preloader
Bezpłatna konsultacja i DEMO

System kontroli wewnętrznej w banku

System kontroli wewnętrznej w banku i instytucjach finansowych

System kontroli wewnętrznej (SKW) wymagany jest przez Krajowy Nadzór Finansowy we wszystkich nadzorowanych przez niego podmiotach. Zapewnienie zgodności działania banku (lub innej organizacji) jest kluczowe dla bezpieczeństwa i wyników finansowych. Jego skuteczność zależy od sprawnej komunikacji i monitorowania.

Proces ten wiąże się z licznymi wyzwaniami biznesowymi i organizacyjnymi. Stworzenie i doskonalenie matrycy funkcji kontroli bywa trudne, ponieważ procesy angażują dziesiątki, a nawet setki osób. Utrudnia to terminowe raportowanie. Zarządzanie kontrolą wewnętrzną oraz działaniami korekcyjnymi w Excelu i e-mailach jest niemal niemożliwe.

Te problemy rozwiązuje system kontroli wewnętrznej oparty na platformie WEBCON BPS. Poznaj korzyści i funkcjonalności naszego rozwiązania.

System kontroli wewnętrznej w banku i instytucjach finansowych
Testuj DEMO systemu kontroli wewnętrznej

Korzyści systemu kontroli wewnętrznej opartego o WEBCON

1.

Cele systemu kontroli wewnętrznej i poprawa efektywości Poprawa efektywności

System kontroli wewnętrznej oparty na WEBCON BPS jest skutecznym narzędziem ochrony banku. Jakość danych, terminowość, komunikacja oraz jakość wyciąganych wniosków sprawiają, że podejmowane decyzje są trafne i szybkie.

2.

Skuteczności systemu kontroli wewnętrznej i ich wpływ na realizację celów strategicznych Obniżenie pracochłonności

SKW obniża pracochłonność w procesie poprzez dostarczanie konkretnych zadań wraz z instrukcjami ich realizacji. Zbieranie danych historycznych umożliwia wykorzystanie doświadczeń do szybszej realizacji zadań.

3.

Komitet SKW dokonuje skuteczności funkcji kontroli wewnętrznej i nadzoruje procedury Podniesienie jakości nadzoru

System kontroli wewnętrznej zapewnia wyższą jakość nadzoru dzięki transparentności i terminowości. Wszystkie dane dotyczące procesu kontroli są zapisywane i audytowalne. Uprawnione osoby mogą szybko dotrzeć do kluczowych informacji i wyciągnąć odpowiednie wnioski.

4.

skuteczny system kontroli wewnętrznej zmusza użytkownika do przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem Przejrzyste raportowanie

Zdecydowana większość raportów jest generowana automatycznie i na bieżąco. Raporty umożliwiają analizę drill-down i szybkie dotarcie do kluczowych informacji, np. przyczyny określonego wskaźnika. Dzięki temu prezes zarządu banku może monitorować ryzyko. Pozostałe organy, takie jak zarząd banku, rada nadzorcza, audyt wewnętrzny i inne, również otrzymują dane zgodnie z nadanymi uprawnieniami.

5.

Dzięki digitalizacji procesów usprawnisz przepływ informacji w przedsiębiorstwie Terminowa realizacja zadań

Realizacja wszystkich zadań (przeglądów, testów, działań naprawczych) jest monitorowana na bieżąco. Na wszystkich poziomach zarządzania dostępne są raporty dotyczące poziomu realizacji zadań oraz opóźnionych działań. System automatycznie eskaluje problem, gdy dochodzi do ryzyka opóźnienia.

6.

projektowanie procesów biznesowych webcon Zautomatyzowana komunikacja

Wszystkie zaangażowane osoby otrzymują komplet informacji zgodnie ze swoim poziomem uprawnień. Nie ma konieczności przesyłania dokumentów, dopytywania i organizowania dodatkowych spotkań. Wszystkie dane są pod ręką.

Funkcjonalności systemu kontroli wewnętrznej

1. Matryce funkcji kontroli wewnętrznej

Baza danych przechowuje wszystkie informacje związane z matrycą funkcji kontroli wewnętrznej, w tym wersje historyczne. Istnieje możliwość uruchomienia bazy w trybie „startu od zera”, co pozwala na zbudowanie matrycy od podstaw. Matryca na kolejny rok może być opracowywana na bazie aktualnej wersji i modyfikowana zgodnie z doświadczeniami zdobytymi w poprzednich okresach. System umożliwia bieżące aktualizowanie matrycy, co wpływa na wszystkie zależne elementy. Ponadto, matryca może być dostosowana do specyficznych potrzeb organizacji.

2. Plan testów

Z matrycy funkcji kontroli wynikają określone działania kontrolne, czyli testy, które należy przeprowadzić. Plan testów stanowi szczegółowy wykaz tych działań, zawierający informacje o przypisanych osobach oraz cyklach przydzielania zadań. Dzięki temu wszystkie testy (działania kontrolne) są realizowane zgodnie z ustalonym harmonogramem i założeniami.

3. Przegląd matrycy funkcji kontroli wewnętrznej

Jest to specyficzny rodzaj procedury, która jest uruchamiana i przydzielana zgodnie z konfiguracją dla wszystkich odpowiedzialnych pracowników. Dzięki realizacji tych zadań zarówno matryca funkcji kontroli, jak i plan testów są uwzględniane w procesie corocznej oceny ich adekwatności.

4. Testy planowe

Działania kontrolne (testy) są realizowane na podstawie planu testów, zgodnie z ustalonymi cyklami. Zadania są przypisywane bezpośrednio do wyznaczonych pracowników, bez konieczności dodatkowej koordynacji. W ramach realizacji funkcji kontroli wewnętrznej mogą zostać wykryte nieprawidłowości. W takim przypadku przeprowadzana jest ocena ryzyka, a następnie podejmowane są odpowiednie działania korekcyjne.

5. Testy ad hoc

Są to działania kontrolne realizowane poza planem testów. Takie zadanie może zostać przydzielone dowolnemu pracownikowi w różnych działach organizacyjnych. Procedura testów ad hoc jest analogiczna do testów planowanych, jednak realizowana w sposób elastyczny, w zależności od bieżących potrzeb.

6. Działania naprawcze

Działania naprawcze są podejmowane na podstawie zadań uruchamianych po wykryciu nieprawidłowości podczas realizacji testów kontrolnych. Zadania te są przypisywane odpowiednim pracownikom, a ich realizacja jest ściśle monitorowana, aby zapewnić skuteczność działań naprawczych.

System kontroli wewnętrznej SKW w WEBCON BPS

Raportowanie w SKW

Poziomy ryzyka

Raport przedstawia poziomy ryzyka dla elementów matrycy funkcji kontroli wewnętrznej, przeliczone zgodnie z przyjętym algorytmem. Raport może zostać wyeksportowany do dokumentów w formatach excel lub doc. Umożliwia on szybki dostęp do kluczowych informacji, takich jak źródła podwyższonego ryzyka, działania korekcyjne oraz szczegółowe opisy.

Monitorowanie realizacji testów

Raportowanie postępów realizacji testów pozwala na bieżąco monitorować postępy w planowanych działaniach, a także identyfikować obszary, w których istnieje ryzyko opóźnień. Dzięki temu możliwe jest podejmowanie działań eskalacyjnych oraz zapewnienie realizacji harmonogramu na czas.

Monitorowanie realizacji działań korygujących (naprawczych)

Wszystkie działania naprawcze mają określone daty realizacji. Raportowanie umożliwia ustalenie aktualnego statusu realizacji zadań oraz identyfikację obszarów wymagających wsparcia.

left
right

Powiązane procesy

Wniosek na zarząd i system kontroli wewnętrznej i zgodności działania banku

  • Wnioski na Zarząd

Jednym z głównych źródeł zmian w macierzy funkcji kontroli są uchwały Zarządu. Każda taka uchwała generuje zadanie oceny, analogiczne do zadania przeglądu macierzy.

 

  • Struktura organizacyjna i Active Directory

Integracja z Active Directory oraz procesami zarządzania strukturą organizacyjną umożliwia automatyczne reagowanie na zmiany w strukturze organizacji. Dzięki temu wszystkie jednostki organizacyjne banku, niezależnie od zmian, są automatycznie obejmowane przez system kontroli wewnętrznej.

Jak wdrażamy system kontroli wewnętrznej?

Wdrożenie elektronicznego Systemu Kontroli Wewnętrznej przebiega w dwóch scenariuszach:

  • Pełny proces wdrożeniowy – stosowany w organizacjach chcących zoptymalizować cały proces biznesowy. Efektem jest obieg w pełni dostosowany do potrzeb w Twojej firmie. Poznaj pełny proces wdrożeniowy Nexpertis klikając w ten link.
  • Dostosowanie gotowego procesu SKW – stosujemy szczególnie gdy potrzebne jest szybkie wdrożenie a Klient jest gotowy w pierwszym etapie dostosować swoje procesy kontroli wewnętrznej.

Jak przygotować się do wdrożenia SKW?

W znacznym stopniu prace można wykonać jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Kluczowe jest dokładne określenie i doprecyzowanie obecnego procesu, a przede wszystkim matrycy funkcji kontroli wewnętrznej. Warto również zbudować entuzjazm wśród zespołu dotyczący obsługi nowego systemu.

Warto przemyśleć

Jak podnosić skuteczność systemu kontroli wewnętrznej?

Kluczowym obszarem zarządzania ryzykiem jest ocena adekwatności matrycy funkcji kontroli wewnętrznej. Dokonywanie tej oceny wiąże się z dużą uznaniowością. Aby zminimalizować ten efekt, konieczna jest transparentność. Gdy pracownik dokonuje corocznej oceny adekwatności, może być weryfikowany przez wskazaną osobę.

Czy system zastąpi kulturę organizacyjną?

Kontrole detekcyjne, niezależne monitorowanie oraz kontrola realizacji obowiązków służbowych dają bardzo dobre efekty, szczególnie gdy zapewniona jest odpowiednia transparentność procesu. Nie można jednak zapominać o ciągłej komunikacji i szkoleniu pracowników. Zarząd banku (lub innej organizacji) może wykorzystać intranet, aplikację Teams lub newsletter, aby podnosić skuteczność systemu kontroli wewnętrznej, a tym samym zwiększać efektywność działania banku.

Jak zacząć wdrażać system kontroli wewnętrznej ?

1.

Umów się na spotkanie

Wdrożenie można zacząć zamawiając bezpłatną konsultację. Podczas konsultacji nasz specjalista przeanalizuje Twoje potrzeby i zaproponuje najlepsze rozwiązania dotyczące systemu kontroli wewnętrznej. Wszystko to bez dodatkowych kosztów.

2.

Zobacz demo

Zobacz, jak wdrożono system kontroli wewnętrznej w naszym Demo. Konsultant chętnie przedstawi przykłady praktycznych wdrożeń oraz omówi różne perspektywy. Na prezentacji otrzymasz komplet informacji. Wypełnij poniższy formularz – prześlemy Ci dane do logowania.

Spawdź demo systemu kontroli wewnętrznej i skontaktuj się z ekspertem digitalizacji

    Imię i Nazwisko*

    Firma*

    E-mail*

    Telefon*

    Treść wiadomości*

    *Pola obowiązkowe