Toolbox Managera w obszarze HR

Potrzebne jest coś, co w kompleksowy sposób ułoży zadania w proces, który będzie można powtarzać. Czym więc musi zarządzać manager i jak można usprawnić jego pracę?

Rozmowa okresowa

To bardzo ważny etap rozwoju każdego pracownika. Nie wystarczy poklepać go po ramieniu czy zwrócić uwagę na błędy. Warto pamiętać, że firmę tworzą ludzie i przedsiębiorstwo również powinno wychodzić naprzeciw oczekiwaniom pracowników. Najważniejsze elementy analizy okresowej to:

• samoanaliza, czyli kwestionariusz do oceny realizacji celów osobistych pracownika oraz celów biznesowych,
• rozmowa rozwojowa, czyli porównanie wyników samoanalizy z oceną przełożonego oraz omówienie ich,
• ustalenie mierzalnych celów na przyszłość, zazwyczaj za pomocą metody SMART.

Niekiedy, w ramach oceny 360 stopni, podobne kwestionariusze wysyła się również np. do współpracowników. Obecnie jednak odchodzi się od tego, ponieważ jednym z zadań managera jest zmniejszanie stresu swojego zespołu. Tymczasem połączenie zarządzania technicznego z motywowaniem pracowników często sprawia managerom trudność – aż 40% z nich odczuwa z tego powodu frustrację (dane wg Roman Herzog Institut). Pomóc w tym obszarze mogą odpowiednie szkolenia.

Szkolenia

Organizacja procesu kursów może odbywać się na kilka sposobów. Jeden z takich modeli to ogólnodostępny kalendarz z wykazem dostępnych spotkań, liczbą miejsc i terminami, dzięki któremu pracownik sam może zgłosić się na szkolenie. Inne podejście to skierowanie konkretnych osób na szkolenie w wyniku chociażby rozmowy okresowej. Może być również tak, że zatrudniony zgłasza zapotrzebowanie na kurs, którego firma nie przewidziała. Poprzez akceptację takich pomysłów przedsiębiorstwo działa na korzyść pracowników.

Każde podejście wymaga jednak skonkretyzowanej ścieżki: zaczynając od wniosku i uzasadnienia, poprzez udzielenie zgody, na rozliczeniu szkolenia kończąc. Aby proces działał sprawnie, potrzebne są następujące funkcjonalności:

• kalendarz szkoleń dostępny dla wszystkich,
• profile pracownicze czy oceny okresowe,
• lista szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych oraz lista podmiotów, z którymi współpracujemy,
• baza wiedzy z kursów,
• automatyczne startowanie wniosków o cykliczne szkolenia (np. BHP).

Absencje i nieobecności

Ten proces obejmuje urlopy, zwolnienia lekarskie, ale też planowanie pracy home office, co jest niezbędne, aby wiedzieć, kto w danym momencie jest w biurze. Narzędzie managera do ustalania grafiku powinno:

• zawierać ustawowe dni wolne na cały rok,
• umożliwiać wnioskowanie o urlop – dobrze, jeśli każdy pracownik jest w stanie zobaczyć w systemie, ile jeszcze wolnego może wykorzystać,
• mieć dostępną opcję dwuetapowej akceptacji wniosków – przez przełożonego i zastępcę,
• umożliwiać obsługę zastępstw, poprzez którą pracownik może wyznaczać swojego zastępcę,
• być zintegrowane z kalendarzem lub komunikatorami, żeby przepływ informacji był płynny.

Offboarding

Pożegnanie pracownika musi odbywać się w sposób uporządkowany, aby nie doszło do pominięcia żadnego etapu tego procesu. Wśród nich wyróżnić można rejestrację wniosku o rozstanie, wskazanie konkretnego stanowiska oraz uzupełnienie dokumentów i formalności.

Bardzo ważne w procesie offboardingu jest:

• stworzenie macierzy zadań dla każdego stanowiska, w której znajdą się informacje na temat tego, jakie dany pracownik posiadał konta, karty dostępowe, klucze, firmowe sprzęty (auto, telefon); wszystko to bowiem powinno zostać anulowane lub oddane.
• monitorowanie postępu wszystkich działań.
• automatyczne powiązanie z innymi obszarami firmy.
• wygenerowanie karty obiegowej dla pracownika.

System, z którego korzysta manager, powinien umożliwiać zarządzanie wszystkimi wyżej wymienionymi etapami i procesami. Jak to może wyglądać w praktyce? Przykład odpowiedniego narzędzia prezentujemy na nagraniu wideo.