Wykorzystaj w pełni potencjał cyfrowej rewolucji
Dzielimy się wiedzą, abyś mógł osiągnąć więcej
Automatyzujemy procesy biznesowe by zwiększyć wydajność
Intranet firmowy jest odpowiedzią na wiele wyzwań trapiących organizacje. Zwiększa efektywność pracowników, zaangażowanie. pozwala kształtować kulturę organizacyjną i wzbudzać entuzjazm do optymalizacji, zmiany i innowacji w ramach całej firmy.
Dostęp do aktualności sprawia, że zarządzanie firmą jest łatwiejsze. Organizacje posiadające intranet są bardziej spójne, lepiej wdrażają procesy biznesowe i budują kulturę dzielenia się wiedzą. Nie ma więc wątpliwości, że intranet to rozwiązanie, które warto wdrożyć.
Microsoft SharePoint Online jest platformą setek funkcjonalności. Jak z klocków można zbudować dostosowane do potrzeb organizacji rozwiązanie komunikacji wewnętrznej i wiele innych: bazę wiedzy, profil pracownika, onboarding nowych pracowników, obieg delegacji i wiele innych.
Zinwentaryzowaliśmy funkcje intranetu najczęściej wykorzystywane przez organizacje. Platforma oferuje szerokie możliwości, dlatego warto zobaczyć, jak pomaga innym organizacjom w osiąganiu ich celów. Zainspiruj się paletą funkcjonalności intranetu.
Krótka odpowiedź brzmi: skutecznie. Nie chodzi o wykonanie akademickich analiz i napisanie opasłych projektów. Intranet ma być bardzo praktycznym narzędziem. Każda firma jest inna, ma inne cele i specyfikę. Dlatego sposób przeprowadzenia analizy, kroki realizacji też powinny być dobierane indywidualnie.
W trakcie analizy powstają karty person. Opisują one poszczególne typy użytkowników: ich cele, sposób korzystania z intranetu i poziom kompetencji. Dzięki temu możliwe jest zaadresowanie wszystkich potrzeb w odpowiedni sposób. Drugim etapem jest analiza celów organizacji, czyli co chcemy osiągnąć w komunikacji? Jak intranet może wesprzeć prowadzone projekty transformacyjne? Spisanie tych informacji i zatwierdzenie jest kluczowe dla osiągnięcia wysokiej jakości projektu.
Na tym etapie warto zrozumieć, że intranet w logice działania jest bardzo podobny do portali zasięgowych. Przeczytaj o tym więcej w dedykowanym artykule.
Odpowiednio zaplanowana architektura informacji jest fundamentem dobrze funkcjonującego intranetu. Zbudowanie drzewiastej struktury treści pozwala na logiczne usystematyzowanie materiałów oraz kluczowych funkcjonalności, dzięki czemu użytkownicy mogą łatwo i intuicyjnie odnaleźć potrzebne informacje. W procesie planowania niezwykle pomocna jest metoda sortowania kart, która umożliwia zidentyfikowanie niespójności, braków w strukturze oraz obszarów wymagających poprawy. Takie podejście znacząco podnosi finalną jakość intranetu, czyniąc go bardziej przejrzystym i przyjaznym dla użytkowników.
Architektura informacji jest materiałem, który pozwala wyodrębnić poszczególne rodzaje nawigacji. Często powstaje więcej niż jedno drzewo nawigacji. Na tym etapie trzeba uwzględnić wynik analizy person, aby nawigacja ułatwiała dotarcie do treści różnym użytkownikom, w zależności od tego jak je konsumują.
Wstępne prototypy pokazujące kierunkowo kształt rozwiązania pozwalają szybko zatwierdzić ogólne kierunki działania. Na tym etapie łatwiej jest podjąć decyzję jak intranet łączy się z innymi narzędziami.
Choć są to czarno-białe strony, to jednak w pełni pokazują sposób działania serwisu i niektóre interaktywne funkcjonalności. Dzięki temu Klient nie ma wątpliwości jak będzie to działało w intranecie. Prototyp zawiera wszystkie zinwentaryzowane artykuły, dzięki czemu wiadomo jaki jest zakres migracji. Stanowi to checklistę wdrożenia, co okazuje się być kluczowe na etapie importu treści. Prototyp stanowi integralną cześć dokumentacji.
Przygotowanie projektu wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu projektowania graficznego, usability oraz budowy front-endu. Projekt powinien uwzględniać identyfikację Klienta, a jednocześnie być bardzo praktyczny.
Plan obejmuje migrację treści. Sporym zadaniem jest praca z dokumentami. Konieczna jest inwentaryzacja plików i nierzadko ich aktualizacja.
Testy rozwiązania i weryfikacja czy uprawnione osoby mają dostęp do określonych zasobów to kolejny krok w projekcie.
Kluczowe dla powodzenia projektu jest komunikacja do całej organizacji. Wszyscy pracownicy powinni rozumieć, jak intranet wpłynie na codzienną pracę. Szczególnie istotna jest tu rola działu kadr, dla którego intranet jest wspaniałym narzędziem nie tylko dostarczania aktualności.
Przy wyborze członków zespołu projektowego należy pamiętać, że nie jest to projekt informatyczny, a organizacyjny. Kluczowe jest zbudowanie strategii komunikacyjnej, która będzie wspierała rozwój Twojej firmy.
Należy się zastanowić co dana osoba może wnieść nie tylko do samego projektu, ale również do całej komunikacji w organizacji. Warto zaangażować osoby z różnych działów. Warto zadać sobie kilka pytań:
Proces wdrożeniowyIntranet nie jest po prostu zbiorem kontrolek czy funkcjonalności. System będzie faktycznie wykorzystywany gdy będzie narzędziem realizacji strategii komunikacyjnej. Konieczne jest też przeanalizowanie potrzeb z pracownikami. Tylko takie podejście daje szanse na sukces.
W Nexpertis stawiamy na intranety dostosowane do organizacji. Nasz sprawdzony proces wdrożeniowy prowadzi w prostych krokach do sukcesu.
Utrzymanie i rozwójAby intranet był ciągle narzędziem codziennej pracy konieczna jest cykliczna analiza potrzeb i zmian. Coroczne spotkania inspiracyjne sprawiają, że członkowie zespołu mają płaszczyznę wymiany informacji i doskonalenia.
Nie bez znaczenia są ciągłe aktualizacje dotyczące systemu Office 365. Zapewniamy wsparcie naszym Klientom, aby w pełni wykorzystywali potencjał tej platformy.
Rola bazy wiedzyW Nexpertis wierzymy, że każda organizacja potrzebuje bazy informacji obejmującej: opisy procesów biznesowych, regulaminów, aktualnych dokumentów. Pracownicy chętnie dzielą się swoją wiedzą, udostępniają dokumenty. Jej rola daleko wykracza poza komunikację wewnętrzną, to biblia firmowa do której odnosimy wszystko co robimy.
Dzięki bazie informacji, intranet żyje i jest powodem, dla którego pracownicy wracają.
Kluczowa potrzeba bazy pracownikówJedną z najbardziej pożądanych funkcjonalności w module intranet jest baza pracowników. Warto zadbać o to, aby była aktualna. Takie informacje jak miejsce pracy, zakres obowiązków, dane kontaktowe, miejsce w strukturze i przynależność do działów są często poszukiwane a ich odstępność znacznie podwyższa efektywność organizacji.
Jak kształtować komunikację wewnętrzną?Intranet jest znakomitym narzędziem kształtowania kultury organizacyjnej. To właśnie tu możemy promować pożądane zachowania jak wzajemne docenianie pracowników, wprowadzania notatek czy w końcu szacunek, kultura osobista i profesjonalizm.
Jeżeli plan wdrożenia intranetu jest dłuższy niż 4 miesiące warto zastanowić się nad podziałem na więcej etapów, aby jak najszybciej uruchomić rozwiązanie w organizacji.
System intranetowy może być wdrożony w dużej rozpiętości funkcjonalnej, od małej witryny po w pełni dostosowany portal firmowy.
Przy średniej wielkości wdrożeniu ceny wahają się między 30 a 150 tysięcy złotych. Więcej informacji na temat wyceny można pozyskać po pierwszym spotkaniu i wstępnej analizie.
Jest to jedno z największych wyzwań w trakcie wdrożenia. Warto zacząć gromadzić treści, które powinny zostać umieszczone w intranecie. Wiele z nich okazuje się być na tym etapie nieaktualne lub wymaga odświeżenia szaty graficznej.
Sporej uwagi wymaga zgromadzenie aktualnych informacji. Usystematyzowanie plików w strukturę folderów bardzo pomorze podczas analizy i budowy struktury informacji.
Za każdym razem podczas wdrożenia konfigurowany jest systemem uprawnień wiec już na etapie gromadzenia dokumentów warto przemyśleć którym pracownikom nadać dostępy.
Warto choćby przymierzyć się do budowy strategii komunikacyjnej. Ustalić jakie są podstawowe cele organizacji w komunikacji. Przykładowe cele to: zwiększenie zaangażowania, lepsze rekrutacje wewnętrzne lub przyspieszenie określonych zmian organizacyjnych.
Warto zadać sobie szereg pytań:
Można przeanalizować zwyczaje użytkowników w zakresie komunikacji firma – pracownik oraz pracownik – pracownik. Jakich narzędzi używają? W jaki sposób gromadzą i wymieniają się plikami? W jakim stopniu występuje elektroniczny obieg dokumentów? Konieczne jest też ustalenie z jakimi użytkownikami mamy do czynienia. Jakie są ich kompetencje internetowe? Jakim sprzętem dysponują? W jaki sposób pracują?
Łatwe dzielenie się dokumentami, szybki dostęp najlepiej w czasie rzeczywistym, możliwość przeglądania i współtworzenia dokumentów są kluczowe dla rozwoju firmy. Warto przeanalizować na ile rozwinięto kulturę organizacyjną tym zakresie oraz co organizacja chciała by z tym zrobić.
Jest to jedno z najczęstszych pytań podczas analizy. Warto tu przytoczyć dwa cytaty znanych technologicznych rewolucjonistów:
„Gdybym na początku swojej kariery jako przedsiębiorca zapytał klientów, czego chcą, wszyscy byliby zgodni: chcemy szybszych koni. Więc ich nie pytałem. Henry Ford
Ludzie nie wiedzą czego chcą, dopóki im tego nie pokażesz.” Steve Jobs
Ankiety mogą być przydatne, ale trzeba brać poprawkę na częsty brak orientacji w możliwościach nowych technologii. Zdecydowanie lepiej jest wdrożyć małą, ale bardzo przydatną technologię, a następnie obserwować użytkowników. Często dopiero wtedy pojawiają się trafne pomysły.
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Wdrożenie można zacząć zamawiając bezpłatną konsultację. Podczas takiego spotkania nasz konsultant przeanalizuje potrzeby i podpowie, które narzędzia z palety Microsoft 365 będą najlepsze.
Zobacz, jak wdrożono intranet w innych organizacjach. Konsultant chętnie przedstawi przykłady praktycznych wdrożeń funkcjonalności i rozwiązań takich jak: komunikacja wewnętrzna, baza wiedzy, wniosek urlopowy, struktura organizacyjna. Na prezentacji otrzymasz komplet informacji.