Po co mi elektroniczny obieg dokumentów / EOD / system workflow / system obiegu dokumentów?

• Nośnik procesu biznesowego – Elektroniczny obieg dokumentów jest sam w sobie nośnikiem informacji o procesach biznesowych w organizacji. W praktyce oznacza to, że gdy firma przejmuje inny podmiot i wdraża swoje procesy uruchomienie workflow w znacznej części rozwiązuje problemy związane z uspójnieniem działania dwóch różnych organizacji.
• Skalowalność organizacji – Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów znacznie łatwiej jest rozwijać organizację.
• Procesy są znane – Rozwój organizacji oznacza pojawienie się większej liczby procesów i ludzi w nich uczestniczących. Posiadanie opisanych, zdefiniowanych procesów, wykonywanie zadań w sposób powtarzalny ułatwia wdrażanie nowych pracowników i utrzymanie oczekiwanego poziomu jakości.
• Praca jest optymalna – Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje też automatyzację, dzięki temu w wielu wypadkach wzrost ilości wystąpień procesów nie oznacza znacznego wzrostu pracochłonności.
• Dokumenty nie giną – Zagniecie oryginału dokumentu to realne ryzyko. Dzięki digitalizacji dokumentów oryginał jest zawsze zdeponowany w bezpiecznym archiwum lub u pracownika, który wziął za niego odpowiedzialność.
• Uprawnienia – Dostęp do wszystkich dokumentów jest przydzielany na jasno zdefiniowanych zasadach i w określonym zakresie.
• Wszystko na czas – Elektroniczny obieg dokumentów „pilnuje” czasu realizacji poszczególnych zadań, a także całego procesu. Jeżeli pojawia się ryzyko przekroczenia harmonogramu system może wykonać szereg akcji takich jak np. skierowanie zadania do innej osoby, eskalacja lub ponaglenie.
• Transparentność – Dzięki automatyzacji i powiazaniu różnych procesów jakość podejmowanych decyzji stale się zwiększa. Dzieje się tak, ponieważ każda decyzja jest podejmowana na podstawie zdefiniowanego zestawu danych. Na przykład faktura jest akceptowana na podstawie umowy, protokołu odbioru i harmonogramu płatności.
• Przewidywalność – Elektroniczny obieg dokumentów pozwala planować harmonogram zarówno pojedynczego procesu jak i całego ich portfela. Dzięki temu stosunkowo łatwo ustalić jaka jest wydajność organizacji oraz planować skalowanie z uwzględnieniem dostępności zasobów.
• Monitorowanie – Workflow umożliwia bieżący nadzór nad procesem. Raporty zapewniają informacje o aktualnym statusie procesu, kroku oraz odpowiedzialnej osobie.
• Powtarzalność daje mierzalność – Tylko standaryzacja i pomiar umożliwia kształtowanie procesów. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala dokładnie rejestrować przebieg tysięcy procesów. Na tej podstawie można je analizować i wyciągać wnioski, na podstawie których możliwe jest ich dalsze doskonalenie.

Jakiego dostawcę systemu obiegu dokumentów wybrać?

Na pewno profesjonalnego i polecanego przez Klientów – czyli Nexpertis!

Zespół Nexpertis dysponuje rozległym doświadczeniem we wdrażaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, w tym WEBCON BPS, w wielu branżach. Naszą mocną stroną jest nie tylko umiejętność tworzenia innowacyjnych aplikacji, ale również dogłębne zrozumienie strategii biznesowych, co przekłada się na realne korzyści dla naszych Klientów.

Wyróżnia nas:

• Dużu ok 60 osobowy zespół – zapewniamy dużą dostępność zasobów
• Bogate kilkunastoletnie doświadczenie – eliminujemy problemy techniczne dzięki naszej wiedzy i wyrobionym dobrym praktykom
• Sprawdzona metodyka – gwarantujemy szybkie i efektywne wdrożenia systemu obiegu dokumentów i innych rozwiązań
• Skuteczne metody utrzymania i rozwoju – wspieramy ciągły rozwój i optymalizację

Skupiamy się na optymalizacji procesów, co umożliwia naszym Klientom osiąganie wyższej efektywności operacyjnej oraz szybszy zwrot z inwestycji w technologie IT. Dzięki indywidualnemu podejściu do każdego projektu, zespół Nexpertis oferuje kompleksowe wsparcie na każdym etapie – od analizy potrzeb, przez projektowanie, aż po wdrożenie i wsparcie powdrożeniowe.