Intranet

Dobra komunikacja to podstawowa cecha każdej szybko rozwijającej się organizacji. Internet może być kluczowym narzędziem polepszenia komunikacji, współpracy i doskonalenia. Zapraszamy do naszego kompendium wiedzy o intranecie.

dowiedz się więcej

Spis treści

Po co mi intranet?

Dobrze wdrożony intranet to coś więcej niż portal, to platforma komunikacyjna. Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie „po co mi intranet?”, ponieważ intranet odzwierciedla unikalny charakter organizacji, dla której został przygotowany.

Intranet zapewnia komunikację wewnętrzną, ale nie można jej traktować jako cel sam w sobie. Dobry intranet pozwala optymalizować pracę i kształtować organizację. Przedstawiamy główne powody, dla których firmy wdrażają intranet.

Zwiększenie efektywności w codziennej pracy
Z czego wynika? Głównie z dostępności informacji, zasobów i efektywnej komunikacji. Pracownicy poświęcają bardzo dużo czasu na wyszukiwanie niezbędnych danych. Czas ten można znacznie skrócić jeżeli odpowiednio zorganizowane informacje zostaną udostępnione w intranecie.

Budowa kultury organizacyjnej
Kultura może mieć wiele wymiarów, zawsze jednak wymaga posiadania medium za pomocą, którego prowadzony jest dialog w zespole oraz w całej organizacji. Bez komunikacji nie ma edukacji, a bez niej trwałej zmiany. Dobry intranet to narzędzie do kształtowania społeczności firmowej, a tym samym zmiany mentalności, a dalej zmian w ramach całej spółki.

Kultura współdzielenia
Zdecydowana większość przygotowanych materiałów, plików, raportów zawiera bardzo wartościowe informacje przydatne nie tylko twórcy, ale i innym członkom zespołu. Intranet pozwala budować kulturę dzielenia się informacjami tak, aby nie było konieczne dublowanie pracy potrzebnej do jej wytworzenia. Odpowiednie wdrożenie zasad udostępniania informacji zapewnia efektywny poziom bezpieczeństwa i zgodność z przepisami w odniesieniu do danych wrażliwych.

Poprawa komunikacji
Dobra komunikacja jest podstawą każdego organizacyjnego sukcesu. Dobrze zrealizowany intranet jest platformą komunikacji, w odniesieniu relacji takich jak: firma – pracownik, pracownik – pracownik, pracownik – firma. Powinien być też dla organizacji źródłem cennych informacji zwrotnych przekazywanych przez pracowników, służących jej ciągłemu doskonaleniu. Komunikacja powinna przybierać przy tym różne formy, od bardzo statycznych takich jak artykuły, newsy, kalendarium przez interaktywne jak ankiety, po komunikację bezpośrednią z wykorzystaniem czatu lub wideokonferencji. Wszystko to powinno być składową nowoczesnej idei określanej mianem digital work space.

Wdrażanie procesów i standardów
Dobry intranet jest zarówno miejscem gromadzenia wiedzy o standardach obowiązujących w organizacji jak również przestrzenią realizacji procesów biznesowych w elektronicznym obiegu dokumentów. Najlepiej, aby oba te środowiska wzajemnie się przenikały.

Doskonalenie i innowacyjność
Budowa kultury innowacji i doskonalenia wymaga dobrej komunikacji zachęcającej do dyskusji i dzielenia się pomysłami. Świetnie sprawdza się tu crowd sourcing, który umożliwia zgłaszanie pomysłów, głosowanie, gdzie wyrażanie opinii przez pracowników jest łatwe i komfortowe.

Wewnętrzne rekrutacje i polecenia
Dobrze zaprojektowany i wdrożony intranet może wspierać działania rekrutacyjne przez promowanie określonych programów kadrowych i regularne informowanie o pojawiających się szansach.

Identyfikacja z organizacją
Dzięki dobrej promocji i prezentacji firmy jako miejsca samodoskonalenia i rozwoju osobistego zmienia się postrzeganie organizacji. Dodatkowo zapewnienie przestrzeni do komunikacji, która gwarantuje szybkie bieżące informowanie pracowników oraz przepływ informacji zwrotnej pozwala zapobiegać oraz reagować na sytuacje kryzysowe.

Współpraca w podróży i na home office
Nowoczesny intranet powinien wspierać codzienną pracę, również lub może przede wszystkim w modelu pracy zdalnej. Jest on wtedy czymś więcej niż elektroniczną gazetką firmową. To platforma współpracy, która pozwala wspólnie gromadzić zasoby, pracować nad nimi oraz komunikować się z dowolnego miejsca.

Digital work space
Każda nowoczesna organizacja wykorzystuje dziesiątki, a nawet setki różnych systemów. Funkcjonalny intranet powinien systematyzować te aplikacje, dając poczucie posiadania spójnego systemu. Powinien również umożliwiać szybki dostęp do właściwych narzędzi. Jest to szczególnie istotne w procesie adaptacji nowych pracowników. Pozwala skrócić czas ich wdrożenia, a co za tym idzie zmniejszyć koszty.

Aby dobrze zidentyfikować cele wdrożenia intranetu dla konkretnej organizacji konieczna jest analiza obejmująca budowę strategii komunikacji wewnętrznej oraz zbadanie realnych potrzeb zespołów jak i całej organizacji. Dopiero na tej podstawie można zdefiniować jakie funkcjonalności będą najbardziej przydatne, czy jaka będzie kolejność ich uruchamiania oraz również jaka będzie struktura informacji przy projektowanym portalu intranetowego.

Kto z nas nie uczestniczył w dwugodzinnych poszukiwaniach ostatniej wektorowej wersji logo?
Dobrze wdrożony intranet pozwala zaoszczędzić czas marnowany na szukanie informacji.

Jakże często odkrywamy w firmach koło na nowo. Jakże często można usłyszeć w firmie, przecież już to zrobiliśmy.
Dobrze zaprojektowany intranet pozwala się dzielić informacjami i plikami, umożliwia pacę grupową nad nimi.

Pułkownik, czyli 7 grzechów głównych intranetu

Nowy intranet z reguły budzi ogromne oczekiwania. Wyobrażamy sobie lepszą komunikację, lepszą współpracę, nowego ducha w firmie. Często jednak te rozbudzone nadzieje kończą się wielkim rozczarowaniem. Powstaje rozwiązanie zwane potocznie „pułkownikiem”, czyli system, który został wdrożony, uruchomiony, ale ze względu na swoją „nietrafioną” funkcjonalność nie jest wykorzystywany przez użytkowników, dla których został stworzony. Analizując takie wdrożenia można wyspecyfikować kilka podstawowych przyczyn takich porażek projektowych:

Grzech główny: brak analizy i brak strategii

Intranet jest tylko jednym z wielu z narzędzi do realizacji strategii komunikacji. Aby odnieść korzyści z intranetu, konieczne jest ustalenie celu, do którego zmierzamy oraz plan realizacji. Jeżeli nie wiemy co chcemy osiągnąć, to nigdy tego nie osiągniemy, warto o tym pamiętać przy rozpoczynaniu każdego projektu. Wdrożenie intranetu nie jest tutaj wyjątkiem. Wszystkie inne grzechy intranetu w mniejszym lub większym stopniu są pochodną braku analizy i opracowania odpowiedniej strategii.

Gazetka firmowa, tuba propagandowa

Jest to najszybszy sposób, aby zrazić użytkowników do korzystania z intranetu. Pracownicy korzystają z intranetu, aby zrealizować partykularne interesy: znaleźć informacje, dokument lub aplikację. Jeżeli nie będą mogli zrealizować swoich potrzeb to żadne, choćby najciekawsze funkcjonalności nie skłonią ich do powrotu. Właśnie dlatego tak bardzo ważna jest analiza i strategia – patrz grzech pierwszy.

Brak potrzebnych funkcjonalności

Jednostronna komunikacja

Intranet generacji 1.0 był głównie miejscem udostępniania artykułów i informacji. Od współczesnych narzędzi intranetowych oczekujemy znacznie więcej, to kompleksowe platformy komunikacji i współpracy. Można je przyrównać do wirtualnego biura, w którym spotykamy się, aby tworzyć nowe treści i pracować nad rozwiązaniami. Dlatego obszar ten coraz częściej nazywamy digital work space.

Brak odpowiedzialnego

W biznesie to w zasadzie oczywiste, jednak w praktyce nieraz oczekujemy, że intranet będzie się rozwijał sam. Tak się jednak nie stanie. Intranet pozostawiony sam sobie nie przetrwa. Konieczne jest zaangażowanie entuzjasty, który będzie dbał o aktualność treści oraz rozumiał firmę i kierunki, w których się rozwija. Dzięki temu intranet będzie miejscem, gdzie dzieje się życie firmowe i ciągły rozwój.

Samotna wyspa

Intranet z reguły jest jednym z wielu systemów wykorzystywanych przez organizację. W związku z tym, nie powinien być samotną wyspą oderwaną od całego informatycznego ekosystemu, lecz być jego integralną, centralną częścią spajającą procesy firmowe. Dobry intranet daje poczucie spójności narzędzi i procesów firmowych, dzięki czemu jest miejscem, do którego pracownicy chętnie wracają, ponieważ zapewnia im on komfortowe oraz ergonomiczne miejsce codziennej pracy.

Brak dostępu

Współczesne wymagania wobec biznesu sprawiają, że praca często odbywa się poza biurem. Dlatego brak dostępu z zewnątrz organizacji, czy brak dostępu z urządzeń mobilnych znacznie obniża realną przydatność intranetu. To zrozumiałe, że niejednokrotnie wymogi bezpieczeństwa utrudniają lub często wręcz uniemożliwiają taki dostęp. W większości przypadków jednak są to tylko wyzwania technologiczne, które z wykorzystaniem odpowiednich rozwiązań np. chmurowych można łatwo przezwyciężyć.

7 mitów intranetu

Przez lata wokół intranetu narosło wiele mitów i fałszywych wyobrażeń. Często błędne przeświadczenia już na wstępie zniechęcają do jego wdrożenia. Jest wiele powodów, dla których tak się dzieje: często traktuje się wdrożenie intranetu jak projekt IT lub skupia przede wszystkim na wyborze technologii. Oto najpopularniejsze mity:

Intranet jest niepotrzebny

Skoro firma do tej pory radziła sobie bez intranetu i miała się dobrze, po co zatem coś zmieniać? Faktycznie wiele firm rozwinęło się bez intranetu, czy jednak była to najlepsza droga, czy nie dało się osiągnąć więcej? Rozwój firmy jest możliwy, dzięki intelektualnemu wkładowi wszystkich pracowników, jednak bez dobrej komunikacji wewnętrznej nie da się wykorzystać tego potencjału. Istnieje wiele dowodów na to, że firmy charakteryzujące się dobrą komunikacją rozwijają się najszybciej, potrafią sprawnie wdrażać zmiany i pokonywać kryzysy. Zatem nowoczesny intranet, powinien być systemem „must have” dla każdej organizacji, której celem jest rozwój.

Intranet jest tylko dla dużych

Faktycznie kiedyś tak było, jednak to się zmieniło. Współczesny intranet można wdrożyć bardzo szybko i nie jest to wielki projekt. Intranet jako platforma komunikacji i współpracy. Jest on narzędziem dla firm każdej wielkości. Dobra platforma intranetowa ma funkcjonalności, które potrzebne są na teraz, a czasem są one bardzo podstawowe. Z biegiem czasu można je również rozbudowywać i poszerzać na miarę rosnących potrzeb.

Duże koszty wdrożenia

Wdrożenie intranetu wcale nie musi być kosztowne. Wykonanie dobrej analizy pozwala się skupić na kluczowych potrzebach i ograniczyć szereg niepotrzebnych kosztów. Warto wykorzystać tu strategię MVP i pamiętać, że znacznie lepiej jest ciągle rozwijać małymi kroczkami, niż jednorazowo wdrożyć duży projekt.

Forum jest niezbędne do dobrej komunikacji

Forum kojarzy się z niezbędnym elementem komunikacji. Współcześnie dostępne są o wiele lepsze rozwiązania na przykład MS Teams. Oprócz tego forum ma też szereg wad, które sprawiają, że bywa przyczyną kryzysów komunikacyjnych.

Intranet i korporacyjne narzędzia społecznościowe zabierają czas pracownikom

Bez wątpienia pracownicy spędzają coraz więcej czasu na korzystaniu z tego typu rozwiązań. To naturalne, że pojawia się obawa, czy jest to czas spędzony efektywnie. Trzeba pamiętać, że do pewnego stopnia jest to problem nie technologiczny, a organizacyjny. Rozwiązanie tkwi w budowie odpowiedniej kultury organizacyjnej. Z drugiej strony jeżeli chcemy skorzystać z potencjału intelektualnego naszych pracowników, to jeśli mają oni szukać nowych rozwiązań i pracować efektywnie, to właśnie w otwartej, efektywnej komunikacji z wykorzystaniem systemów informatycznych tkwi źródło sukcesu.

Uruchomienie intranetu wymaga własnego IT

Wdrożenie intranetu tylko w niewielkim stopniu jest projektem informatycznym. Przede wszystkim jest to projekt komunikacyjny i organizacyjny. Współczesne platformy intranetowe umożliwiają uruchomienie intranetu przy minimalnym zaangażowaniu własnego IT. Wykorzystanie rozwiązań chmurowych sprawia, że nie potrzeba własnej infrastruktury.

Im więcej funkcjonalności tym lepiej

Z całą pewnością nie. W intranecie sprawdza się strategia less is more. Najważniejsze jest zrozumienie potrzeb użytkownika i zaspokojenie tych najważniejszych. Często chodzi o dostarczenie bardzo podstawowych funkcjonalności jak książka adresowa, baza plików, czy najczęściej używanych aplikacji. Jest to motor ruchu w intranecie i pozwala osiągać kolejne cele w komunikacji wewnętrznej.

Czym jest intranet?

Intranet jest zintegrowanym środowiskiem komunikacyjnym.

Udostępnia szereg funkcjonalności, których celem jest:

Organizacja pracy zespołowej
Komunikacja
Zarządzanie wiedzą
Doskonalenie organizacji

Dobrze wdrożony intranet odpowiada na indywidualne potrzeby organizacji. Dlatego każdy intranet jest inny.

Funkcjonalności

Funkcjonalności intranetu zawsze powinny być odpowiedzią na konkretne potrzeby. Wnikliwa analiza powinna odpowiedzieć na pytanie, które z modułów powinny być zastosowane i w jaki sposób:

Aktualności

Aktualności mogą być wyświetlane na stronach działów, a jeśli są wyjątkowo ważne mogą awansować na stronę główną. Istnieje kilka sposobów prezentacji aktualności:

Slajder
Galeria kafelków
Lista
Czerwony pasek

Aktualność może być oznaczona tagiem jednostki organizacyjnej lub innym.
Publikacja aktualności może uruchamiać publikacje na Teams lub innym komunikatorze.

Lista aplikacji

Lista aplikacji to bardzo prosta funkcjonalność, to baza linków do najpopularniejszych aplikacji w organizacji. Dzięki tej funkcjonalności pracownicy nie muszą gromadzić odnośników w „ulubionych” w przeglądarce internetowej.

Książka telefoniczna

Jedną z najbardziej poszukiwanych informacji są dane kontaktowe użytkowników. Kluczowa jest łatwość wyszukania danych oraz dobra prezentacja wyników. Dane w książce telefonicznej są pobierane z Active Directory, co zapewnia ich aktualność.

Wizytówki pracowników

Wizytówki działów wzbogacają witryny działów. Dzięki temu już na pierwszy rzut oka wiadomo kto kieruje określoną jednostką organizacyjną. Integracja z AD umożliwia automatyczna aktualizację informacji.

Biblioteka dokumentów

Biblioteka dokumentów umożliwia łatwe dzielenie się dokumentami. Wzorcowym rozwiązaniem jest tu OneDrive i SharePoint z Office 365. Umożliwia on łatwe dzielenie się dokumentami na witrynach, a jednocześnie pełną integrację z systemem plików na komputerach poszczególnych pracowników.

Baza wiedzy

Baza wiedzy umożliwia tworzenie artykułów i umieszczanie ich w strukturze drzewiastej. Artykuły mogą mieć różnych właścicieli oraz plan przeglądów aktualności. Elastyczny edytor pozwala łatwo edytować treści oraz osadzać elementy interaktywne.

Portal HR

Intranet jest najbardziej naturalną lokalizacją takich funkcjonalności jak wniosek urlopowy, wniosek o benefity, czy paski wynagrodzeń. Umieszczenie portalu pracownika w intranecie jest też gwarancją większego ruchu, gdyż prezentowane tam informacje jak i funkcjonalności są wyjątkowo poszukiwane.

Wersja mobilna

Dostęp do intranetu z aplikacji mobilnych jest coraz częściej obligatoryjnym oczekiwaniem Zamawiających. Funkcjonalność można zrealizować na dwa, niewykluczające się wzajemnie sposoby: strona internetowa RWD lub aplikacja.

Szkolenia

Zarządzanie szkoleniami obejmuje przede wszystkim udostępnianie materiałów edukacyjnych również w formacie SCORM. Dodatkowo można wykorzystać rozwiązanie workflow do planowania szkoleń oraz udostępniania możliwości zapisywania się na szkolenia.

Ankiety i formularze

Ankiety pozwalają zbierać informację zwrotną od zespołu. Dobre ankiety pozwalają tworzyć bardzo rozbudowane formularze i gromadzić odpowiedzi. Inne bardzo przydatne funkcjonalności to eksport wyników do EXCEL oraz możliwość wysłania formularz poza organizację.

Kalendarium

Kalendarium jest sposobem na prezentację aktualności w ujęciu harmonogramowym. Pojawiają się tu artykuły, które zostały oznaczone jako wydarzenia i zawierają datę oraz ewentualnie godzinę. Takie rozwiązanie jest bardzo praktyczne, ponieważ pozwala na elastyczne rozwijanie artykułu na temat wydarzenia. Na przykład, na początku roku można wypełnić kilka wydarzeń tylko hasłowo informujących o planowanych wydarzeniach. W miarę zbliżania się wydarzenia można je rozbudowywać. Przed samym wydarzeniem artykuł może stać się wręcz głównym wydarzeniem na slajderze.

Galeria

Galeria jest jednym z najprostszych narzędzi komunikacji, jednak jej rola jest nieoceniona. Prezentacja zdjęć z wyjazdów firmowych, targów i eventów branżowych buduje atmosferę, której nie da się oddać innymi metodami komunikacji.

Rekrutacje

Jeżeli organizacja prowadzi intensywne działania rekrutacyjne uruchomienie wewnętrznych programów zatrudnienia i poleceń jest znakomitym i powszechnie stosowanym pomysłem. Prezentacja listy rekrutacji w intranecie może być doskonałą metodą komunikacji takich programów.

Struktura organizacyjna

Prezentacja struktury organizacyjnej jest jedną z najbardziej pożądanych funkcjonalności w intracie. Jeżeli zamawiający dysponuje narzędziami z domeny Office 365 takimi jak Teams i Deleve, to możliwym staje się wykorzystanie wbudowanych funkcjonalności. W przeciwnym wypadku można użyć dodatkowych rozwiązań.

Rezerwacje sal

Mechanizm rezerwacji umożliwia współdzielenie informacji o wykorzystaniu sal. Możliwe jest wprowadzenie kroku akceptacji managera Sali w celu uniknięcia konfliktów. Przy każdej salce możliwe jest umieszczenie ekranu z prezentacja dostępności.

Bank pomysłów

Bank pomysłów bazuje na koncepcji croud sourcingu, czyli założeniu, że użytkownicy wiedzą, jak rozwiązać problemy, o których istnieniu nie wiem nawet zarząd. Możliwość zgłaszania pomysłów, dyskutowania i głosowania demokratyzuje proces doskonalenia.

Witryna adaptacji

Witryna adaptacji to zbiór informacji przygotowany dla nowego pracownika. Można tam znaleźć wszystko o czym nowy pracownik powinien wiedzieć rozpoczynając pracę. Wdrożenie witryny adaptacji to element powtarzalności i podnoszenia jakości we wdrożeniu.

Kiosk

Dla pracowników, którzy nie posiadają komputera można udostępnić kioski, czyli ogólno-dostępne komputery. Mogą one pełnić funkcję informacyjną lub zapewniać dodatkowe funkcjonalności jak wniosek urlopowy, czy wniosek o benefity.

Lista projektów

Aby zapewnić dobrą promocję projektów transformacji organizacji konieczne jest umieszczenie informacji o nich w intranecie. Obejmuje to bazę wiedzy oraz dane kontaktowe jak również odpowiednią promocje wydarzeń i aktualności.

Jak policzyć korzyści

Każda organizacja rozważając inwestycję w intranet musi ocenić korzyści i koszty. Oczywiście najchętniej zobaczylibyśmy EXCEL z rachunkiem ekonomicznym jednak nie jest to takie proste. Tylko niektóre korzyści można prosto sprowadzić do liczb.

Oszczędność czasu

Poszukiwanie informacji to jedno z najbardziej czasochłonnych zajęć pracowników biurowych. Zastosowanie dobrej architektury i wyszukiwarki w intrancie może znacznie zoptymalizować te koszty. Provident S.A. oceniło w 2017 roku, że wdrożenie intranetu umożliwiło zaoszczędzenie 1 godziny miesięcznie na pracownika (publikacja w dwumiesięczniku Nasz Provident).

Współpraca

Wykorzystanie narzędzi do współpracy takich jak witryny zespołów, czy biblioteki dokumentów ułatwia grupową pracę nad dokumentami. Realne oszczędności w tym obszarze mogą sięgać kilkudziesięciu godzin miesięcznie na jednego pracownika, w zależności od typu zadań.

Szybsza adaptacja nowego pracownika

Adaptacja pracownika jest ogromnym kosztem dla organizacji. Intranet znacznie zmniejsza te koszty przez dostarczanie materiałów edukacyjnych i procedur. Zamiast dopytywać się o wniosek urlopowy, czy zamówienie nowego sprzętu pracownik otrzymuje ujednolicony panel, na którym znajdzie wszystkie potrzebne opcje.

Zmniejszenie ryzyka

Intranet pomaga minimalizować szereg czynników ryzyka co stosunkowo łatwo da się sprowadzić do wymiernych korzyści:

Procedury firmowe – intranetowa baza wiedzy może zawierać przystępne opisy procedur firmowych.
Umożliwia ciągłe doskonalenie i edukację pracowników.
Bezpieczeństwo dokumentów – dokumenty składowane w witrynach zespołów
Komunikacja

Ujednolicenie komunikacji wewnętrznej

Chaos w komunikacji jest niezwykle kosztowny. Nierzadko w organizacjach rozwijają się wiele kultur komunikacji opartych na różnych narzędziach. Ujednolicenie komunikacji do, na przykład Teams i SharePoint pozwala zaoszczędzić kilka godzin miesięcznie każdemu pracownikowi.

Jaką wybrać platformę

Wybór platformy do realizacji intranetu to jedna z kluczowych decyzji na drodze do wdrożenia. Za każdym razem trzeba zacząć od dogłębnej analizy potrzeb i celów w komunikacji. W przeciwnym wypadku łatwo zabrnąć w ślepą uliczkę lub zablokować sobie istotne kierunki rozwoju. Oto kilka czynników które warto wziąć pod uwagę wybierając platformę:

Chmura czy onPremises

	Chmura	onPremises
Bezpieczeństwo	Jest wielu dostawców rozwiązań chmurowych. Chmura nie oznacza mniejszego bezpieczeństwa, a często wręcz większe. Ważne, że odpowiedzialność za bezpieczeństwo naszego rozwiązania spoczywa na dostawcy.	Rozwiązanie jest tak bezpieczne jak sieć wewnątrz firmy. Za bezpieczeństwo odpowiadają wewnętrzne służby w organizacji.
Dostępność	Intranet jest dostępny z dowolnego miejsca na ziemi.	Intranet jest dostępny wewnątrz sieci firmowej. Bardzo często działa w obrębie sieci VPN, co może ograniczać dostęp do intranetu.
Skalowalność	Szybkie dodawanie nowych użytkowników. Dostawca odpowiada za wydajność rozwiązania. Z reguły konieczny jest zakup nowych licencji.	Zwiększenie liczby użytkowników często wiąże się ze zwiększeniem zasobów na serwerach lub wręcz zakupem nowego sprzętu i licencji. Najczęściej zakup nowych licencji nie jest konieczny.
Rozwój	Nowe funkcjonalności często dostępne są „z pudełka”. Dopisanie własnych indywidualnych modułów jest dostępne tylko w największych rozwiązaniach. Dostosowanie systemu dokładnie pod potrzeby nie zawsze jest możliwe.	Z reguły system można rozwijać dowolnie, według własnych potrzeb.
Szybkość wdrożenia	System w wersji podstawowej jest dostępny od razu.	Wdrożenie trwa powyżej 1 tygodnia.

Gazetka firmowa czy prawdziwe środowisko współpracy?

Współczesny intranet dawno już przestał być gazetką firmową, to raczej kompleksowa platforma komunikacji i współpracy. Najbardziej rozbudowane funkcjonalnie rozwiązania jak Office 365 to miks portalu intranetowego, czatu oraz narzędzia do wideokonferencji i repozytorium dokumentów.

Open Source, czy duży dostawca?

Wybór rozwiązania opensource takiego jak na przykład WordPress, jest bardzo uzasadnione, gdy intranet ma pełnić rolę portalu informacyjnego bez komponentu współtworzenia i komunikacji. Nie bez znaczenia jest ogromna ilość dodatków. Trzeba jednak pamiętać, że opensource nie oznacza, że nie pojawią się dodatkowe wydatki. Często są one ukryte w podwyższonych kosztach utrzymania lub w innych rozwiązaniach problemów. Wykorzystanie dużych zamkniętych systemów pozwala, do pewnego stopnia przenieść odpowiedzialność na dostawcę. Koszty z reguły są znane od początku.

Perspektywy rozwoju

Intranet jak mało które rozwiązanie w firmie musi ciągle się dostosowywać do zmieniających się celów i potrzeb organizacji. Dlatego warto wziąć pod wagę na ile wybrana platforma jest elastyczna i będzie umożliwiała szybki rozwój. Czy dysponuje gotowymi komponentami? Czy nie ma blokad rozwoju technologicznego lub wydajnościowego. Czy dostawca posiada roadmape rozwoju produktu?

Łatwość tworzenia treści

Intranet, aby pozostać żywym narzędziem firmowym musi być ciągle aktualizowany. Dlatego tworzenie treści i osadzanie widgetów musi być bardzo łatwe. System uprawnień musi być na tyle elastyczny, aby umożliwić samodzielne tworzenie całych witryn wybranym pracownikom.

Partner Lock

Partner lock jest to zjawisko polegające na ograniczeniu zamawiającemu możliwości współpracy do jednego dostawcy. Dzieje się tak, gdy wdrażamy rozwiązanie, do którego producent nie posiada sieci partnerów, którzy potrafią wdrożyć system oraz go utrzymywać. Warto przeanalizować to ryzyko, gdyż w razie niepowodzenia zamawiający staje przed wyborem: albo kontynuuje niewygodną współpracę, albo buduje rozwiązanie od nowa z innym dostawcą. Jednym z czynników, które warto rozważyć to ilu deweloperów i partnerów funkcjonuje na rynku.

Informacja i wiedza jest kluczowa dla przydatności intranetu. Dobra wyszukiwarka powinna być jednym z kluczowych elementów intranetu i posiadać kilka niezbędnych cech: zaawansowane wyszukiwanie treści (najlepiej kontekstowe i wspierające fleksję dla języka portalu), wysoką wydajność i przeszukiwanie zawartości plików.

Jak wybrać dostawcę?

Śmiało można powiedzieć, że wybór firmy wdrażającej jest równie ważny jak wybór samej platformy. Wdrożenie nawet najlepszego rozwiązania można zepsuć w trakcie realizacji. Wybierając dostawcę warto przyjrzeć się kilku szczegółom:

Czy analiza jest częścią wdrożenia?

Każda organizacja jest inna, różni się celami, metodami działania i strategią. Dlatego też powinna mieć dedykowany tym potrzebom intranet. Wykonanie dobrej analizy zapewnia finalnie wdrożenie racjonalnej i funkcjonalnej platformy intranetowej z zaimplementowaną, przemyślaną architekturą informacji oraz narzędziami dodatkowymi.

Jaki plan na wspieranie we wdrożeniu klienta ma wykonawca?

Praktyka pokazuje, że jednym z najtrudniejszych elementów wdrożenia jest przygotowanie treści. Jest to zadanie zamawiającego. Dobry dostawca wspiera na tym etapie na kilka sposobów:

buduje architekturę informacji przez co tworzy zakres potrzebnych materiałów
wspiera w edycji treści, obejmuje to pomoc w edycji artykułów i porządkowaniu treści
pomaga w organizacji inwentaryzacji treści.

Jakie kompetencje posiada wykonawca?

Skuteczne wdrożenie intranetu wymaga bardzo szerokiej palety kompetencji:

technicznych – w kilku obszarach: administracji, developmentu i frontendu
analitycznych – wymaganych do przygotowania analizy obejmującej UCD (User-Centered Design )
komunikacyjnych – koniecznych do zbudowania dobrej strategii komunikacji wewnętrznej
graficznych – niezbędnych do wykonania atrakcyjnego dla użytkowników projektu graficznego
usability – kluczowa przy projektowaniu interfejsu zapewniającego wysoką użyteczność i ergonomię.

Czy wykonawca potrafi wykonać analizę?

Opasłe tomy dokumentacji nie świadczą o jakości prac analitycznych, liczy się przede wszystkim metodyka i skuteczność. Dobra analiza powinna obejmować kilka fundamentalnych zagadnień: cele komunikacji wewnętrznej, potrzeby i kompetencje różnych grup użytkowników. Kolejny krok to budowa architektury informacji i „usability study”. Bez uwzględnienia w analizie tych obszarów musimy zaakceptować wysokie ryzyko, że intranet stanie się „pułkownikiem” a życie, czyli komunikacja firmowa pozostanie w tym samym miejscu, w którym tkwiło przed rozpoczęciem wdrożenia. Doświadczony dostawca powinien od samego początku projektu uświadamiać klientowi że projekt wdrożenia intranetu jest przede wszystkim projektem organizacyjnym i komunikacyjnym.

Jaki pakiet szkoleń oferuje wykonawca?

Aby zapewnić ciągły rozwój intranetu nie wystarczy wykonać wdrożenie, trzeba jeszcze zbudować kompetencje. Dobry dostawca planuje szkolenia i dba o rozwój kompetencji Klienta.

Jakie wsparcie w rozwoju systemu zapewnia wykonawca?

Dobry dostawca wychodzi z inicjatywą kontynuowania rozwoju intranetu po pierwszym wdrożeniu. Najczęściej będzie dążył do mocnego okrojenia zakresu, aby uruchomić projekt jak najszybciej i od początku analizy będzie on budował plan dalszego rozwoju.

Idealny duet: intranet i obieg dokumentów

Osiągnięcie wysokiej wydajności w organizacji wymaga wykorzystania dedykowanego mixu różnych narzędzi. Kluczowe znaczenie ma tu intranet i obieg dokumentów. Wokół integracji intranetu i workflow narosło wiele niejasności.

Prawdziwa digitalizacja

Czym jest digitalizacja? To nie tylko pozbycie się papieru, to możliwość prowadzenia działalności operacyjnej z dowolnego miejsca, a przede wszystkim z domu. Dobry intranet jako platforma współpracy i komunikacji zapewnia tylko pierwszy poziom digitalizacji: możliwość współdzielenia plików i współpracy nad nimi. Do pełnej digitalizacji potrzebne są elektroniczne procesy biznesowe. Wzajemne przenikanie intranetu i workflow tworzy jedną platformę, a z tego wynika pełna wydajność.

Intranet nie zastępuje obiegu dokumentów

Połączenie intranetu i workflow jest tak oczywiste, że niektóre rozwiązania intranetowe oferują zalążki obiegu dokumentów, np. proste formularze. Wdrożenie takiego rozwiązania ma wiele zalet, trzeba jednak pamiętać, że takie proste obiegi nie są i nigdy nie będą systemami klasy BPS. Próby rozwijania tych rozwiązań są ślepą uliczką i zniechęcają użytkowników biznesowych. Najlepiej zatem podejść świadomie do tego zagadnienia i od razu wybrać osobną platformę workflow.

Czy wdrażać obieg dokumentów i intranet jednocześnie?

Choć istnieje wielka pokusa, aby uruchomić oba projekty to trzeba pamiętać o wielu ryzykownych aspektach z tego wynikających. Oba projekty z reguły wymagają czasu na adaptację, ponieważ nierzadko zmieniają przyzwyczajenia organizacyjne. Warto też pamiętać, że jeżeli najpierw wdrożymy intranet, to otrzymamy dodatkowe narzędzie komunikacji zmiany jaką jest wdrożenie workflow.

Korzyści z miksowania obiegu dokumentów i intranetu

Korzyści są niezaprzeczalne i wykraczają daleko poza zwykłą wydajność, pozwalają budować solidną kulturę organizacyjną.

Wiedza i proces w jednym – to ważne, aby pracownikom zapewnić nie tylko narzędzie, czyli workflow, ale również pełną wiedzę o tym jak z niego korzystać. Codzienność niesie scenariusze, których architekt nie był w stanie w 100% przewidzieć, dlatego gromadzenie doświadczeń w intranetowej bazie wiedzy jest kluczowe
Workflow jest nośnikiem procesu biznesowego – dobrze przygotowany obieg nie wymaga wielkiej instrukcji. Co więcej szczególnie w sytuacji wdrażania nowych pracowników lub akwizycji nowych spółek, adopcja procesu jest szybsza
Elastyczność w pracy codziennej – ponieważ obieg dokumentów nie może, a nawet nie powinien pokrywać całości możliwych scenariuszy konieczne jest wykorzystanie dobrej platformy intranetowej, aby zapewnić płynność komunikacji i pracy
Ruch w intranecie – przenikanie się workflow i intranetu pozwala generować ciągły w nim ruch. Jest to bardzo ważne, ponieważ pozwala osiągać inne cele w komunikacji wewnętrznej.

Intranet, a Teams

Uruchomienie rozwiązania Teams było strzałem w dziesiątkę. Niejedna organizacja doznała prawdziwej komunikacyjnej rewolucji dzięki temu narzędziu. Nieraz jednak pojawiają się kontrowersje jak pogodzić intranet z Teams. Czy narzędzia te nie wykluczają się wzajemnie? Jaką rolę powinny odegrać? Warto przyjrzeć się kilku zagadnieniom:

Przenikanie a nie kanibalizacja

Teams’y są podstawowym narzędziem komunikacji. W wielu firmach jest to pierwsza uruchamiana aplikacja. Teams’y umożliwiają bardzo dobrą kanalizację komunikacji. Z tego i wielu innych powodów nie trzeba się bronić przed przeniesieniem części komunikacji z intranetu do Temas:

Z jednej strony intranet może być osadzony w Teams i to wielokrotnie. Różne strony intranetu mogą być umieszczone w różnych kanałach, na przykład: informacje o benefitach w kanale „Sport”, a informacja o urlopach w kanale „HR”.
Z drugiej strony publikacja artykułu lub innej treści w intranecie może generować publikacje w określonych kanałach Teams, co zapewni znacznie większe zasięgi treści intranetowych. Dzięki temu znacznie trudniej jest przegapić nową publikację.

Obieg dokumentów daje idealne trio

Obieg dla procesów biznesowych to brakujące ogniwo w duecie Teams i intranet. Wiele procesów biznesowych opina zarówno komunikację w Teams jak i intranet. Dotyczy to zarówno procesów typowo HR takich jak na przykład: wniosek urlopowy, czy wniosek o benefit, przez procesy księgowe takie jak akceptacja faktury, czy rozliczenie delegacji kończąc na procesach typowo merytorycznych. Fragmenty obiegu dokumentów mogą być osadzane zarówno w intranecie jak i Teams’ach. Takie wzajemne przenikanie się tych narzędzi pozwala na naprawdę wydajną pracę. Więcej na ten temat można przeczytać w poradniku o workflow.

Część komunikacji warto przenieść do Teams

Niektóre funkcjonalności nie tylko można, ale po prostu warto przenieść do Teams.

Forum – komunikacja w statycznych wątkach zostaje na zawsze. Dlatego raz zapisane opinie, czy komentarze nieraz stawały się zarzewiem prawdziwych kryzysów komunikacyjnych. Choć Teams również zapewnia całą historię konwersacji, to jednak jest ona znacznie bardziej ulotna i generuje mniej konfliktów.
Tablica ogłoszeń – umożliwia wymianę ogłoszeń drobnych między pracownikami. Bardzo często takie ogłoszenia rodzą dodatkowe pytania, wymagają też wymiany dodatkowych informacji jak mapy, czy zdjęcia. Teams’y są najlepszym kanałem komunikacji w tym obszarze.

Intranet, a pracownik bez komputera

Komunikacja wewnętrzna jest bardzo ważna. Tylko jak ją zapewnić, gdy nasi pracownicy w znacznej części nie dysponują służbowymi komputerami? To jest dylemat wielu managerów. Zagadnienie to można podzielić na kilka punktów:

Jak można uzyskać dostęp do intranetu?

Kioski – to rozwiązanie polega na ustawieniu specjalnych komputerów umożliwiających zalogowanie. Pracownik może się autoryzować kartą zbliżeniową lub loginem i hasłem. Otrzyma pełny dostęp do intranetu. Decydując się na inwestycję w kioski warto rozważyć od razu digitalizację choćby najprostszych procesów HR: wnioski urlopowe, wnioski o benefit i zmiana danych adresowych
Monitory informacyjne – warto rozważyć jeśli planujemy wykorzystać intranet jako narzędzie do komunikacji jednostronnej w formie gazetki informacyjnej. Specjalny widok intranetu przeznaczony na duże ekrany w sposób ciągły przewija ważne treści informacyjne
Aplikacja mobilna – każdy intranet powinien być przygotowany na dostęp mobilny. Dostęp dla pracowników fizycznych może mieć dodatkową stronę startową pozwalającą na szybsze znalezienie najbardziej potrzebnych informacji
Prywatny komputer – pracownicy fizyczni mogą docierać do najpotrzebniejszych informacji z komputera prywatnego. Rozwiązanie to wymaga szczególnego zabezpieczenia intranetu, ponieważ jest on dostępny z zewnątrz. Alternatywą jest wykorzystanie rozwiązań chmurowych jak SharePoint On-line.

Pracownicy bez komputera, a intranet

Pracownicy fizyczni mają duże potrzeby komunikacyjne, choć są one nieco inne niż w przypadku pracowników umysłowych. Pracownicy fizyczni szukają przede wszystkim sytuacji z zakresu HR i aktualnej transformacji organizacyjnej. Bardzo potrzebne okazują się też obiegi dokumentów HR jak na przykład urlop.

Jak zrealizować taki intranet?

Dedykowany intranet z integracją z innym, większym intranetem. Takie rozwiązanie polega na wdrożeniu niezależnego, bardzo okrojonego funkcjonalnie intranetu tylko dla pracowników bez komputera. Treści w intranecie mogą być pobierane z pełnowymiarowego intranetu. Portal może być zabezpieczony autoryzacją na przykład w formie SMS
Dedykowany pakiet chmurowych rozwiązań. Jeżeli planujemy wykorzystać platformę Office 365 warto rozważyć specjalne pakiety dla pracowników bez komputera: F1, F3 lub F5. Pakiety te obejmują SharePoint w wersji uproszczonej. Są to licencje absolutnie wystarczające na realizację intranetu. Niezaprzeczalną korzyścią z takiej architektury jest spójność z intranetem dla pracowników umysłowych.

Co intranet ma wspólnego z portalem zasięgowym?

Pozornie nie ma tu żadnego wspólnego mianownika, lecz jednak jest jedna ważna analogia. Zrozumienie tej analogii bardzo porządkuje sposób patrzenia na intranet i jego rolę oraz sposób jego wykorzystania i projektowania.

Dwie perspektywy

W intranecie spotykają się dwie grupy interesu, które mają zupełnie różne cele. Są to pracownicy i szeroko rozumiany zarząd. Zrozumienie i odpowiednie zaadresowanie celów zapewnia ciągły ruch i ich realizowanie w komunikacji wewnętrznej.

Czego poszukują pracownicy?

Choć trudno się z tym pogodzić pracownicy nie szukają w intranecie informacji o ostatnio zdobytej nagrodzie, nawet jeśli to była nagroda za najlepszego pracodawcę roku. Pracownicy chcą zrealizować w intranecie swoje zawodowe potrzeby: szukają informacji, dokumentów lub procedur.

Po co intranet zarządzającym?

Najprostszą odpowiedzią jest optymalizacja jednak to dopiero początek. Intranet, w którym jest duży ruch może być bardzo skutecznym narzędziem komunikacji wewnętrznej służącej do budowania lojalności, o zmiany nawyków lub transformacji organizacyjnej. Więcej na ten temat można przeczytać w części: Po co mi intranet?

Zachowanie równowagi dzięki analizie

Dobra analiza pozwala na zaadresowanie obu perspektyw. Z jednej strony zawiera dokładną analizę potrzeb i nawyków pracowników. Z drugiej natomiast obejmuje strategię komunikacji lub przynajmniej sposoby realizacji, któreś z jej części. Bazując na tych danych można przystąpić do dalszego projektowania intranetu.

Wdrożenie intranetu – Jak się przygotować?

Wybór systemu i dostawcy może zająć sporo czasu. Równolegle można poczynić szereg przygotowań, które przyspieszą uruchomienie.

Inwentaryzuj treści

Jest to jedno z największych wyzwań w trakcie wdrożenia. Warto zacząć gromadzić treści, które powinny zostać umieszczone w intranecie. Wiele z nich okazuje się być na tym etapie nieaktualne lub wymaga odświeżenia szaty graficznej. Usystematyzowanie plików w strukturę folderów bardzo pomorze podczas analizy i budowy struktury informacji.

Przeanalizuj aktualną sytuację

Warto choćby przymierzyć się do budowy strategii komunikacyjnej. Ustalić jakie są podstawowe cele organizacji w komunikacji. Przykładowe cele to: zwiększenie zaangażowania, lepsze rekrutacje wewnętrzne lub przyspieszenie określonych zmian organizacyjnych.

Przeanalizuj użytkowników

Można przeanalizować zwyczaje użytkowników w zakresie komunikacji firma – pracownik oraz pracownik – pracownik. Jakich narzędzi używają? W jaki sposób gromadzą i wymieniają się plikami? W jakim stopniu występuje elektroniczny obieg dokumentów? Konieczne jest też ustalenie z jakimi użytkownikami mamy do czynienia. Jakie są ich kompetencje internetowe? Jakim sprzętem dysponują? W jaki sposób pracują?

Czy robić ankiety wśród pracowników?

Jest to jedno z najczęstszych pytań podczas analizy. Warto tu przytoczyć dwa cytaty znanych technologicznych rewolucjonistów:

Gdybym na początku swojej kariery jako przedsiębiorca zapytał klientów, czego chcą, wszyscy byliby zgodni: chcemy szybszych koni. Więc ich nie pytałem.

Henry Ford

Ludzie nie wiedzą czego chcą, dopóki im tego nie pokażesz.

Steve Jobs

Wniosek

Ankiety mogą być przydatne, ale trzeba brać poprawkę na częsty brak orientacji w możliwościach nowych technologii. Zdecydowanie lepiej jest wdrożyć małą, ale bardzo przydatną technologię, a następnie obserwować użytkowników. Często dopiero wtedy pojawiają się trafne pomysły.

Jak wdrażać intranet?

Krótka odpowiedź brzmi: skutecznie. Nie chodzi o wykonanie akademickich analiz i napisanie opasłych projektów. Intranet ma być bardzo praktycznym narzędziem. Każda firma jest inna, dlatego sposób przeprowadzenia analizy, kroki realizacji też powinny być dobierane indywidualnie.

Kroki

Analiza person i strategia organizacji – w trakcie analizy powstają karty person. Opisują one poszczególne typy użytkowników: ich cele, sposób korzystania z intranetu i poziom kompetencji. Dzięki temu możliwe jest zaadresowanie wszystkich potrzeb w odpowiedni sposób. Drugim etapem jest analiza celów organizacji, czyli co chcemy osiągnąć w komunikacji? Jak intranet może wesprzeć prowadzone projekty transformacyjne? Spisanie tych informacji i zatwierdzenie jest kluczowe dla osiągnięcia wysokiej jakości projektu
Architektura informacji – zbudowanie drzewiastej struktury treści pozwala usystematyzować materiał i funkcjonalności. Metoda sortowania kart umożliwia wyłowienie niespójności i braków w strukturze co bardzo dobrze wpływa na finalną jakość intranetu
Drzewo nawigacji – architektura informacji jest materiałem, który pozwala wyodrębnić poszczególne rodzaje nawigacji. Często powstaje więcej niż jedno drzewo nawigacji. Na tym etapie trzeba uwzględnić wynik analizy person, aby nawigacja ułatwiała dotarcie do treści, a nie była tylko prostą systematyzacją treści
Prototyp LoFi – wstępne prototypy pokazujące kierunkowo kształt rozwiązania pozwalają szybko zatwierdzić ogólne kierunki działania
Prototyp HiFi – choć są to czarno-białe strony, to jednak w pełni pokazują sposób działania serwisu i niektóre interaktywne funkcjonalności. Dzięki temu Klient nie ma wątpliwości jak będzie działało finalne rozwiązanie. Prototypy zawiera wszystkie zinwentaryzowane artykuły, dzięki czemu wiadomo jaki jest zakres migracji. Stanowi to checklistę wdrożenia co okazuje się być kluczowe na etapie importu treści
Projekt graficzny – przygotowanie projektu wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu projektowania graficznego, usability oraz budowy front-endu. Projekt powinien uwzględniać identyfikację Klienta, a jednocześnie być bardzo praktyczny
Plan wdrożenia i uruchomienia – plan obejmuje migrację treści, komunikację w organizacji oraz start systemu.

Ile to powinno trwać?

Wykonanie analizy z punktów 1-5 powinno trwać do 5 dni. Dla mniejszych instalacji możliwe jest wykonanie analizy w 2-3 dni.

Przygotowanie projektu graficznego zależy od indywidualnych warunków Zamawiającego. Często projekt graficzny wzbudza największe dyskusje dlatego bardzo ważna jest rola projektanta graficznego, który potrafi prowadzić merytoryczną dyskusję opartą na argumentach. Ten etap powinien trwać około 10 dni.

Wdrożenie i migracja zajmuje z reguły 2-3 miesięcy. Czynnikiem determinującym długość tego etapu jest migracja treści, dlatego warto się do niej dobrze przygotować.

Jeżeli plan wdrożenia intranetu jest dłuższy niż 4 miesiące warto zastanowić się nad podziałem na więcej etapów, aby jak najszybciej uruchomić rozwiązanie w organizacji.

Kogo zaangażować?

Przy wyborze członków zespołu projektowego należy pamiętać, że nie jest to projekt informatyczny, a organizacyjny. Należy się zastanowić co dana osoba może wnieść nie tylko do samego projektu, ale również do całej komunikacji w organizacji. Warto zadać sobie kilka pytań:

Czy jest to osoba, która jest entuzjastycznie nastawiona do zmiany?
Czy jest ona uważana za autorytet i jest opiniotwórcza w organizacji?
Czy zna organizację i rozumie ducha w niej panującego?
Czy jest decyzyjna?
Czy potrafi prowadzić dyskusję opartą na argumentach?

Jak prowadzić uruchomienie?

Dobra komunikacja w organizacji to podstawa sukcesu intranetu. Trzeba postawić sobie tu kilka celów:

Przekonanie użytkowników, że intranet jest potrzebny i zaspokoi konkretne potrzeby
Dostarczenie kompetencji tak, aby użytkownicy nie zrazili się do rozwiązania.

Warto wykorzystać różne narzędzia komunikacyjne: plakaty, mailingi lub publikacje na Teams. Komunikacja powinna się koncentrować na benefitach użytkownika. Na tym etapie bardzo ważną rolę do odegrania mają członkowie zespołu projektowego, którzy są ambasadorami projektu.

Budowanie kompetencji można zrealizować na kilka sposobów:

Krótkie filmiki prezentujące konkretne funkcyjności
Szkolenia, które mogą być szczególnie przydatne jeżeli kompetencje komputerowe nie są zbyt rozwinięte w organizacji
Szkolenie train the trainers, które polega na przeszkoleniu kluczowych pracowników tak, aby mogli przekazywać wiedzę dalej.

Jak skutecznie utrzymywać intranet?

Uruchomienie intranetu często jest kluczowym momentem w życiu projektu. Aby organizacja odniosła trwałą korzyść z wdrożenia konieczne jest zadbanie o to, by wdrożenie było nie tylko jednorazowym fajerwerkiem, ale elementem procesu komunikacji.

Wyznacz pracowników

Jest to jeden z kluczowych czynników wpływających na długofalowy sukces intranetu. Utrzymanie intranetu nie wymaga całego etatu, ale na pewno wymaga wyznaczenia osoby, która swoim entuzjazmem i determinacją zapewni ciągły rozwój.

Dbaj o regularność

Komunikacja w intranecie powinna stać się codziennością. Aby to osiągnąć potrzebna jest edukacja i determinacja ze strony sponsora projektu. Nie bez znaczenia są też decyzje organizacyjne, polegające na tym, że nie wysyłamy już informacji na mail wszycscy@….

Obserwacja i feedback

Organizacja ciągle się zmienia, intranet powinien być narzędziem komunikacji zmiany, a co najmniej nadążać za nią. Aby to było możliwe konieczna jest bliska współpraca z zarządem i głębokie organizacyjne przekonanie o kluczowej roli intranetu.

Dbaj o aktualność

Intranet powinien być jedynym źródłem prawdy w wybranych obszarach komunikacji. Dokumenty powinny być regularnie przeglądane, a wręcz aktualizowane na intrancie. Dzięki temu unikniemy powstania drugiego obiegu informacji, który byłby zabójczy dla intranetu.

Codzienne doskonalenie

Wdrożenie nie jest końcem projektu intranetowego, wręcz przeciwnie to początek. Aby ciągły rozwój mógł być możliwy, koniecznym jest zapewnienie dostawcy, który będzie ciągle informował o najnowszych trendach i realizował zmiany.

5 najczęstszych błędów we wdrożeniu intranetu

Świat firm i korporacji jest pełny przykładów nieudanych wdrożeń intranetowych. Większość tych porażek ma wspólny mianownik.

Brak analizy

Najczęściej wynika z chęci szybkiego wdrożenia rozwiązania lub ze strategii przyjętej przez dostawcę polegającej na dostarczaniu rozwiązań z jednego szablonu. Zdarza się, że dostawca proponuje zbiór komponentów i oczekuje, że zespół projektowy po prostu wybierze kilka. Tak wdrożony intranet najczęściej nie odpowiada na potrzeby pracowników i staje się pułkownikiem, czyli wdrożonym, ale martwym systemem.

Gazetka firmowa

Do pewnego stopnia jest to również pokłosie braku analizy. Geneza problemu polega na błędnym przekonaniu, że pracownicy będą zainteresowani treściami promocyjnymi na temat firmy. Pracownicy wracają do intranetu przede wszystkim dlatego, że mogą znaleźć treści, pliki lub funkcjonalności, które pozwalają im lepiej realizować swoje obowiązki.

Zignorowanie migracji treści

Migracja treści jest jednym z najtrudniejszych części wdrożenia. Przy większości wdrożeń okazuje się, że zamawiający dysponuje sporymi zasobami, które jednak wymagają inwentaryzacji, sprawdzenia pod kątem aktualności lub aktualizacji brandingu. Jest to najczęstszy czynnik powodujący wydłużenie harmonogramu wdrożenia.

Brak komunikacji

Intranet nie może powstawać w oderwaniu od organizacji. System ma być platformą komunikacji i współpracy dlatego musi być odpowiednio zaprezentowany. Proces komunikacji w organizacji jest równie ważny co sama analiza i wdrożenie. Nie można liczyć na to, że użytkownicy będą zachwyceni rozwiązaniem którego nie są do pewnego stopnia twórcami.

Brak utrzymania i rozwoju

Często wynika z przekonania, że intranet to samograj, który sam się utrzyma. Tak jednak nie jest, potrzeba świadomych działań, aby intranet był miejscem życia firmowego i aby nie pojawił się drugi obieg informacji. Najczęstszymi czynnikami wpływającymi na ten błąd jest brak wyznaczonych pracowników i dostawcy opiekującego się platformą.

Kiedy intranet jest dobry?

Co to znaczy, że intranet jest dobry? Odpowiedź na to pytanie wiele mówi o roli współczesnego intranetu w organizacji.

Kiedy boisz się, że zaniknie

Intranet powinien być miejscem, gdzie dzieje się firmowe życie. Tu prowadzona jest komunikacja, dyskusje i odbywa się zmiana organizacyjna. Krótko mówiąc, jeżeli projekt intranetowy się udał to nie potrafimy bez niego żyć.

Gdy wracasz do niego po potrzebne informacje

Informacje, które można w nim znaleźć można ze sobą sumować. Zatem intranet musi być odpowiedzią na faktyczne potrzeby użytkowników, tylko to jest gwarantem ciągłego ruchu.

Szwajcarski scyzoryk

Dobra platforma intranetowa daje dużą elastyczność. Podobnie jak szwajcarski scyzoryk zapewnia nam różne narzędzia. Nie ze wszystkich musimy od razu skorzystać. Wiemy jednak, że te funkcjonalności istnieją i są do wykorzystania we właściwym momencie.

Gdy jest miejscem komunikacji

Komunikacji firma– pracownik, ale też pracownik – pracownik i pracownik – firma. Chodzi o to, aby intranet był domyślnym miejscem takiej komunikacji, aby każdy chciał się komunikować właśnie tu.

Gdy jest miejscem współpracy

Intranet to znacznie więcej niż gazetka firmowa. To miejsce codziennej pracy, wymiany zasobów i współpracy. Dobra platforma intranetowa pozwala na pracę z dowolnego miejsca.

Gdy jest witryną adaptacji i onboardingu

Nowi pracownicy powinni znaleźć w intrenecie wszystko czego potrzebują. Intranet powinien być nośnikiem ogólnofirmowego doświadczenia i wiedzy. Tak, aby nowi nie musieli popełniać tych samych błędów.

Intranet, czy Digital Work Space?

Coraz więcej mówi się o Digital Work Space. Co to jest? Czym różni się od intranetu?

Czym jest Digital Work Space?

Jest to koncepcja uniezależnienia środowiska pracy od fizycznej lokalizacji biurowej. Cyfrowe miejsce pracy powinno być dostępne z każdego miejsca i umożliwiać realizowanie tych samych zadań zdalnie co w biurze. Dodatkowo, chodzi o stworzenie jednej platformy integrującej różne aplikacje.

Dostawcy różnie podchodzą do praktycznej realizacji tej koncepcji. Microsoft zaproponował platformę Office 365, która faktycznie udostępnia szereg funkcjonalności wpisujących się w koncepcję Digital Work Space:

Teams – aplikacja znacznie wykraczająca poza komunikację, to zdecydowanie cyfrowe biurko
SharePoint – platforma portalowa umożliwiająca wdrożenie intranetu i aplikacji biznesowych, np. z wykorzystaniem Power Automate
Virtual Desktop – możliwość tworzenia wirtualnego pulpitu w Azure, czyli wirtualny komputer, do którego możemy połączyć się zdalnie
Dynamics 365 – ERP w wersji chmurowej.

Inni dostawcy również pracują nad analogicznymi rozwiązaniami.

Jak zmieniła się rola intranetu?

Pierwotnie intranet pełnił rolę gazetki firmowej. Teraz rola intranetu się rozmyła i oznacza rozwiązanie obejmujące:

Bazę wiedzy
Narzędzia komunikacji
Elektroniczny Obieg Dokumentów
Portal HR

Oraz wiele innych pomniejszych funkcjonalności.

Jaka jest różnica?

Można śmiało powiedzieć, że Digital Work Space to bardzo rozwinięta forma intranetu, która dawno oderwała się od formy elektronicznej gazetki firmowej.

Masz pytania?

Chciałbyś dowiedzieć się więcej?
Chciałbyś poznać praktyczne wdrożenia?

Porozmawiaj z ekspertem

Systemy

Success Stories

Pomagamy naszym Klientom osiągnąć więcej. Dzięki partnerskiemu podejściu do współpracy, elastyczności i zaufaniu wspólnie realizujemy projekty które realnie przyśpieszają biznes. Poznaj historie naszych Klientów.

Pracuj z nami

Ciągle szukamy nowych członków zespołu. Cenimy zaangażowanie i samodzielność. Oferujemy pracę dla największych Klientów, świetny zespół i rozwój kompetencji technologicznych. Dbamy także o rozwój kompetencji miękkich niezbędnych w pracy konsultanta biznesowego.