Wykorzystaj w pełni potencjał cyfrowej rewolucji
Dzielimy się wiedzą, abyś mógł osiągnąć więcej
Automatyzujemy procesy biznesowe by zwiększyć wydajność
Elektroniczny obieg korespondencji przychodzącej to kluczowy proces dla przepływu informacji.
Z historii naszych Klientów wiemy, jak wiele ryzyk biznesowych wynika z braku obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Proces ma ogromne znaczenie szczególnie dla firm rozproszonych geograficznie.
Przekonaj się, jak usprawnienie obiegu korespondencji może wnieść nową jakość do codziennej pracy Twojej firmy!
Szybkość obsługiDzięki elektronicznej rejestracji dokumenty szybko trafiają do właściwych pracowników. Nawet jeżeli korespondencja przypadkiem trafi do oddalonego oddziału, nie ma to znaczenia ponieważ zostanie przekazany w formie elektronicznej.
Minimalizacja ryzyka operacyjnegoElektroniczny obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej minimalizuje ryzyko błędów. Narzędzia wspierające dekretację podnoszą skuteczność przypisania do właściwych pracowników. Dokumenty nie giną. System nadzoruje czy zadania związane z obsługą korespondencji zostaną zrealizowane na czas.
Szybki dostęp do danychPracownicy najbardziej potrzebują szybkiego dostępu do dokumentu. Dzięki elektronicznej rejestracji korespondencji mamy dostęp zarówno do treści jak i danych przesyłki takich jak nadawca, data wpływu czy adres nadania. Korespondencja w formie papierowej jest oklejana kodem kreskowym co znacznie przyspiesza czas dostępu do oryginału. Pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów sprawia, że wyszukujemy nawet w treści skanów.
Obsługa wszystkich kanałów w tym e-DoręczeniaWykorzystanie jednego rozwiązania do obsługa korespondencji w formie e-Doręczenia, dokumentów papierowych i maili znacznie ułatwia pracę. W każdej firmie ważne jest spójne podejście do komunikacji z kontrahentem. Dodatkowym ułatwieniem jest grupowanie pism w teczki spraw.
Bezpieczeństwo „by design”Dzięki systemowi uprawnień, zbieraniu informacji o czynnościach wykonywanych na procesach i dokumentach – system jest zgodny z regulacjami dotyczącymi danych wrażliwych, normami branżowymi (ISO, HIPAA) i regulacjami unijnymi (GDPR/RODO). Ponadto korespondencja może być łatwo anonimizowana w obrębie metadanych.
Rejestrację korespondencji wykonuje zespół kancelarii. Proces obejmuje:
Dziennik korespondencji obejmuje szereg raportów pozwalających szybko ustalić status kancelarii.
Digitalizacja obejmuje naklejenie kodu kreskowego na przesyłkę i jej skanowanie. Następnie w procesie OCR na dokument nakładana jest warstwa tekstowa, która umożliwia automatyzację indeksowania oraz wyszukiwanie w treści dokumentu.
Przydzielanie odpowiedzialnych osób za korespondencję zgodnie z procesem opartym na strukturze organizacyjnej i słownikach. Dekretacja pism i przesyłek wspierana jest przez mechanizm inteligentnych podpowiedzi, który uwzględnia wcześniejsze dekretacje. W niektórych rozwiązaniach, bazując na skanie, wykonuje się automatyczną dekretację. Skuteczność takiej dekretacji może sięgnąć nawet 90%.
W kolejnym kroku odbywa się obsługa korespondencji przychodzącej. W zależności od przebiegu procesu, uprawniony użytkownik może uruchomić nowy obieg bezpośrednio z poziomu poczty elektronicznej (Outlook). Odpowiednie reguły mogą także automatycznie wyzwalać inne procesy, jak zamówienie czy reklamacja. To wszystko na podstawie określonej składni wiadomości e-mail. Współczesne technologie pozwalają raportować czas obsługi każdej sprawy.
Gdy sprawa związana z korespondencją przychodzącą została zamknięta, zostaje zarchiwizowana w taki sposób by była łatwa do odszukania i przywrócenia z archiwum. Uprawnieni użytkownicy mają ciągły dostęp do dokumentu.
Elektroniczny dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej zastępuje papierową wersję dokumentu. Zautomatyzowane raporty gromadzą wszystkie niezbędne dane aby osiągnąć zgodność z firmową instrukcją kancelaryjną czy JRWA.
Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia utrzymanie odpowiedniego poziomu powiadomień i eskalacji, co pozwala skrócić czas obsługi pisma oraz dotrzymać terminów wynikających z regulacji wewnętrznych jak i zewnętrznych. System pozwala również na analizę post factum w celu optymalizacji procesu. Szczególnie tam gdzie przyjmowane są setki lub tysiące przesyłek dziennie, dziennik korespondencji z dokładnymi danymi czasowymi, umożliwia optymalizację każdej akcji.
Część korespondencji ma charakter niejawny. W zależności od typu, obieg dokumentów może się różnić. Pisma skierowane imiennie do Członków Zarządu, mają skanowane tylko koperty. O dalszej digitalizacji decyduje adresat. Dokumenty dla działu HR mogą mieć zupełnie odrębny proces rejestracji. Obiegiem dokumentów, jego przebiegiem i gromadzonymi danymi zajmuje się nasz konsultant. Dzięki temu proces jest dostosowany do potrzeb Twojej firmy.
Ewidencja korespondencji obejmuje również rejestrację dokumentu potwierdzającego odbiór przesyłki.
Zarejestrowany dokument może być początkiem procesu korespondencji wychodzącej, wystarczy wybrać fakcję „Odpowiedz”. Dzięki temu etap obejmujący wprowadzanie danych jak adres nadawcy i odbiorcy jest realizowany automatycznie. Dodatkowo system wygeneruje z szablonu pismo z osadzonymi podstawowymi danymi, kodem kreskowym i w identyfikacji firmowej.
Oryginały dokumentów po zapakowaniu w pudła archiwizacyjne i wskanowaniu do systemu numeru identyfikującego kartonu i teczki przekazywane są do zewnętrznego magazynu lub wewnętrznej komórki organizacyjnej. Dzięki integracji z systemem dostawcy usługi archiwizacji, możliwe jest zamówienie wypożyczenia oryginału bezpośrednio z poziomu aplikacji. Pisma są cały czas dostępne także w elektronicznym archiwum.
Dane Klientów wykorzystywane w dzienniku korespondencji mogą być pobierane z procesu Kontrahent. Dzięki temu dysponujemy aktualnymi danymi, a cała korespondencja, komplet potrzebnych informacji dotycząca danego partnera jest dostępna w elektronicznym dzienniku.
Dzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu obiegu korespondencji.
Elektroniczny nadawca to system Poczty Polskiej, który obsługuje korespondencję papierową. Pismo nadawane jako przesyłka polecona uzyska naklejkę na kopertę zgodną z wymogami Poczty. System obejmuje dodatkowy dziennik korespondencji. Dla dokumentów nadawanych jako przesyłki polecone znajdziemy wszystkie niezbędne dane. W dzienniku korespondencji jak i w WEBCON BPS otrzymamy EPO (Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru)
Korespondencję w wersji elektronicznej można obsłużyć w systemie e-Doręczenia. Co ważne, pisma mogą być szybciej dekretowane dzięki AI. Dodatkową funkcjonalnością jest gromadzenie dokumentów w teczki spraw. Często omawianym dodatkiem jest też integracja z procesem korespondencji wychodzącej.
Ewidencja korespondencji przychodzącej a poufnośćJednym z wyzwań związanych z obiegiem korespondencji w firmie jest poufność. Kancelaria oparta na systemie WEBCON BPS zapewnia pełne bezpieczeństwo w ramach zaprojektowanego systemu uprawnień.
Czy wykorzystać podpis elektroniczny?Warto zauważyć, że w systemie e-Doręczenia nie ma konieczności używania podpisu elektronicznego. Już sam fakt autotyzacji w systemie identyfikuje użytkownika.
W znacznym stopniu prace można wykonać jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Kluczowe jest dokładne określenie i doprecyzowanie obecnego procesu biznesowego oraz jak obecnie przebiega dekretacja pism w firmie . Warto też zbudować entuzjazm wśród zespołu dotyczącego obsługi nowego systemu.
Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur odbywa się w dwóch głównych trybach:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Wdrożenie można zacząć zamawiając bezpłatną konsultację. Podczas konsultacji nasz specjalista przeanalizuje Twoje potrzeby i zaproponuje najlepsze rozwiązania dotyczące elektronicznego obiegu pism. Można także wspólnie przeanalizować jak zintegrować wybrany system ERP. Wszystko to bez dodatkowych kosztów.
Zobacz, jak wdrożono obieg korespondencji na naszym Demo. Konsultant chętnie przedstawi przykłady praktycznych wdrożeń, omówi różne perspektywy. Na prezentacji otrzymasz komplet informacji.