Wykorzystaj w pełni potencjał cyfrowej rewolucji
Dzielimy się wiedzą, abyś mógł osiągnąć więcej
Automatyzujemy procesy biznesowe by zwiększyć wydajność
Obieg korespondencji wychodzącej pozwala na zautomatyzowanie większości czynności związanych z jej obsługa i zapewnia utrzymanie wysokich standardów jakościowych w procesie przygotowania korespondencji.
Historie naszych Klientów uwypuklają potrzebę świadomego, procesowego zarządzania pocztą wychodzącą.
Szybkość obsługiObieg dokumentów przyspiesza proces przygotowani pisma i obniża koszty. Dokumenty są częściowo lub w całości generowane z szablonów. Konfekcjonowanie jest zautomatyzowane dzięki integracji z e-Nadawcą Poczty Polskiej.
Wysoka jakość komunikacjiZastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia większy nadzór i efektywną współpracę większego zespołu nad wysyłanymi pismami. Akceptacja dokumentu jest szybsza i może przebiegać obiegowo i równolegle.
Szybki dostęp do danychPracownicy najbardziej potrzebują szybkiego dostępu do dokumentu. Dzięki elektronicznej rejestracji korespondencji mamy dostęp zarówno do treści jak i danych przesyłki takich jak nadawca, data wpływu czy adres nadania. Korespondencja w formie papierowej jest oklejana kodem kreskowym co znacznie przyspiesza czas dostępu do oryginału. Pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów sprawia, że wyszukujemy nawet w treści skanów.
Minimalizacja ryzyka operacyjnegoDzięki skanowaniu oryginałów dokumentów wysyłanych w formie papierowej, zawsze posiadamy informację dotyczącą rzeczywistej treści przesłanej odbiorcy. To samo dotyczy odpowiedzi przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej, załączenie konkretnego e-maila może następować automatycznie bądź ręcznie z poziomu klienta poczty. System kontroluje historię zmian co ułatwia analizę sytuacji.
Bezpieczeństwo „by design”Oprogramowanie WEBCON BPS posiada wbudowany system uprawnień oraz historii, pomaga on w zbieraniu informacji o czynnościach wykonywanych na procesach i dokumentach. System jest zgodny z regulacjami dotyczącymi danych wrażliwych, normami branżowymi (ISO, HIPAA) i regulacjami unijnymi (GDPR/RODO). Korespondencja może być łatwo anonimizowane w obrębie metadanych.
Poniższe punkty procesu obiegu korespondencji wychodzącej opisano poniżej.
1. Rejestracja
2. Generowanie pisma
3. Przygotowanie dokumentu
4. Opiniowanie
5. Podpisy
6. Skanowanie
7. Rejestracja w eNadawcy
8. Pakowanie
9. Sprawdzanie statusu
10. Potwierdzenie odbioru jest przesyłane w formie bioEPO
Korespondencja wychodząca może być uruchomiona z poziomu innych procesów merytorycznych (np.: reklamacji, korespondencji przychodzącej). Dane nadawcy i adresata są automatycznie uzupełniane zarówno w polach indeksowych jak i szablonach pism wychodzących. Dla pozostałych niezintegrowanych procesów dane mogą zostać zaciągane ze słownika kontrahentów lub np. CRM, ERP. Automatyczne powiadomienia angażują odpowiedzialnych pracowników w procesie przygotowania korespondencji.
W kolejnym kroku pismo jest generowane z wcześniej stworzonego na podstawie księgi znaku i/lub reguł obowiązujących w organizacji szablonu. Przygotowane w ten sposób pismo opatrzone zostaje adresem nadawcy, odbiorcy a także unikalnym kodem kreskowym identyfikującym jednoznacznie proces i dokument którego dotyczy. Dokument posiada predefiniowaną strefę gdzie w następnym kroku zostanie uzupełniona część merytoryczna.
Autor otwiera wstępnie przygotowane w formacie MS Word pismo i wypełnia je treścią. Możliwe jest równoległe edytowanie dokumentu przez wielu użytkowników, oraz wersjonowanie. Zarządzanie korespondencją obejmuje również nadzór nad czasem przygotowania.
Autor może wysłać dokument do zaopiniowania lub weryfikacji do wybranych współpracowników. Opinie mogą zostać umieszczone w obiegówce (specjalnym dokumencie) dołączanej do pisma. Osoby opiniujące mogą dodać komentarze bezpośrednio w pliku lub w formularzu opiniowania. Do zespołu opiniowania mogą być automatycznie włączani pracownicy odpowiedzialni za obsługę przedmiotowych klientów.
W zależności od zdefiniowanego procesu autor może podpisać pismo sam lub poprosić o podpis Zarząd. W takim wypadku pismo jest przekazywane do sekretariatu Zarządu i dopiero tam drukowane. Wraz z pismem dostarczana jest też obiegówka opisująca powody przygotowania pisma i zebrane opinie. Dla dokumentów wychodzących w formie elektronicznej na przykład przez e-Doręczenia można wykorzystać zintegrowany podpis elektroniczny lub kwalifikowany.
Ewidencja korespondencji obejmuje udokumentowanie ostatniej wersji dokumentu. Gdy dokument wychodzi w formie papierowej jest skanowany w kancelarii, dzięki czemu wiemy dokładnie co zostało wysłane.
Rejestrację korespondencji w systemie e-Nadawca Poczty Polskiej realizuje zespół kancelarii. Dzięki temu nie trzeba prowadzić książki korespondencji (nadawczej). Dodatkowym benefitem jest możliwość dzielenia kosztów korespondencji na działy twojej firmy.
Korespondencja jest przygotowana do wysyłki, etykieta na kopertę jest generowana i drukowana razem z kodem kreskowym, oraz numerem przesyłki. W dzienniku korespondencji odznaczany jest status przesyłki.
Dla przesyłek wysłanych za potwierdzeniem odbioru obieg dokumentów sprawdza status przesyłki i powiadamia nadawcę o odebraniu lub zwrocie przesyłki. Jest to kluczowe dla pracowników merytorycznych, ponieważ z raportów i powiadomień dowiadują się o tym na kilka dni wcześniej.
WEBCON BPS pobiera z systemu e-Nadawca bioEPO, jest to dokument zawierający podpis odbiorcy i stanowi uznawane przez sądy potwierdzenie odbioru przesyłki.
Dla dominujących ilościowo kategorii korespondencji możliwe jest przygotowanie szablonów dokumentów np.: powiadomienie o uznaniu reklamacji. Dokumenty takie mogą być zablokowane do edycji lub uzupełniane przez pracowników tylko w określonych sekcjach. Możliwe jest też składanie korespondencji z gotowych sekcji.
Jeżeli do kancelarii dostarczane są dokumenty w formie papierowej, możliwe jest potwierdzanie ich przekazania na tablecie all in one. W dzienniku korespondencji zmieniany jest status dokumentu.
Obsługa korespondencji na czas wymaga dostarczenia papierowej wersji dokumentu do określonej godziny. Pisma które są kierowane do Kancelarii po godzinie odbioru przesyłek przez kuriera mają automatycznie ustawianą datę wysłania na dzień następny.
Dzięki kodowi osadzonemu w treści dokumentów możliwe jest szybkie przywołanie właściwego procesu i dołączenie do niego obrazu wysyłanego dokumentu niezwłocznie po jego skanowaniu.
Powiązanie korespondencji przychodzącej umożliwia łatwe startowanie wychodzącej. Wykorzystanie danych takich jak adres do uruchomienia korespondencji wychodzącej bardzo obniża pracochłonność. Posiadanie ewidencji korespondencji przychodzącej jest bardzo przydatne dla pracowników merytorycznych. Mają oni dostęp do całej historii korespondencji.
Dziennik korespondencji zintegrowany z procesem Klientów umożliwia szybsze adresowanie dokumentów. Dzięki temu dysponujemy aktualnymi danymi w zakresie całej korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
Zintegrowanie korespondencji wychodzącej z obiegiem dokumentów merytorycznym pozwala zrealizować procesy całościowo. W każdej firmie ten zabieg daje ogromny wzrost efektywności. Jest to szczególnie wskazane gdy wysyłamy dużo powtarzającej się korespondencji do instytucji państwowych.
Korespondencję przychodzącą i wychodzącą można opisywać za pomocą wymiarów finansowych pobieranych ze słownika lub bezpośrednio z systemu ERP. Dzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu.
Dziennik korespondencji integrujemy z e-Nadawcą – pozwala to na automatyczne rejestrowanie przesyłek i generowanie etykiet na koperty zawierających numer przesyłki, nadawcę i adresata jak również uzyskiwanie bioEPO.
Większość a w przyszłości każda korespondencja wychodząca będzie powiązana z systemem e-Doręczenia. Dokumenty trafiają w formie elektronicznej do adresatów instytucjach, firm a nawet indywidualnych.
Nasi Klienci często wykorzystują usługi zewnętrznych firm odpowiedzialnych za pakowanie korespondencji wychodzącej. Integracja z takim systemem bardzo usprawnia pracę.
Dlaczego skanujemy korespondencję wychodzącą?Dziennik korespondencji wychodzącej powinien obejmować nie tylko informacje o istnieniu przesyłki. Skanowanie wiadomości zapewnia, że wiemy co dokładnie zostało wysłane. W każdej firmie zdarza się, że nie jest do końca jasne, jaka wersja dokumentu została wysłana. Skanowanie wiadomości rozwiązuje ten problem.
Czy wykorzystać podpis elektroniczny?Podpis elektroniczny zapewnia szybsze i bezpieczniejsze zatwierdzanie dokumentów, eliminując potrzebę fizycznych podpisów. Umożliwia automatyzację procesu, zwiększając wiarygodność i zgodność dokumentacji z wymaganiami Klienta.
W znacznym stopniu prace można wykonać jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Kluczowe jest dokładne określenie i doprecyzowanie obecnego procesu biznesowego oraz jak obecnie przebiega dekretacja pism w firmie. Warto też zbudować entuzjazm wśród zespołu dotyczącego obsługi nowego systemu.
Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur odbywa się w dwóch głównych trybach:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Wdrożenie można zacząć zamawiając bezpłatną konsultację. Podczas konsultacji nasz specjalista przeanalizuje Twoje potrzeby i zaproponuje najlepsze rozwiązania dotyczące elektronicznego obiegu pism. Można także wspólnie przeanalizować jak zintegrować wybrany system ERP. Wszystko to bez dodatkowych kosztów.
Zobacz, jak wdrożono obieg korespondencji na naszym Demo. Konsultant chętnie przedstawi przykłady praktycznych wdrożeń, omówi różne perspektywy. Na prezentacji otrzymasz komplet informacji. Wypełnij poniższy formularz – prześlemy Ci dane do logowania.