Na początek warto się dobrze zastanowić, jakie są potrzeby naszych użytkowników i przyjrzeć się harmonogramom, jakie prowadzą kierownicy projektów. Na czym się skupiają, jak bardzo te harmonogramy są rozbudowane, jak istotny jest sposób wykonania budżetu.
W Project Serwerze da się zarządzać finansami, ale jeżeli operujemy dużym budżetem, zarządzanym wielowymiarowo, nie jest to najlepsze rozwiązanie. Właśnie dlatego często wdrażamy miks technologiczny – Project Serwer oraz Webcon, gdzie w tym pierwszym zarządzamy harmonogramami i zasobami, a cały obszar finansów jest przenoszony do Webcona.
Zaangażowane podprocesy
- Budżet – startowany zaraz po wystartowaniu projektu. Chodzi o to, żeby ustalić budżet „zero”. Budżet jest rozpisany na kategorie w kilku poziomach. Budżet „zero” przepisujemy z wyceny w CRM-ie. To nam daje swobodę w analizie danych. Mamy też cały obieg akceptacyjny tego budżetu. Często w tym miejscu pojawia się wątpliwość, czy nie lepiej robić budżet w Excelu. Okazuje się, że nie do końca. W Excelu można wprowadzać zmiany w regułach, co doprowadza do tego, że każdy budżet liczy się inaczej. Elastyczność Excela jest tu zatem tylko pozorną korzyścią.
- Zamówienia – również realizowane w Webcon. Kiedy je składamy, od razu wskazujemy kategorię budżetową, z której będziemy czerpać środki. Łatwiej dokonać akceptacji takiego zamówienia. Możemy wnioskować o przesunięcie środków między kategoriami albo o podniesienie całego budżetu. Dzięki procesowi możemy też systematyzować nasze zakupy czy wybierać ścieżkę doboru dostawcy.
- Faktura kosztowa – faktury zbieramy w systemie Webcon, który zapewnia OCR-owanie, skanowanie, przenoszenie danych do formularzy w zautomatyzowany sposób. System sam też łączy faktury z zamówieniami, co jest sporym ułatwieniem dla project managera. Mamy też proces akceptacji faktury, a właściciele biznesowi są w sposób zautomatyzowany informowani o statusie płatności, co niweluje niepotrzebny stres.
- Faktury sprzedażowe – kiedy tworzymy nowy projekt, dodajemy projekty Faktury i rozpisujemy, kiedy planujemy je wystawić. Faktury możemy też połączyć z określonymi zadaniami na harmonogramach. Z czasem proces można rozbudować do pełnowymiarowego procesu Faktury sprzedażowej.
- Kontrola wykonania – powiązana z zamówieniami i fakturami, z całym budżetem, rozpisanym na miesiące. Co 30 dni kierownik aktualizuje sposób, w jaki ma wykonać budżet. Proces Kontrola może umożliwić memoriałowe rozpisanie projektu i wtedy ułatwiamy komunikację, wymianę danych między działami itp.
- Raportowanie – spina te wszystkie procesy, umożliwia przekrojowe raportowanie.
