Obieg faktury kosztowej – opis funkcjonalności i procesu wdrożenia

Przejrzystość procesu obsługi faktury

Każda uprawniona osoba ma bieżący wgląd w to, na którym etapie znajduje się dokument. Dzięki temu poprawia się komunikacja w przedsiębiorstwie.

Sprawne odszukanie dokumentu

Wdrożenie obiegu elektronicznego pozwala szybko wyszukać dowolny dokument, niezależnie od tego kiedy został zaksięgowany.

Zgodność z zamówieniami

Jest całkowicie pewne, że dokumenty, które trafiają do organizacji są zgodne z tym, co pracownicy zamówili

Wgląd w historię

System daje możliwość wglądu do całej historii faktury, zapisana jest każda, nawet najmniejsza zmiana jaka miała miejsce.

Proces wdrażania elektronicznego obiegu faktury kosztowej

Wdrażając elektroniczny obieg faktur kosztowych, należy dopasować go do wymagań firmy. Jednocześnie możemy wyróżnić kilka kluczowych etapów:

1. Rejestracja nowej faktury. To etap, w którym faktura trafia do organizacji. Odbywa się to w formie klasycznej – kiedy faktura dociera do organizacji pocztą lub też w formie elektronicznej – jako załącznik w mailu.
2. Skanowanie (Dygitalizacja) – Dokumenty papierowe okleja się kodem kreskowym, a następnie, poddawane są procesowi skanowania z wykorzystaniem programu OCR. Na tym etapie możliwe jest automatyczne rozpoznanie wystawcy, daty wystawienia, numeru konta itp.
3. Wiązanie z zamówieniem – Dane pobrane z faktury pozwalają automatycznie połączyć ją z istniejącym kontrahentem. Jednocześnie możliwe jest ręczne wprowadzanie zmian.
4. Opis merytoryczny — Jest wykonywany przez właściciela biznesowego faktury, to etap rozbicia na MPK’i lub projekty.
5. Dekretacja — weryfikacja przez właściciela dokumentu zasadności i poprawności danych merytorycznych znajdujących się na fakturze.
6. Akceptacja — dokument przechodzi przez wszystkie działy, które muszą zaakceptować fakturę. Każda strona może wprowadzić swoje uwagi.
7. Kontrola księgowa — dane na fakturze są ponownie weryfikowane, a następnie uzupełnione o informacje księgowe i umieszczone w systemie księgowym.
8. Integracja z systemem ERP – pozwala na zwiększenie wydajności oraz poprawę jakości procesu obsługi faktury kosztowej.

Opis funkcjonalności

Podstawą powinna być integracja z innym oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie. Jakie systemy można połączyć? Możliwości są ogromne, poniżej kilka pomysłów:

• OCR – Możliwe jest skanowanie faktury i automatyczne zczytywane danych (OCR)
• eFaktura KSeF –  Proces obsługi faktury kosztowej może zostać wdrożony na podstawie maila z załączoną fakturą. Osiągamy w ten sposób automatyzację przy masowej dekretacji faktur
• Zbudowanie dowolnego obiektu akceptacyjnego – możliwość tworzenia wielopoziomowych scenariuszy akceptacji i szybki dostęp do kluczowych danych takich jak umowy, zamówienia, harmonogram płatności.
• Deretacja faktury – możliwe jest przepisywanie dekretu z umowy, rozbijanie faktur na różne MPK`i oraz przypisywanie różnych wymiarów do faktury
• Powiadomienia – istnieje możliwość ustawiania w systemie powiadomień,  zarówno podstawowych, czyli o zadaniu, które mamy do wykonania,  jak i powiadomień dotyczących chociażby wykonania przelewu do właściciela biznesowego. Otrzymujemy jasną informację, że np. płatność, która została na dziś zaplanowana, została uiszczona.
• System zamówień — od razu możemy połączyć fakturę z konkretnym klientem.
• Obieg umów — można za pomocą jednego kliknięcia zobaczyć treść umowy.
• Budżet — na bieżąco monitorujemy realizację budżetu.
• Środki trwałe — z poziomu obiegu faktury możemy wystartować środek trwały za pomocą jednego kliknięcia.
• Delegacje — pozwala to szybciej procesować faktury delegacyjne w organizacji.
• Generowanie raportów –  dzięki tej funkcjonalności zyskujemy wgląd w bieżącą sytuację firmy
• Rozliczenia międzyokresowe – obejmuje m.in. możliwość tworzenia tych rozliczęń oraz raportowanie ich w sposób, który byłby faktycznie przydatny w organizacji, możliwość wiązania faktur z fakturami proforma lub fakturami-korektami, możliwość tworzenia koszyków z przelewami w celu ułatwienia całego procesu realizacji przelewów.
• Akceptacja w aplikacja mobilnej – faktury mogą być przeglądane i akceptowane przez odpowiednie działy za pomocą aplikacji mobilnej.

Możliwe integracje systemu obiegu faktury kosztowej:

• Integracja  z GUS – pomaga pobierać aktualne dane o kontrahentach bezpośrednio ze źródła
• ERP – Integracja z systemem ERP jest jedną z najczęściej wykonywanych integracji związanych z wdrożeniem procesu obiegu faktury kosztowej.
• Biała lista – Mamy pewność, że kontrahenci, którym należy zapłacić, znajdują się na białej liście. Jest to kluczowe z powodów fiskalnych.
• Kursy walut NBP – Jest to istotna integracja z punktu widzenia faktur zagranicznych i faktur wielowalutowych
• Proces: Umowa– Dzięki powiązaniu faktur kosztowych z projektami i umowami, możliwy jest szybki dostęp do umowy na podstawie, której została wystawiona faktura. Możliwe jest też wprowadzenie harmonogramów płatności na określone umowy.
• Słowniki –  Wymiary finansowe i słowniki mogą być pobierane bezpośrednio z ERP. Struktura organizacyjna – dzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną, zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu