodzącej

Korzyści elektronicznego obiegu korespondencji w firmie

1.

Elektroniczny obieg korespondencji przychodzącej to szybkość osbługi procesów i pism  Szybkość obsługi

Dzięki elektronicznej rejestracji dokumenty szybko trafiają do właściwych pracowników. Nawet jeżeli korespondencja przypadkiem trafi do oddalonego oddziału, nie ma to znaczenia ponieważ zostanie przekazany w formie elektronicznej.

2.

System obiegu korespondencji przychodzącej minimalizuje ryzyko błędów Minimalizacja ryzyka operacyjnego

Elektroniczny obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej minimalizuje ryzyko błędów. Narzędzia wspierające dekretację podnoszą skuteczność przypisania do właściwych pracowników. Dokumenty nie giną. System nadzoruje czy zadania związane z obsługą korespondencji zostaną zrealizowane na czas.

3.

Obieg korespondencji przychodzącej w WEBCON to też szybki dostęp do danych Szybki dostęp do danych

Pracownicy najbardziej potrzebują szybkiego dostępu do dokumentu. Dzięki elektronicznej rejestracji korespondencji mamy dostęp zarówno do treści jak i danych przesyłki takich jak nadawca, data wpływu czy adres nadania. Korespondencja w formie papierowej jest oklejana kodem kreskowym co znacznie przyspiesza czas dostępu do oryginału. Pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów sprawia, że wyszukujemy nawet w treści skanów.

4.

Obsługę korespondencji przychodzącej usprawnia także funkcja e-Doręczeń Obsługa wszystkich kanałów w tym e-Doręczenia

Wykorzystanie jednego rozwiązania do obsługa korespondencji w formie e-Doręczenia, dokumentów papierowych i maili znacznie ułatwia pracę. W każdej firmie ważne jest spójne podejście do komunikacji z kontrahentem. Dodatkowym ułatwieniem jest grupowanie pism w teczki spraw.

5.

Obsługa korespondencji przychodzącej jest zgodna z regulacjami dotyczącymi danych wrażliwych - bezpieczeństwo danych to podstawa. Bezpieczeństwo „by design”

Dzięki systemowi uprawnień, zbieraniu informacji o czynnościach wykonywanych na procesach i dokumentach – system jest zgodny z regulacjami dotyczącymi danych wrażliwych, normami branżowymi (ISO, HIPAA) i regulacjami unijnymi (GDPR/RODO). Ponadto korespondencja może być łatwo anonimizowana w obrębie metadanych.

6.
Testuj DEMO i skorzystaj z bezpłatnej konsultacji

Przebieg procesu

Proces obsługi korespondencji przychodzącej

1 / 5  Rejestracja

Rejestrację korespondencji wykonuje zespół kancelarii. Proces obejmuje:

  • ocenę jawności dokumentu i związany z tym
  • wybór sposobu obsługi oraz
  • wprowadzenie danych Kontrahenta.

Dziennik korespondencji obejmuje szereg raportów pozwalających szybko ustalić status kancelarii.

2 / 5  Digitalizacja (skanowanie)

Digitalizacja obejmuje naklejenie kodu kreskowego na przesyłkę i jej skanowanie. Następnie w procesie OCR na dokument nakładana jest warstwa tekstowa, która umożliwia automatyzację indeksowania oraz wyszukiwanie w treści dokumentu.

 

3 / 5  Dekretacja

Przydzielanie odpowiedzialnych osób za korespondencję zgodnie z procesem opartym na strukturze organizacyjnej i słownikach. Dekretacja pism i przesyłek wspierana jest przez mechanizm inteligentnych podpowiedzi, który uwzględnia wcześniejsze dekretacje. W niektórych rozwiązaniach, bazując na skanie, wykonuje się automatyczną dekretację. Skuteczność takiej dekretacji może sięgnąć nawet 90%.

 

4 / 5  Obsługa

W kolejnym kroku odbywa się obsługa korespondencji przychodzącej. W zależności od przebiegu procesu, uprawniony użytkownik może uruchomić nowy obieg bezpośrednio z poziomu poczty elektronicznej (Outlook). Odpowiednie reguły mogą także automatycznie wyzwalać inne procesy, jak zamówienie czy reklamacja. To wszystko na podstawie określonej składni wiadomości e-mail. Współczesne technologie pozwalają raportować czas obsługi każdej sprawy.

5 / 5  Archiwizacja

Gdy sprawa związana z korespondencją przychodzącą została zamknięta, zostaje zarchiwizowana w taki sposób by była łatwa do odszukania i przywrócenia z archiwum. Uprawnieni użytkownicy mają ciągły dostęp do dokumentu.

left
right

Ciekawe funkcjonalności obiegu korespondencji

1.

Dziennik korespondencji

Elektroniczny dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej zastępuje papierową wersję dokumentu. Zautomatyzowane raporty gromadzą wszystkie niezbędne dane aby osiągnąć zgodność z firmową instrukcją kancelaryjną czy JRWA.

2.

Monitorowanie czasu obsługi poczty

Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia utrzymanie odpowiedniego poziomu powiadomień i eskalacji, co pozwala skrócić czas obsługi pisma oraz dotrzymać terminów wynikających z regulacji wewnętrznych jak i zewnętrznych. System pozwala również na analizę post factum w celu optymalizacji procesu. Szczególnie tam gdzie przyjmowane są setki lub tysiące przesyłek dziennie, dziennik korespondencji z dokładnymi danymi czasowymi, umożliwia optymalizację każdej akcji.

3.

Poczta dla Zarządu lub działu HR

Część korespondencji ma charakter niejawny. W zależności od typu, obieg dokumentów może się różnić. Pisma skierowane imiennie do Członków Zarządu, mają skanowane tylko koperty. O dalszej digitalizacji decyduje adresat. Dokumenty dla działu HR mogą mieć zupełnie odrębny proces rejestracji. Obiegiem dokumentów, jego przebiegiem i gromadzonymi danymi zajmuje się nasz konsultant. Dzięki temu proces jest dostosowany do potrzeb Twojej firmy.

4.

Potwierdzania odbioru korespondencji

Ewidencja korespondencji obejmuje również rejestrację dokumentu potwierdzającego odbiór przesyłki.

Procesy powiązane z obiegiem korespondencji przychodzącej

Korespondencja wychodząca

Zarejestrowany dokument może być początkiem procesu korespondencji wychodzącej, wystarczy wybrać fakcję „Odpowiedz”. Dzięki temu etap obejmujący wprowadzanie danych jak adres nadawcy i odbiorcy jest realizowany automatycznie. Dodatkowo system wygeneruje z szablonu pismo z osadzonymi podstawowymi danymi, kodem kreskowym i w identyfikacji firmowej.

Archiwum korespondencji

Oryginały dokumentów po zapakowaniu w pudła archiwizacyjne i wskanowaniu do systemu numeru identyfikującego kartonu i teczki przekazywane są do zewnętrznego magazynu lub wewnętrznej komórki organizacyjnej. Dzięki integracji z systemem dostawcy usługi archiwizacji, możliwe jest zamówienie wypożyczenia oryginału bezpośrednio z poziomu aplikacji. Pisma są cały czas dostępne także w elektronicznym archiwum.

Kontrahent

Dane Klientów wykorzystywane w dzienniku korespondencji mogą być pobierane z procesu Kontrahent. Dzięki temu dysponujemy aktualnymi danymi, a cała korespondencja, komplet potrzebnych informacji dotycząca danego partnera jest dostępna w elektronicznym dzienniku.

Struktura organizacyjna

Dzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu obiegu korespondencji.

left
right

Integracja obiegu korespondencji z:

 

 

edoręczenia i enadawca w elektronicznym obiegu dokumentów

e-Nadawca

Elektroniczny nadawca to system Poczty Polskiej, który obsługuje korespondencję papierową. Pismo nadawane jako przesyłka polecona uzyska naklejkę na kopertę zgodną z wymogami Poczty. System obejmuje dodatkowy dziennik korespondencji. Dla dokumentów nadawanych jako przesyłki polecone znajdziemy wszystkie niezbędne dane. W dzienniku korespondencji jak i w WEBCON BPS otrzymamy EPO (Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru)

 

e-Doręczenia

Korespondencję w wersji elektronicznej można obsłużyć w systemie e-Doręczenia. Co ważne, pisma mogą być szybciej dekretowane dzięki AI. Dodatkową funkcjonalnością jest gromadzenie dokumentów w teczki spraw. Często omawianym dodatkiem jest też integracja z procesem korespondencji wychodzącej.

Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu obiegu korespondencji przychodzącej

Ewidencja korespondencji przychodzącej a poufność i bezpieczeństwo Ewidencja korespondencji przychodzącej a poufność

Jednym z wyzwań związanych z obiegiem korespondencji w firmie jest poufność. Kancelaria oparta na systemie WEBCON BPS zapewnia pełne bezpieczeństwo w ramach zaprojektowanego systemu uprawnień.

Podpis elektroniczny w obiegu korespondencji przychodzącej Czy wykorzystać podpis elektroniczny?

Warto zauważyć, że w systemie e-Doręczenia nie ma konieczności używania podpisu elektronicznego. Już sam fakt autotyzacji w systemie identyfikuje użytkownika.

Testuj elektroniczny obieg korespondencji, skorzystaj z konsultacji eksperta

Konsultacja z ekspertem i DEMO

Jak się przygotować do wdrożenia?

W znacznym stopniu prace można wykonać jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Kluczowe jest dokładne określenie i doprecyzowanie obecnego procesu biznesowego oraz jak obecnie przebiega dekretacja pism w firmie . Warto też zbudować entuzjazm wśród zespołu dotyczącego obsługi nowego systemu.

Jak wdrażamy obieg korespondencji?

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur odbywa się w dwóch głównych trybach:

  • Pełen proces wdrożeniowy – stosowany w organizacjach chcących zoptymalizować cały proces biznesowy. Efektem jest obieg w pełni dostosowany do potrzeb w Twojej firmie. Pełny proces wdrożeniowy Nexpertis opisano pod tym linkiem.
  • Dostosowanie gotowego procesu – stosujemy szczególnie gdy potrzebne jest szybkie wdrożenie a Klient jest gotowy w pierwszym etapie dostosować swoje procesy biznesowe.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Jak zacząć wdrażać obieg korespondencji przychodzącej ?

1.

Umów się na spotkanie

Wdrożenie można zacząć zamawiając bezpłatną konsultację. Podczas konsultacji nasz specjalista przeanalizuje Twoje potrzeby i zaproponuje najlepsze rozwiązania dotyczące elektronicznego obiegu pism. Można także wspólnie przeanalizować jak zintegrować wybrany system ERP. Wszystko to bez dodatkowych kosztów.

2.

Zobacz demo

Zobacz, jak wdrożono obieg korespondencji na naszym Demo. Konsultant chętnie przedstawi przykłady praktycznych wdrożeń, omówi różne perspektywy. Na prezentacji otrzymasz komplet informacji.

Wypełnij formularz kontaktowy - skontaktujemy się z Tobą w przeciągu kilku godzin

    Imię i Nazwisko*

    Firma*

    E-mail*

    Telefon*

    Treść wiadomości*

    *Pola obowiązkowe