Systemy BPS – diabeł tkwi w szczegółach

1. Dodatek do Outloook’a

Dzięki tej funkcjonalności codzienna praca nie będzie wypełniona setkami przełączeń między interfejsem workflow, a klientem poczty elektronicznej. Oba te światy doskonale łączą się ze sobą i współpracują, dzięki dodatkowi do Outlook’a.

Funkcjonalności

• Pisanie maili w kontekście procesu sprawia, że wszystkie dane o procesie są pod ręką
• Przenoszenie załączników z maila do procesu i z procesu do maila metodą drag & drop
• Łatwe kopiowanie danych kontekstowych z procesu do maila sprawia, że nie jesteśmy zmuszeni do żmudnego przepisywania np. numeru faktury
• Zapisywanie treści maila w załączniku procesu sprawa, że korespondencja już na zawsze będzie związana z procesem, którego dotyczyła

Korzyści

• Przyśpieszenie pracy i zmniejszenie ilości pomyłek
• Minimalizacja ryzyka zaginięcia kluczowej korespondencji

2. Dokumenty Word i Excel

Ogromna część pracy biurowej to zarządzanie dokumentami. Powtarzalne czynności, takie jak wypełnianie pól w formularzach, czy wczytywanie danych z Excel mogą być po prostu zautomatyzowane.

Funkcjonalności

• Generowanie dokumentów Word na podstawie edytowalnych szablonów.
• Eksport list elementów do Excel pozwala wykorzystywać arkusze kalkulacyjne do prowadzenia skomplikowanych obliczeń
• Import danych z Excel do listy pozycji umożliwia zasilenie procesu wcześniej przygotowanymi danymi
• Wersjonowanie dokumentów i porównywanie wersji upraszcza codzienną pracę
• Podpisywanie dokumentów kwalifikowanym certyfikatem

Korzyści

• Ograniczenie pomyłek pisarskich i automatyzacja pracy
• Kontrola nad procesem edycji dokumentu
• Ograniczenie ilości drukowanych dokumentów

3. Lazy aprovals

Nagromadzenie dużej ilości aplikacji w codziennej pracy sprawia, że decydenci niechętnie chcą używać kolejnej. W takich sytuacjach idealną alternatywą są Lazy aprovals.

Funkcjonalności

• Powiadomienie na kroku decyzyjnym – gdy proces napotka krok decyzyjny wysyła mail z pytaniem oraz kompletem informacji
• Odpowiedź jest decyzją – gdy manager odpowie na maila słowem kluczem system przesuwa proces na odpowiedni krok

Korzyści

• Przyspieszenie realizacji zadań
• Uniezależnienie się od aplikacji mobilnych i brak ograniczeń ze względów bezpieczeństwa

4. Listy SharePoint

Jedną z kluczowych potrzeb Klientów jest wybór takiego rozwiązania, które zapewni maksymalną elastyczność zarówno na etapie implementowania procesu jak i później podczas eksploatacji systemu. Obejmuje to między innymi łatwe konfigurowanie słowników. Bardzo wygodnym i przydatnym narzędziem są listy SharePoint, z których konfiguracją i modyfikacją poradzi sobie każdy użytkownik. Takie listy mogą być źródłem danych słownikowych w WEBCON BPS.

Funkcjonalności

• Prosty słownik – zarządzanie listą SharePoint jest bardzo łatwe, nie wymaga zaawansowanych szkoleń
• Szybkie zasilanie – dzięki kopiowaniu danych z Excela zasilenie słownika danymi zajmuje kilka sekund

Korzyści

• Szybki sposób na umożliwienie użytkownikom biznesowym zarządzania słownikami

5. Grupy SharePoint

Codzienne zarządzanie dostępem do poszczególnych procesów potrafi być wyzwaniem. Gdy zmiana pociąga za sobą konieczność interwencji IT może zamienić się to w koszmarnie długie oczekiwanie często bez szczęśliwego zakończenia . Rozwiązaniem są grupy SharePoint za pomocą, których można szybko i w prosty sposób zmienić uprawnienia w WEBCON BPS.

Funkcjonalności

• Administrator biznesowy – może dodawać i usuwać użytkowników z wybranych grup
• Bezpieczeństwo – administrator działa w kontekście użytkowników już dodanych do AD i nie możne zmienić niczego więcej

Korzyści

• Zmniejszenie obciążenia IT zleceniami operacyjnymi
• Przekazanie odpowiedzialności biznesowi

6. Raportowanie

Samodzielne modyfikowanie raportów to marzenie wielu menadżerów. W praktyce większość potrzeb można zaspokoić bardzo prostymi mechanizmami dostępnymi w WEBCON BPS.

Funkcjonalności

• Szybkość i prostota – Możliwość samodzielnego zarządzania raportami w WEBCON BPS
• Wizualizacja danych – dzięki mechanizmom prezentacji raporty mogą mieć formę różnych typów wykresów z opcją drill down
• Otwarte rozwiązanie – ponieważ WEBCON opiera się o bazę MS SQL można podłączyć się do niej dowolnym systemem do raportowania jak Power BI czy SSRS

Korzyści

• Szybkie i samodzielne konfigurowanie raportów i pulpitów menadżerskich

7. Aktualna struktura organizacyjna

Doświadczenie pokazuje, że nic tak szybko nie zmienia się w organizacji jak struktura organizacyjna. Przez to systemy często „nie nadążają” za rzeczywistością. Najprostszym rozwiązaniem jest oparcie mechanizmu o wiarygodne źródło danych o strukturze.

Funkcjonalności

• Najbardziej aktualne dane o strukturze powinny znajdować się w AD. To stąd można zaczerpnąć wiedzę  uprawnieniach i przełożonym użytkownika.
• Pobieranie danych z systemu kadrowego – częstą praktyką jest budowanie mechanizmu ładującego dane z systemu kadrowego do AD.

Korzyści

• Automatyzacja udzielania uprawnień przez wykorzystanie najbardziej aktualnych danych.

Podsumowanie

Praktyka dowodzi, że rozwiązaniem wielu wyzwań są nieskomplikowane, technicznie mechanizmy. Warto je wykorzystywać, ponieważ są niezawodne i niezwykle skuteczne.