Jak wybrać elektroniczny obieg dokumentów?

Code-less (low code)

Szybki development aplikacji jest kluczem do satysfakcji biznesu. Platformy code-less (low code) pozwalają na znaczne przyśpieszenie tworzenia i modelowania procesów. Ważne jest też, że przedstawiciele biznesu łatwiej analizują i komunikują się z architektami przy wykorzystaniu takich platform.

Edytor workflow dobry dla biznesu

Doświadczenie pokazuje, że niektóre edytory procesów są szczególnie lubiane przez biznes. Takie edytory pozwalają na szybką edycję procesu oraz łatwe rozumienie procesu biznesowego oraz innych zależności jak, na przykład uprawnień i widoczności atrybutów.

Dostępność na różnych platformach

W dobie pracy zdalnej dostępność elektronicznego obiegu dokumentów na różne platformy jest kluczowa. Warto sprawdzić, czy system został stworzony w architekturze RWD (czyli dostosowuje swój interfejs do rozdzielności) i na jakich przeglądarkach, czy dostępna jest aplikacja mobilna, czy zaimplementowano rozwiązania typu lazy approvals.

Robotyzacja to nie workflow

Nie należy mylić obu klas systemów, choć często aplikacje udostępniają częściowo funkcjonaliści jednej klasy w drugiej. Trzeba pamiętać, że nie każda platforma robotyzacji jest solidną platformą elektronicznego obiegu dokumentów.

Skalowanie elektronicznego obiegu dokumentów

Platforma elektronicznego obiegu dokumentów powinna móc rosnąć razem z organizacją. Zdarza się, że organizacja rośnie bardzo szybko lub zapotrzebowanie na określony proces bardzo wzrasta. Warto upewnić się, że wybrana platforma jest skonstruowana w taki sposób, że będzie w stanie obsłużyć duże obciążenie.

Zintegrowany edytor formularzy

Niektóre platformy są zbiorami luźno powiązanych ze sobą narzędzi. Na przykład edytor formularzy jest odseparowaną aplikacja od edytora procesów. Warto przeanalizować na ile będzie to uciążliwe w praktyce.

Dostawca ciągle rozwija swój elektroniczny obieg dokumentów

Dostępne na rynku rozwiązania są w różnych stadiach cyklu rozwoju produktu. Niektóre są nierozwijane od dłuższego czasu. W takiej sytuacji nie można liczyć na częste poprawki. Z drugiej strony dostawcy, których produkty są na fali rozwoju najszybciej podążają za nowymi trendami.

Czy edytor jest skupiony na procesie?

Jakość procesu jest często determinowana przez sam cykl jego przygotowania. Jeżeli edytor pozwala skupić się najpierw na procesie i łatwo go modelować, a dopiero potem na strukturze danych, to jest to sytuacja bardzo korzystna.

Reużywalność

Funkcjonalności takie jak reguły biznesowe i reguły formularzy pozwalają sprawienie budować procesy biznesowe. Możliwe jest na przykład zastosowanie tej samej metody akceptacji w różnych procesach, na przykład przy akceptacji faktur i zamówień. Dobrze zaimplementowany mechanizm podprocesów ma ogromny wpływ na to na ile przydatna będzie w praktyce platforma.

Nexpertis jako ekspert digitalizacji wybiera elektroniczny obieg dokumentów WEBCON BPS

Nexpertis ma na swoim koncie setki udanych wdrożeń WEBCON BPS w dużych organizacjach i jako niezrównany lider digitalizacji, poleca to rozwiązanie jako idealne do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów. Dzięki wypracowanym przez kilkanaście lat, dobrym praktykom, Nexpertis realizuje wdrożenia szybko i efektywnie. To znacząco wspiera skuteczność pracy firm, przyspieszając ich cyfrową transformację oraz powoduje długoterminową korzyść dla organizacji.