Intranet i elektroniczny obieg dokumentów – idealny duet

Intranet nie zastąpi elektronicznego obiegu dokumentów

Połączenie intranetu i workflow jest tak oczywiste, że niektóre rozwiązania intranetowe oferują zalążki elektronicznego obiegu dokumentów, np. proste formularze. Wdrożenie takiego rozwiązania ma wiele zalet, trzeba jednak pamiętać, że takie proste obiegi nie są i nigdy nie będą systemami klasy BPS (Business Process Suite). Próby rozwijania tych rozwiązań są ślepą uliczką i zniechęcają użytkowników biznesowych. Najlepiej zatem podejść świadomie do tego zagadnienia i od razu wybrać osobną platformę workflow jaką jest WEBCON BPS.

Czy wdrażać elektroniczny obieg dokumentów i intranet jednocześnie?

Choć istnieje wielka pokusa, aby uruchomić oba projekty to trzeba pamiętać o wielu ryzykownych aspektach z tego wynikających. Oba projekty z reguły wymagają czasu na adaptację, ponieważ nierzadko zmieniają przyzwyczajenia organizacyjne. Warto też pamiętać, że jeżeli najpierw wdrożymy intranet, to otrzymamy dodatkowe narzędzie komunikacji zmiany jaką jest wdrożenie workflow.

Korzyści z miksowania obiegu dokumentów i intranetu

Korzyści są niezaprzeczalne i wykraczają daleko poza zwykłą wydajność, pozwalają budować solidną kulturę organizacyjną.

• Wiedza i proces w jednym – to ważne, aby pracownikom zapewnić nie tylko narzędzie, czyli workflow, ale również pełną wiedzę o tym jak z niego korzystać. Codzienność niesie scenariusze, których architekt nie był w stanie w 100% przewidzieć, dlatego gromadzenie doświadczeń w intranetowej bazie wiedzy jest kluczowe
• Workflow jest nośnikiem procesu biznesowego – dobrze przygotowany obieg dokumentów nie wymaga wielkiej instrukcji. Co więcej szczególnie w sytuacji wdrażania nowych pracowników lub akwizycji nowych spółek, adopcja procesu jest szybsza
• Elastyczność w pracy codziennej – ponieważ obieg dokumentów nie może, a nawet nie powinien pokrywać całości możliwych scenariuszy konieczne jest wykorzystanie dobrej platformy intranetowej, aby zapewnić płynność komunikacji i pracy
• Ruch w intranecie – przenikanie się workflow i intranetu pozwala generować ciągły w nim ruch. Jest to bardzo ważne, ponieważ pozwala osiągać inne cele w komunikacji wewnętrznej.

Ekspert w digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych

Nexpertis to lider w projektowaniu i wdrażaniu Intranetu oraz elektronicznego obiegu dokumentów, co od kilkunastu lat z powodzeniem realizujemy w dużych firmach. Nasze rozwiązania opieramy na platformie SharePoint, idealnie przystosowanej do potrzeb nowoczesnych organizacji. W ciągu tych lat zrealizowaliśmy setki projektów wdrożeniowych, koncentrując się na digitalizacji, automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych firmy. Dzięki naszemu doświadczeniu tworzymy systemy precyzyjnie dopasowane do oczekiwań Klienta, gwarantując ich efektywność i długotrwałą skuteczność.