Procesowy onboarding – jak wdrożyć nowego pracownika do firmy?

Każda zmiana w obrębie zespołu wiąże się z koniecznością pewnej reorganizacji, lecz dzięki implementacji procesu onboardingowego, koszty wdrażania nowych pracowników istotnie maleją.

Jakie korzyści płyną z procesowego onboardingu?

• Zmniejszenie poziomu stresu odczuwanego przez nowego pracownika.
• Mniejszy chaos w pracy zespołu.
• Usystematyzowany charakter wdrożenia nowego pracownika – przechodzi on przez jasną ścieżkę, która jest z góry ustalona. Wie on dokładnie, co ma robić na danym etapie.
• Łatwy dostęp do wszystkich materiałów niezbędnych do rozpoczęcia pracy.
• Dopasowanie do hybrydowego i zdalnego trybu pracy.
• Swobodne miejsce na pytania do przełożonego i zespołu oraz czas na integrację w przeznaczonym do tego czasie.
• Usprawnione funkcjonowanie firm z dużą ilością pracowników lub prowadzących wiele rekrutacji, na różne stanowiska.
• Możliwość stworzenia indywidualnego procesu onboardingu do każdego stanowiska.

Jakie narzędzia przydadzą się do procesu onboardingu?

• Webcon BPS (więcej informacji pod tym linkiem) – daje możliwość tworzenia obiegów dokumentów i aplikacji, integracja z zewnętrznymi systemami oraz automatyzacja zadań.
• SharePoint (więcej informacji pod tym linkiem) – pozwala na tworzenie bazy wiedzy, intranetu, witryn, współdzielenie zasobów, osadzanie aplikacji biznesowych oraz raportów, a także dzielenie się wiedzą.
• Microsoft Stream – służy do prezentacji i gromadzenia filmów oraz organizacji ich w kanały.
• Microsoft Teams – daje możliwość komunikacja w formie tekstowej, audio, video, budowa zespołów, organizacja wydarzeń on-line (np. spotkań zespołu).

Kluczowe funkcjonalności, które powinien mieć system do onboardingu

• Możliwość stworzenia zestawu zadań do wykonania np.:

– przeczytanie określonych dokumentów

– obejrzenie określonych materiałów video

– wykonanie konkretnych zadań

– startowanie testów wiedzy

– refleksje pracownika odnośnie materiału

– notatki ze spotkań z przełożonym

• Możliwość indywidualnego modyfikowania procesu do potrzeb konkretnego pracownika.
• Wgląd przełożonego w aktualny etap proces, na którym znajdują się pracownicy.

Jak wygląda przebieg procesowego onboardingu?

• Stworzenie listy zadań do wykonania przez nowego pracownika.
• Wystartowanie procesu dla nowego pracownika – otrzymuje on listę zadań do wykonania.
• Realizacja zadań przez pracownika oraz wgląd przełożonego w etap, na którym znajduje się pracownik.
• Zakończenie procesu onboardingu przez pracownika i akceptacja przez przełożonego.