Wykorzystaj w pełni potencjał cyfrowej rewolucji
Dzielimy się wiedzą, abyś mógł osiągnąć więcej
Automatyzujemy procesy biznesowe by zwiększyć wydajność
Elektroniczny obieg umów pozwala zarządzać całym cyklem życia aktów prawnych, od rejestracji zapotrzebowania, przez przygotowanie i opiniowanie po podpisanie a następnie nadzorowanie realizacji. Optymalizacja obiegu umów nie ogranicza się tylko do podpisu elektronicznego, można tu osiągnąć znacznie więcej.
Zobacz jak dzięki WEBCON BPS podnieść efektywność obiegu umów w swojej organizacji.
Bezpieczeństwo dzięki procesowemu podejściuW procesie zarządzania umowami konieczne jest zadbanie o dziesiątki a nawet setki szczegółów. Dzięki procesowemu podejściu każda umowa jest obsługiwana w powtarzalny i zaplanowany sposób. Zadania opiniowania i sprawdzania zawsze trafiają do odpowiednich osób. Checklisty zapisów pozwalają sprawdzić poprawność umowy pod różnymi kontami.
Automatyzacja w przygotowaniu umów i komunikacjiDzięki WEBCON BPS automatyzujemy zadania takie jak przygotowanie umowy z szablonu, sprawdzenie kontrahenta czy umieszczenie właściwych klauzul. Dodatkowo proces pilnuje zadań w kontekście dat, np.: przypomina o zbliżającym się zakończeniu umowy. Automatyczne powiadomienia docierają do właściwych użytkowników.
Szybki dostęp do umów onlineRejestry umów są jednymi z najbardziej pożądanych aplikacji w każdej organizacji. Dostęp do fizycznego i elektronicznego archiwum w czasie rzeczywistym jest kluczowe dla wielu pracowników. Zaawansowane wyszukiwanie pozwala dotrzeć do konkretnej umowy ale też znaleźć wiele umów spełniających określone warunki, np. zawierające określone klauzule.
Digitalizacja umów i podpisówDzięki WEBCON BPS umowy w ogóle nie muszą mieć swoich fizycznych odpowiedników. Wynika z tego szereg korzyści: obniżenie kosztów archiwizacji, przyspieszenie procesu podpisywania, eliminacja problemu zagubionych umów.
Przyspieszenie innych procesówElektroniczny obieg umów jest wykorzystywany do obsługi różnych kategorii dokumentów. Proces tworzenia umowy może być startowany przez różne procesy biznesowe, np. w kontekście zamówienia od Klienta. Aplikacja może obsługiwać różne szablony umów w zależności od kontekstu merytorycznego.
Poniższe punkty procesu elektronicznego obiegu umów prawnych opisano poniżej.
1. Rejestracja
2. Kwalifikacja
3. Przygotowanie
4. Opiniowanie
5. Podpisywanie
6. Skanowanie
7. Aktywna umowa
8. Wygasła umowa
Użytkownik sam rejestruje zapotrzebowanie na umowę wraz z szczegółami wymagań biznesowych. Na tym etapie można wskazać który prawnik będzie najlepszy do przygotowania umowy (opiekun umowy). Połączenie ze słownikiem partnerów biznesowych pozwala natychmiast dotrzeć do innych umów podpisanych ze wskazanym partnerem. Proces przygotowania umowy może być tez wystartowany automatycznie z procesu zakupowego.
Kierownik działu prawnego lub kancelarii wskazuje który specjalista ma zająć się przygotowanie umowy. Może wskazać termin jej przygotowania i ustalić priorytet zlecenia.
Przygotowanie umowy można rozpocząć od wygenerowania pierwszej wersji z jednego ze zgromadzonych szablonów. To znacznie przyspiesza prace, tym bardziej, że metryki umowy i inne dane np. adresowe mogą zostać automatycznie wypełnione. Podczas przygotowania umowy każda jej wersja jest zapisana. Dzięki dodatkowi do Outlook można łato wysyłać umowy do Kontrahentów i łatwo przerzucać umowy z powrotem do WEBCON BPS.
Proces pozwala rekurencyjnie wysyłać prośbę o opinię do zespołu ofertowego (grupy beneficjatów biznesowych). Każdy z uczestników opiniowania może podzielić się swoimi spostrzeżeniami które zostaną przeniesiona do obiegówki umowy. Opiniujący mogą też nanieść w trybie zmian uwagi bezpośrednio w umowie. Możliwość przekazania informacji o wykryciu ryzyka krytycznego znacznie podnosi bezpieczeństwo organizacji.
Obieg w WEBCON BPS czuwa nad procesem zbierania podpisów. Właściciel procesu jest ciągle informowany o statusie umowy, np. , że umowa jest w podpisach u Kontrahenta. Zarząd oprócz umowy otrzymuje obiegówkę, jest to dokument, który zawiera uzasadnienie biznesowe oraz opinie zespołu umowy. Na tej podstawi Zarząd może podjąć decyzję o podpisaniu umowy.
Jeżeli umowy podpisywane są w wersji papierowej, zawierają naklejane bądź generowane kody kreskowe, które je identyfikują. Każdy użytkownik który posiada odpowiednie uprawnienia może dotrzeć do skanu umowy.
Właściciel biznesowy oraz dział prawny otrzyma powiadomienia na trzy miesiące przed jej wygaśnięciem. Inne działy mogą wykorzystywać ten proces do raportowania takich parametrów jak wysokość zobowiązań, wielkość budżetu lub etap umowy, np. gwarancja.
Do każdej wygasłej umowy zawsze można wrócić i prześledzić jej historię oraz dokumenty powiązane.
Każdy pracownik ma dostęp do witryny na które może uzyskać dostęp do plików, zgłosić zapotrzebowanie na nowy lub prośbę o przygotowanie wersji fizycznej do wypożyczenia.
Może to być szczególnie przydatne w połączeniu z procesem akceptacji faktury kosztowej. Łatwo wtedy sprawdzić czy pozycje na fakturze są zgodne z umową. Przewidziano różne konfiguracje: skończona liczba określonych płatności, płatności cykliczne, zlecenia dodatkowe.
Wstępna wersja umowy może zostać wygenerowana z jednego z wybranych szablonów. Szablony mogą być rozbudowywane samodzielnie.
Mechanizm będzie generował obiegówkę umowy która będzie zawierała dodane komentarze wszystkich opiniujących. Obiegówka będzie przekazywana razem z umową do podpisu w Zarządzie.
Na trzy miesiące wcześniej kluczowi użytkownicy dostaną przypomnienia o nadchodzącym wygaśnięciu umowy.
Dzięki spójnemu procesowi składania zleceń do działu prawnego możliwe jest tworzenie umów w sposób optymalny.
Do każdej umowy można zgłosić zapotrzebowania na aneks. Dzięki temu zachowana jest relacja miedzy umową a kolejnymi aneksami.
Dzięki wykorzystaniu SharePoint i bibliotek plików umowy są wersjonowane. Do każdej wersji umowy można powrócić oraz porównać.
Umowy można wyszukiwać nie tylko po atrybutach jak nazwa czy kontrahent ale także po treści dokumentu.
Dodatek WEBCON do Outlook pozwala na łatwe wysyłanie umowy do zewnętrznych współpracowników oraz wygodne odbieranie plików i budowanie kolejnej wersji umowy.
System pozwala na rejestrowanie czasu pracy poświęconego na poszczególne zlecenia. Dzięki temu możliwe jest ustalenie kosztów pracy nad poszczególnymi zleceniami.
Dla każdej umowy generowana jest struktura katalogów pozwalająca gromadzić dane i dokumenty.
Lista zagadnień, które należy sprawdzić w celu poprawnego zapisania warunków współpracy. Dzięki funkcjonalności użytkownicy mogą zadbać o potrzeby klienta i uszczelnić procesy zatwierdzania umów.
Proces przygotowania umowy może zostać uruchomiony z procesu zamówienia. Dzięki temu na etapie realizacji umowę można powiązać z fakturą co bardzo ułatwia podjęcie decyzji o jej akceptacji.
Wysyłanie i odbieranie umów w kancelarii jest integralną częścią systemu. Dzięki temu można ustalić dokładnie gdzie fizycznie jest dokument.
Zarządzanie archiwizacją umów pozwala szybko dotrzeć do oryginału. Możliwa jest też automatyczna weryfikacja czy w kilka dni po dacie zawarcia umowy oryginał jest w archiwum. Proces zrealizowany w WEBCON pozwala zarządzać również wypożyczeniem oryginału oraz jego zwrotem.
Proces gromadzący dane kontrahenta. Informacje mogą być pobierane z usług publicznych jak GUS czy VIES i od dostawców danych scoringowych.
Kiedy startuje proces umowy?Moduł zarządzanie umowami może być powiązany z innymi procesami. Wszędzie tam gdzie pojawia się zapotrzebowanie na umowę proces przygotowania umowy może być wystartowany automatycznie. Świetnym przykładem może być CRM (proces sprzedaży), gdzie bezpośrednio z szansy sprzedażowej może być startowany proces przygotowania umowy zachowania poufności. Warunki współpracy mogą zostać automatycznie przekazane do tego procesu.
Tworzenie umowy za pomocą wizarduDla danego typu umowy można przygotować wizard wspierający automatyczne generowanie dokumentu. Na podstawie wprowadzonych danych i bazy klauzul system generuje umowę. Aby zabezpieczyć ją przed potencjalnymi modyfikacjami może być ona odrazu przygotowana w formacie pdf.
Gdzie tu miejsce na AI?Jednym z zastosowań sztucznej inteligencji jest optyczne rozpoznawanie znaków. Dzięki zastosowaniu Azure AI możliwe jest automatyczne ustalanie czy podpisane dokumenty nie różnią się od ostatniej edytowalnej wersji. Stosuje się też analizatory klauzul, np. automatyczne wykrywanie określonych zapisów.
Czy podpisywanie umów może być masowe?Zbieranie podpisów staje się poważnym zagadnieniem gdy mówimy o podpisywaniu dziesiątek lub setek plików dziennie. Oprogramowanie WEBCON BPS wspiera pracowników w przedsiębiorstwie w szybkim podpisywaniu umów bez naginania wymogów prawnych.
Co się stanie po podpisaniu?Zarządzanie umowami to nie tylko zbierania podpisów. Funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają na śledzenie całego cyklu życia umowy.
Podpis elektroniczny czy kwalifikowany?Podpisy elektroniczne występują w wielu różnych rodzajach. ich wybór jest uzależniony od rodzaju umowy. Zawsze pomagamy Klientom wybrać optymalną technologie dla danej sytuacji.
W znacznym stopniu prace można wykonać jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Kluczowe jest dokładne określenie i doprecyzowanie obecnego procesu biznesowego oraz jak obecnie przebiega dekretacja pism w firmie. Warto też zbudować entuzjazm wśród zespołu dotyczącego obsługi nowego systemu.
Wdrożenie systemu obiegu umów odbywa się w dwóch głównych trybach:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Wdrożenie można zacząć zamawiając bezpłatną konsultację. Podczas konsultacji nasz specjalista przeanalizuje Twoje potrzeby i zaproponuje najlepsze rozwiązania dotyczące elektronicznego obiegu umów i innych dokumentów. Można także wspólnie przeanalizować jak zintegrować wybrany system ERP. Wszystko to bez dodatkowych kosztów.
Zobacz, jak wdrożono obieg umów na naszym Demo. Konsultant chętnie przedstawi przykłady praktycznych wdrożeń, omówi różne perspektywy. Na prezentacji otrzymasz komplet informacji. Wypełnij poniższy formularz – prześlemy Ci dane do logowania.