preloader
Bezpłatna konsultacja i DEMO

Elektroniczny obieg umów prawnych

Elektroniczny obieg umów prawnych w WEBCON BPS Nexpertis

 

Elektroniczny obieg umów pozwala zarządzać całym cyklem życia aktów prawnych, od rejestracji zapotrzebowania, przez przygotowanie i opiniowanie po podpisanie a następnie nadzorowanie realizacji. Optymalizacja obiegu umów nie ogranicza się tylko do podpisu elektronicznego, można tu osiągnąć znacznie więcej.

Zobacz jak dzięki WEBCON BPS podnieść efektywność obiegu umów w swojej organizacji.

Elektroniczny obieg umów prawnych w WEBCON BPS Nexpertis
Testuj DEMO systemu obiegu umów prawnych

Korzyści elektronicznego obiegu umów w firmie

1.

Bezpieczeństwo obiegu umów prawnych dzięki procesowemu podejściu w WEBCON BPS Bezpieczeństwo dzięki procesowemu podejściu

W procesie zarządzania umowami konieczne jest zadbanie o dziesiątki a nawet setki szczegółów. Dzięki procesowemu podejściu każda umowa jest obsługiwana w powtarzalny i zaplanowany sposób. Zadania opiniowania i sprawdzania zawsze trafiają do odpowiednich osób. Checklisty zapisów pozwalają sprawdzić poprawność umowy pod różnymi kontami.

2.

Automatyzacja w przygotowaniu umów i komunikacji w oparciu o WEBCON BPS Automatyzacja w przygotowaniu umów i komunikacji

Dzięki WEBCON BPS automatyzujemy zadania takie jak przygotowanie umowy z szablonu, sprawdzenie kontrahenta czy umieszczenie właściwych klauzul. Dodatkowo proces pilnuje zadań w kontekście dat, np.: przypomina o zbliżającym się zakończeniu umowy. Automatyczne powiadomienia docierają do właściwych użytkowników.

3.

Szybki dostęp do umów prawnych w elektronicznym obiegu dokumentów WEBCON Szybki dostęp do umów online

Rejestry umów są jednymi z najbardziej pożądanych aplikacji w każdej organizacji. Dostęp do fizycznego i elektronicznego archiwum w czasie rzeczywistym jest kluczowe dla wielu pracowników. Zaawansowane wyszukiwanie pozwala dotrzeć do konkretnej umowy ale też znaleźć wiele umów spełniających określone warunki, np. zawierające określone klauzule.

4.

Digitalizacja umów i podpisów w EOD WEBCON BPS Digitalizacja umów i podpisów

Dzięki WEBCON BPS umowy w ogóle nie muszą mieć swoich fizycznych odpowiedników. Wynika z tego szereg korzyści: obniżenie kosztów archiwizacji, przyspieszenie procesu podpisywania, eliminacja problemu zagubionych umów.

5.

Przyspieszenie realizacji umów w elektronicznym obiegu umów w oparciu o WEBCON BPS Przyspieszenie innych procesów

Elektroniczny obieg umów jest wykorzystywany do obsługi różnych kategorii dokumentów. Proces tworzenia umowy może być startowany przez różne procesy biznesowe, np. w kontekście zamówienia od Klienta. Aplikacja może obsługiwać różne szablony umów w zależności od kontekstu merytorycznego.

6.
Testuj DEMO i skorzystaj z bezpłatnej konsultacji

Przebieg procesu elektronicznego obiegu umów prawnych

Poniższe punkty procesu elektronicznego obiegu umów prawnych opisano poniżej.

1. Rejestracja
2. Kwalifikacja
3. Przygotowanie
4. Opiniowanie
5. Podpisywanie
6. Skanowanie
7. Aktywna umowa
8. Wygasła umowa

Proces elektronicznego obiegu umów prawnych w WEBCON

1. Rejestracja

Użytkownik sam rejestruje zapotrzebowanie na umowę wraz z szczegółami wymagań biznesowych. Na tym etapie można wskazać który prawnik będzie najlepszy do przygotowania umowy (opiekun umowy). Połączenie ze słownikiem partnerów biznesowych pozwala natychmiast dotrzeć do innych umów podpisanych ze wskazanym partnerem. Proces przygotowania umowy może być tez wystartowany automatycznie z procesu zakupowego.

2. Kwalifikacja

Kierownik działu prawnego lub kancelarii wskazuje który specjalista ma zająć się przygotowanie umowy. Może wskazać termin jej przygotowania i ustalić priorytet zlecenia.

3. Przygotowanie

Przygotowanie umowy można rozpocząć od wygenerowania pierwszej wersji z jednego ze zgromadzonych szablonów. To znacznie przyspiesza prace, tym bardziej, że metryki umowy i inne dane np. adresowe mogą zostać automatycznie wypełnione. Podczas przygotowania umowy każda jej wersja jest zapisana. Dzięki dodatkowi do Outlook można łato wysyłać umowy do Kontrahentów i łatwo przerzucać umowy z powrotem do WEBCON BPS.

 

4. Opiniowanie

Proces pozwala rekurencyjnie wysyłać prośbę o opinię do zespołu ofertowego (grupy beneficjatów biznesowych). Każdy z uczestników opiniowania może podzielić się swoimi spostrzeżeniami które zostaną przeniesiona do obiegówki umowy. Opiniujący mogą też nanieść w trybie zmian uwagi bezpośrednio w umowie. Możliwość przekazania informacji o wykryciu ryzyka krytycznego znacznie podnosi bezpieczeństwo organizacji.

5. Podpisywanie

Obieg w WEBCON BPS czuwa nad procesem zbierania podpisów. Właściciel procesu jest ciągle informowany o statusie umowy, np. , że umowa jest w podpisach u Kontrahenta. Zarząd oprócz umowy otrzymuje obiegówkę, jest to dokument, który zawiera uzasadnienie biznesowe oraz opinie zespołu umowy. Na tej podstawi Zarząd może podjąć decyzję o podpisaniu umowy.

6. Skanowanie

Jeżeli umowy podpisywane są w wersji papierowej, zawierają naklejane bądź generowane kody kreskowe, które je identyfikują. Każdy użytkownik który posiada odpowiednie uprawnienia może dotrzeć do skanu umowy.

7. Aktywna umowa

Właściciel biznesowy oraz dział prawny otrzyma powiadomienia na trzy miesiące przed jej wygaśnięciem. Inne działy mogą wykorzystywać ten proces do raportowania takich parametrów jak wysokość zobowiązań, wielkość budżetu lub etap umowy, np. gwarancja.

8. Wygasła umowa

Do każdej wygasłej umowy zawsze można wrócić i prześledzić jej historię oraz dokumenty powiązane.

left
right

Ciekawe funkcjonalności w elektronicznym obiegu umów

1.

Witryna interesanta

Każdy pracownik ma dostęp do witryny na które  może uzyskać dostęp do plików, zgłosić zapotrzebowanie na nowy lub prośbę o przygotowanie wersji fizycznej do wypożyczenia.

2.

Harmonogram płatności

Może to być szczególnie przydatne w połączeniu z procesem akceptacji faktury kosztowej. Łatwo wtedy sprawdzić czy pozycje na fakturze są zgodne z umową. Przewidziano różne konfiguracje: skończona liczba określonych płatności, płatności cykliczne, zlecenia dodatkowe.

3.

Generowanie umowy z szablonu

Wstępna wersja umowy może zostać wygenerowana z jednego z wybranych szablonów. Szablony mogą być rozbudowywane samodzielnie.

4.

Obiegówka umowy

Mechanizm będzie generował obiegówkę umowy która będzie zawierała dodane komentarze wszystkich opiniujących. Obiegówka będzie przekazywana razem z umową do podpisu w Zarządzie.

5.

Przypomnienie o wygaśnięciu umowy

Na trzy miesiące wcześniej kluczowi użytkownicy dostaną przypomnienia o nadchodzącym wygaśnięciu umowy.

6.

Zarządzanie zasobami

Dzięki spójnemu procesowi składania zleceń do działu prawnego możliwe jest tworzenie umów w sposób optymalny.

7.

Aneksy

Do każdej umowy można zgłosić zapotrzebowania na aneks. Dzięki temu zachowana jest relacja miedzy umową a kolejnymi aneksami.

8.

Wersjonowanie plików .doc / .docx

Dzięki wykorzystaniu SharePoint i bibliotek plików umowy są wersjonowane. Do każdej wersji umowy można powrócić oraz porównać.

9.

Wyszukiwanie

Umowy można wyszukiwać nie tylko po atrybutach jak nazwa czy kontrahent ale także po treści dokumentu.

10.

Komunikacja z kontrahentami

Dodatek WEBCON do Outlook pozwala na łatwe wysyłanie umowy do zewnętrznych współpracowników oraz wygodne odbieranie plików i budowanie kolejnej wersji umowy.

11.

Rejestracja czas pracy

System pozwala na rejestrowanie czasu pracy poświęconego na poszczególne zlecenia. Dzięki temu możliwe jest ustalenie kosztów pracy nad poszczególnymi zleceniami.

12.

Gromadzenie plików

Dla każdej umowy generowana jest struktura katalogów pozwalająca gromadzić dane i dokumenty.

13.

Checklista klauzul

Lista zagadnień, które należy sprawdzić w celu poprawnego zapisania warunków współpracy. Dzięki funkcjonalności użytkownicy mogą zadbać o potrzeby klienta i uszczelnić procesy zatwierdzania umów.

Procesy powiązane z obiegiem umów prawnych

🟥 Proces zamówień i faktur

Proces przygotowania umowy może zostać uruchomiony z procesu zamówienia. Dzięki temu na etapie realizacji umowę można powiązać z fakturą co bardzo ułatwia podjęcie decyzji o jej akceptacji.

🟥 Kancelaria poczty wychodzącej i przychodzącej

Wysyłanie i odbieranie umów w kancelarii jest integralną częścią systemu. Dzięki temu można ustalić dokładnie gdzie fizycznie jest dokument.

🟥 Archiwum

Zarządzanie archiwizacją umów pozwala szybko dotrzeć do oryginału. Możliwa jest też automatyczna weryfikacja czy w kilka dni po dacie zawarcia umowy oryginał jest w archiwum. Proces zrealizowany w WEBCON pozwala zarządzać również wypożyczeniem oryginału oraz jego zwrotem.

🟥 Kontrahent

Proces gromadzący dane kontrahenta. Informacje mogą być pobierane z usług publicznych jak GUS czy VIES i od dostawców danych scoringowych.

left
right

Warto przemyśleć?

Wszędzie tam gdzie pojawia się zapotrzebowanie na umowę proces przygotowania umowy może być wystartowany automatycznie. Kiedy startuje proces umowy?

Moduł zarządzanie umowami może być powiązany z innymi procesami. Wszędzie tam gdzie pojawia się zapotrzebowanie na umowę proces przygotowania umowy może być wystartowany automatycznie. Świetnym przykładem może być CRM (proces sprzedaży), gdzie bezpośrednio z szansy sprzedażowej może być startowany proces przygotowania umowy zachowania poufności. Warunki współpracy mogą zostać automatycznie przekazane do tego procesu.

Proces obiegu i zarządzania umowami może być poprzedzony tworzeniem umowy za pomocą wizardu Tworzenie umowy za pomocą wizardu

Dla danego typu umowy można przygotować wizard wspierający automatyczne generowanie dokumentu. Na podstawie wprowadzonych danych i bazy klauzul system generuje umowę. Aby zabezpieczyć ją przed potencjalnymi modyfikacjami może być ona odrazu przygotowana w formacie pdf.

AI w systemie obiegu umów prawnych WEBCON Gdzie tu miejsce na AI?

Jednym z zastosowań sztucznej inteligencji jest optyczne rozpoznawanie znaków. Dzięki zastosowaniu Azure AI możliwe jest automatyczne ustalanie czy podpisane dokumenty nie różnią się od ostatniej edytowalnej wersji. Stosuje się też analizatory klauzul, np. automatyczne wykrywanie określonych zapisów.

Czy podpisywanie umów w obiegu dokumentów WEBCON może być masowe?Czy podpisywanie umów może być masowe?

Zbieranie podpisów staje się poważnym zagadnieniem gdy mówimy o podpisywaniu dziesiątek lub setek plików dziennie. Oprogramowanie WEBCON BPS wspiera pracowników w przedsiębiorstwie w szybkim podpisywaniu umów bez naginania wymogów prawnych.

Funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają na śledzenie całego cyklu życia umowy. Co się stanie po podpisaniu?

Zarządzanie umowami to nie tylko zbierania podpisów. Funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają na śledzenie całego cyklu życia umowy.

Podpis elektroniczny czy kwalifikowany w systemie obiegu umów WEBCON? Podpis elektroniczny czy kwalifikowany?

Podpisy elektroniczne występują w wielu różnych rodzajach. ich wybór jest uzależniony od rodzaju umowy. Zawsze pomagamy Klientom wybrać optymalną technologie dla danej sytuacji.

Testuj elektroniczny obieg umów, skorzystaj z konsultacji eksperta

Konsultacja z ekspertem i DEMO

Jak się przygotować do wdrożenia?

W znacznym stopniu prace można wykonać jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Kluczowe jest dokładne określenie i doprecyzowanie obecnego procesu biznesowego oraz jak obecnie przebiega dekretacja pism w firmie. Warto też zbudować entuzjazm wśród zespołu dotyczącego obsługi nowego systemu.

Jak wdrażamy system obiegu umów?

Wdrożenie systemu obiegu umów odbywa się w dwóch głównych trybach:

  • Pełen proces wdrożeniowy – stosowany w organizacjach chcących zoptymalizować cały proces biznesowy. Efektem jest obieg w pełni dostosowany do potrzeb w Twojej firmie. Pełny proces wdrożeniowy Nexpertis opisano pod tym linkiem.
  • Dostosowanie gotowego procesu – stosujemy szczególnie gdy potrzebne jest szybkie wdrożenie a Klient jest gotowy w pierwszym etapie dostosować swoje procesy biznesowe.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Jak zacząć wdrażać elektroniczny obieg umów?

1.

Umów się na spotkanie

Wdrożenie można zacząć zamawiając bezpłatną konsultację. Podczas konsultacji nasz specjalista przeanalizuje Twoje potrzeby i zaproponuje najlepsze rozwiązania dotyczące elektronicznego obiegu umów i innych dokumentów. Można także wspólnie przeanalizować jak zintegrować wybrany system ERP. Wszystko to bez dodatkowych kosztów.

2.

Zobacz demo

Zobacz, jak wdrożono obieg umów na naszym Demo. Konsultant chętnie przedstawi przykłady praktycznych wdrożeń, omówi różne perspektywy. Na prezentacji otrzymasz komplet informacji. Wypełnij poniższy formularz – prześlemy Ci dane do logowania.

Wypełnij formularz kontaktowy - skontaktujemy się z Tobą w przeciągu kilku godzin

    Imię i Nazwisko*

    Firma*

    E-mail*

    Telefon*

    Treść wiadomości*

    *Pola obowiązkowe