Wykorzystaj w pełni potencjał cyfrowej rewolucji
Dzielimy się wiedzą, abyś mógł osiągnąć więcej
Automatyzujemy procesy biznesowe by zwiększyć wydajność
Na rynku jest wiele platform zapewniających elektroniczny obieg dokumentów. Wybór warto poprzedzić wnikliwą analizą potrzeb organizacji oraz systemów. Poniżej przedstawiono część czynników, które warto wziąć pod uwagę.
Jest to bardzo niekorzystna sytuacja polegająca na tym, że Klient zostaje skazany na współpracę z jednym dostawcą. Istnieje kilka scenariuszy, w których może to nastąpić: partner wdrożeniowy jest dostawcą platformy, na krajowym rynku jest zbyt mało partnerów wdrożeniowych, umowa jest skonstruowana w taki sposób, że uniemożliwia wyjście ze współpracy.
Szybki development aplikacji jest kluczem do satysfakcji biznesu. Platformy code-less (low code) pozwalają na znaczne przyśpieszenie tworzenia i modelowania procesów. Ważne jest też, że przedstawiciele biznesu łatwiej analizują i komunikują się z architektami przy wykorzystaniu takich platform.
Doświadczenie pokazuje, że niektóre edytory procesów są szczególnie lubiane przez biznes. Takie edytory pozwalają na szybką edycję procesu oraz łatwe rozumienie procesu biznesowego oraz innych zależności jak, na przykład uprawnień i widoczności atrybutów.
W dobie pracy zdalnej dostępność elektronicznego obiegu dokumentów na różne platformy jest kluczowa. Warto sprawdzić, czy system został stworzony w architekturze RWD (czyli dostosowuje swój interfejs do rozdzielności) i na jakich przeglądarkach, czy dostępna jest aplikacja mobilna, czy zaimplementowano rozwiązania typu lazy approvals.
Nie należy mylić obu klas systemów, choć często aplikacje udostępniają częściowo funkcjonaliści jednej klasy w drugiej. Trzeba pamiętać, że nie każda platforma robotyzacji jest solidną platformą elektronicznego obiegu dokumentów.
Platforma elektronicznego obiegu dokumentów powinna móc rosnąć razem z organizacją. Zdarza się, że organizacja rośnie bardzo szybko lub zapotrzebowanie na określony proces bardzo wzrasta. Warto upewnić się, że wybrana platforma jest skonstruowana w taki sposób, że będzie w stanie obsłużyć duże obciążenie.
Niektóre platformy są zbiorami luźno powiązanych ze sobą narzędzi. Na przykład edytor formularzy jest odseparowaną aplikacja od edytora procesów. Warto przeanalizować na ile będzie to uciążliwe w praktyce.
Dostępne na rynku rozwiązania są w różnych stadiach cyklu rozwoju produktu. Niektóre są nierozwijane od dłuższego czasu. W takiej sytuacji nie można liczyć na częste poprawki. Z drugiej strony dostawcy, których produkty są na fali rozwoju najszybciej podążają za nowymi trendami.
Jakość procesu jest często determinowana przez sam cykl jego przygotowania. Jeżeli edytor pozwala skupić się najpierw na procesie i łatwo go modelować, a dopiero potem na strukturze danych, to jest to sytuacja bardzo korzystna.
Funkcjonalności takie jak reguły biznesowe i reguły formularzy pozwalają sprawienie budować procesy biznesowe. Możliwe jest na przykład zastosowanie tej samej metody akceptacji w różnych procesach, na przykład przy akceptacji faktur i zamówień. Dobrze zaimplementowany mechanizm podprocesów ma ogromny wpływ na to na ile przydatna będzie w praktyce platforma.
Nexpertis ma na swoim koncie setki udanych wdrożeń WEBCON BPS w dużych organizacjach i jako niezrównany lider digitalizacji, poleca to rozwiązanie jako idealne do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów. Dzięki wypracowanym przez kilkanaście lat, dobrym praktykom, Nexpertis realizuje wdrożenia szybko i efektywnie. To znacząco wspiera skuteczność pracy firm, przyspieszając ich cyfrową transformację oraz powoduje długoterminową korzyść dla organizacji.
