Jak system workflow wspiera korporacyjną układankę?

• Chaos komunikacyjny – pracownicy muszą powiadamiać się mailem lub w inny sposób o przekazywaniu zadań do kolejnego kroku. Często przekazują niekompletne dane.
• Konieczność przepisywania danych z systemu do systemu – Powoduje to z kolei konieczność utrzymywania zgodności tych danych.
• Niejednorodne podejście do wykonywania powtarzalnych zadań – Pracownicy często wykonują to samo zadanie działając na zupełnie różne sposoby co powoduje, że często wykonywane są nieoptymalnie.
• Punkty startu i zakończenia poszczególnych kroków w procesie nie są zdefiniowane – Prowadzi to do wielu niejednoznaczności. Przykładem może być proces startu projektu. Przykładowo dla działu księgowości zaczyna się on w momencie podpisania umowy realizacyjnej, a dla działów realizacyjnych, gdy ruszają rzeczywiste prace.

Rozwiązanie WEBCON BPS jest nośnikiem procesu biznesowego

Proces zaimplementowany w WEBCON BPS może przenosić dane między kolejnymi krokami i systemami zapewniając jednocześnie logikę biznesową. Na swój sposób staje się szyną integracyjną.

Powyższy diagram prezentuje grupę powiązanych procesów, które zostały połączone w jeden nadrzędny proces za pomocą WEBCON BPS. Dzięki temu osiągnięto szereg korzyści:

• Właściwi użytkownicy są automatycznie informowani o starcie projektu
• Dane są wprowadzane do poszczególnych systemów automatycznie, bez błędów i żmudnego przepisywania
• Proces z definicji zapewnia nam standaryzację i powtarzalność wykonywanych działań co sprawia, że możemy go mierzyć i optymalizować
• Jasno zdefiniowano kryteria startu i zakończania kroku.

Na co zwrócić uwagę?

Prezentowane podejście niesie wiele korzyści choć oczywiście budzi wątpliwości natury integracyjnej. Czy bać się integracji? Nie, pod warunkiem, że weźmiemy pod uwagę kilka czynników:

• Wybór systemów gotowych na integrację – wybór każdego nowego systemu wiąże się z oceną pod kontem kosztów, wartości dziedzinowej lub łatwości użycia. Warto wziąć też pod uwagę gotowość na integrację każdego z nich, aby nie zamknąć sobie drogi rozwoju.
• Wykorzystanie systemów zgodnie z ich przeznaczeniem – naturalną tendencją organizacji jest próba realizacji wszystkich nowych potrzeb w istniejących już w organizacji systemach. Jest to naturalne i oczywiste jednak w skrajnych przypadkach prowadzi do przebudowy systemu w kierunku, na który nie był on gotowy. Prowadzi to do obniżenia wydajności, trudności w utrzymaniu i rozwoju, a czasem wręcz do ślepych uliczek.
• Minimal Viable Product– wdrażanie minimalnego rozwiązania pozwala budować nieskomplikowane metody i powoli je rozwijać. Daje to szereg korzyści, np. organizacja jest w stanie zaabsorbować nowe rozwiązanie.

ERPocentryzm – co w tym złego?

Gdy twoim jedynym narzędziem jest młotek, wszystko zaczyna ci przypominać gwoździe.
Abraham Maslow

Refleksja Abrachama Maslow’a doskonale pasuje do sytuacji, gdy za wdrożenie jest odpowiedzialny partner skupiony tylko na jednym rozwiązaniu lub dostawcy. ERPocentryzm jest naturalną skłonnością do rozwiązania każdego problemu jednym systemem. Często prowadzi to do różnego rodzaju blokad: wydajnościowych lub architektonicznych.
Rolą partnera wdrożeniowego jest podpowiedzieć o różnych rozwiązaniach, które będą najlepiej pasowały do potrzeb Klienta.

W praktyce: dlaczego obieg faktury kosztowej warto wynieść poza ERP?

Niejedno nasze wdrożenie polega na implementacji obiegu faktur poza systemem ERP. Dzieje się tak z wielu powodów:

• Systemy ERP nie mają wystarczająco rozbudowanych mechanizmów workflow
• Koszty wdrożenia oraz późniejszej przebudowy workflow w ERP są zbyt duże
• Zmiany zachodzące w workflow w obiegu faktur są bardzo częste, znacznie częstsze niż w mechanizmach odpowiedzialnych za księgowanie faktury. Wykorzystanie „sztywnych” mechanizmów skutkuje dużą pracochłonnością i wydłużeniem terminów realizacji.

W praktyce integracja WEBCON BPS z ERP nie jest problematyczna, a daje szereg korzyści.

Ekspert digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych

Nexpertis, mając na koncie setki udanych wdrożeń WEBCON BPS w dużych organizacjach, poleca to rozwiązanie jako doskonałe narzędzie do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów. WEBCON BPS nie tylko integruje się z innymi systemami używanymi w firmie, ale także scala je w jeden spójny proces biznesowy, co ułatwia pracę we wszystkich działach. Dzięki sprawdzonym praktykom Nexpertis, wdrożenia przebiegają szybko i efektywnie, wspierając cyfrową transformację i długoterminową efektywność przedsiębiorstwa.