Wykorzystaj w pełni potencjał cyfrowej rewolucji
Dzielimy się wiedzą, abyś mógł osiągnąć więcej
Automatyzujemy procesy biznesowe by zwiększyć wydajność
System elektronicznego obiegu dokumentów WEBCON jest dedykowany firmom, które potrzebują automatyzacji procesów biznesowych, by właściwie wykorzystywać potencjał swoich pracowników.
Doskonale sprawdza się w zarówno w średnich przedsiębiorstwach, jak i w dużych korporacjach.
Bez względu na branżę – od finansów i ubezpieczeń po opiekę zdrowotną, produkcję lub sprzedaż detaliczną. Elektroniczny obieg dokumentów Webcon BPS posiada wszechstronne funkcje, które pozwalają firmom rozwijać się i konkurować w dynamicznym otoczeniu rynkowym.
Zbyt długi czas trwania procesów biznesowych, obiegu dokumentów, wprowadzania danych oraz sprawnego raportowania?
Brak centralnego miejsca procesowania dokumentów, przechowywania danych, udostępniania informacji oraz współpracy między działami?
Księgowość otrzymuje faktury zbyt późno lub nie wie, kto jest właścicielem kosztów?
Brak zaawansowanej integracji z ERP i sprawnej wymiany danych między systemami, na których pracują zespoły firmy?
Długi czas przyjmowania towarów magazynowych i wyzwania dotyczące łączenia ich z zamówieniami?
Brak zadowolenia ze współpracy z dotychczasowym dostawcą systemu WEBCON lub innym rozwiązaniem?
System elektronicznego obiegu dokumentów WEBCON BPS zrewolucjonizuje procesy Twojej firmy na wiele sposobów.
Dzięki bogatej funkcjonalności zautomatyzuje procesy akceptacji dokumentów i realizacji zadań. Ma zdolność do łączenia danych przez co umożliwi szybkie dostarczanie Tobie niezbędnych informacji i raportów, kluczowych dla podejmowania decyzji operacyjnych i związanych z finansami.
Generuje wypełnione dokumenty oraz integruje się z innymi systemami, umożliwiając bezproblemową wymianę danych z różnych źródeł.
WEBCON, jako zaawansowany elektroniczny system obiegu dokumentów, gwarantuje przewidywalność i porządek w procesach biznesowych, co umożliwia sprawną pracę każdej firmie.
Użytkownicy mają stały dostęp do niezbędnych danych i narzędzi, co pozwala im efektywnie funkcjonować w codziennej pracy, nawet zdalnej.
System zapewnia pełną kontrolę nad procesami, umożliwiając monitorowanie oraz optymalizację działań.
Budowanie i konfigurowanie elektronicznego obiegu dokumentów i innych aplikacji WEBCON, odbywa się przez wykorzystanie gotowych komponentów. To oznacza ok 60% oszczędność czasu przy wdrożeniu.
Ponadto, wykorzystanie rozwiązania WEBCON Designer Desc, przyspiesza przekazywanie wymagań analitykom biznesowym, a to powoduje sprawne zarządzanie projektem automatyzacji, jak również usprawnia komunikację i przyspiesza decyzyjność.
Nexpertis jako doświadczony zespół, liczy sobie ponad 60 specjalistów IT, wdrożył już setki procesów, przez co może pochwalić się dobrymi i dojrzałymi praktykami developmentu, utrzymania i rozwoju WEBCON.
Dzięki technologii low-code, działania programistów są ograniczone do absolutnego minimum.
W zależności od zakresu wdrożenia, możemy dostarczyć Twojej firmie, gotowy system EOD wraz z integracją i wymianą danych z systemu ERP w przeciągu kilkunastu lub kilkudziesięciu dni, a nie miesięcy.
Ponadto, prototypowanie sprawi, że jako właściciel biznesu, będziesz współtwórcą rozwiązania i otrzymasz system informatyczny dokładnie dopasowany do wymagań Twojej organizacji.
Skalowalność systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest kluczowym elementem. Rozwiązania oparte o WEBCON są dedykowane zarówno średnim jak i bardzo dużym organizacjom.
Rozwiązanie można łatwo skalować, od setek użytkowników do dziesiątek tysięcy, zapewniając elastyczność i wydajność, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa i specyfiki branży.
Możliwość integracji z innymi narzędziami np. ERP, KSeF i e-Doręczenia zwiększa skuteczność pracy nie tylko działu księgowości ale całej organizacji.
System cieszy się szybką adaptacją wśród użytkowników.
Mechanizmy podpowiedzi, prowadzą użytkowników przez początkowy etap pracy w systemie, gwarantując płynne i efektywne korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów.
W praktyce minimalizuje to nakłady finansowe na szkolenia i przygotowanie instrukcji obsługi.
Każdy tradycyjny proces obiegu dokumentów w firmie jest odwzorowany, zoptymalizowany i zamieniony na elektroniczny obieg. To daje duże wsparcie w pracy zdalnej, tym bardziej, że można korzystać z niego na urządzeniach mobilnych. Przejście na elektroniczny obieg w WEBCON staje się łatwe i bezproblemowe w całej organizacji.
WEBCON BPS jako wiodący na rynku system elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia integrację z istniejącą infrastrukturą i jest otwarty modyfikacje programistyczne.
WEBCON umożliwia płynną współpracę i wymianę danych z systemami ERP m.in. z: SAP, Comarch Optima, Comarch XL, enova365, Oracle Financial, AX, Nav, IFS, Infor LN.
Elektroniczny obieg dokumentów integrujemy także z rozwiązaniami Ministerstwa Finansów KSeF, GUS, VIES, białą listą oraz z różnymi systemami CRM.
Integracje powodują w pełni zautomatyzowany proces obiegu dokumentacji i realizacji zadań od początku procesu. Ten sprawny przepływ informacji i danych, odbywa się często bez ingerencji człowieka. Raz zarejestrowane dane w systemie, przenikają do wskazanych przy wdrożeniu miejsc i procesów obiegu dokumentów.
Realizacja celów firmy zależy od tego, na ile sprawnie jest w stanie realizować swoje procesy, wprowadzać udoskonalenia i skalować je.
Właśnie dzięki zastosowaniu elektronicznego obiegu dokumentów WEBCON zdigitalizujemy tradycyjny obieg dokumentów, obieg faktur, usprawnimy przepływ informacji i wyciśniemy 100% potencjału w Twojej firmie.
Proces wdrożenia systemu WEBCON został zaplanowany w sposób zapewniający maksymalną efektywność i precyzję na każdym etapie projektu. Obok znajdziesz szczegółowy opis poszczególnych faz wdrożenia.
Każdy z tych etapów jest starannie zaplanowany i realizowany, abyś mógł na bieżąco śledzić postępy i być pewnym, że wdrożenie systemu WEBCON będzie w pełni odpowiadało potrzebom firmy. Dzięki naszemu doświadczeniu i zaangażowaniu, proces wdrożenia przebiega sprawnie i skutecznie.
Na początku dokładnie analizujemy wszystkie Twoje procesy biznesowe, tworząc ich mapę.
Identyfikujemy wzajemne zależności między procesami, co pozwala nam zrozumieć pełny kontekst operacyjny Twojej firmy.
Dzięki temu etapowi mamy solidną podstawę do zidentyfikowania Twoich wyzwań i celów firmy.
Na podstawie zebranych informacji przygotowujemy szczegółowy projekt handlowy, który obejmuje wszystkie aspekty wdrożenia.
Określamy zakres wdrożenia, ustalając, które procesy zostaną zautomatyzowane i w jaki sposób.
Tworzymy plan działania oraz ofertę dotyczącą projektu.
W tym etapie przygotowujemy kartę procesu, która dokumentuje szczegóły każdego z procesów. Abstrahując od technologii dokonujemy optymalizacji procesów, aby były one jak najbardziej efektywne.
To nas wyróżnia na tle konkurencji ponieważ oprócz digitalizacji i automatyzacji organizacji, optymalizujemy dotychczasową pracę klienta. Przedstawiamy szczegółowy opis procesu obiegu dokumentów w firmie, strukturę danych oraz rolę poszczególnych aktorów w procesie.
Przystępujemy do tworzenia prototypu systemu WEBCON.
Sporządzamy kartę prototypu, definiując sposób realizacji funkcji i interakcji.
Tworzymy obrazy formularzy oraz szczegółowe opisy integracji z innymi systemami, aby zapewnić pełną spójność i funkcjonalność prototypu.
W tym etapie następuje właściwa budowa systemu na podstawie wcześniej zatwierdzonego projektu i prototypu.
Zespół deweloperski implementuje wszystkie funkcje, integracje i interfejsy, aby system spełniał
Twoje oczekiwania i potrzeby biznesowe.
Ostatni etap to gruntowne testowanie systemu.
Przeprowadzamy szczegółowe testy, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z założeniami.
Testujemy zarówno funkcjonalność, jak i integracje, aby system był gotowy do uruchomienia w Twojej firmie.
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
WEBCON Business Process Suite (BPS) to innowacyjna platforma do automatyzacji procesów biznesowych. Jes to rozwiązanie low-code, które umożliwia szybsze opracowywanie aplikacji poprzez zminimalizowanie pracy związanej z programowaniem dla niestandardowego przepływu pracy (workflow).
Wdrożenie systemu WEBCON BPS pomaga automatyzować obiegi dokumentów, zadania oraz usprawnia komunikację między działami.
Jego funkcjonalność pozwala na integrację z systemami informatycznymi typu ERP, FK, KSeF, eDoręczenia, CRM oraz z innymi rozwiązaniami, z których korzystasz. Największą korzyścią tego typu systemu jest obniżenie kosztów i zwiększenie produktywności całej organizacji.
Kluczowe Funkcje WEBCON BPS
Wdrożeniem systemu i optymalizacją procesów biznesowych zajmuje się Nexpertis, który od wielu lat jest Parterem Premium WEBCON.
Elektroniczny obieg dokumentów inaczej system workflow polega na cyfrowym przetwarzaniu, przechowywaniu i zarządzaniu dokumentami w wersji elektronicznej.
Dzięki zastosowaniu technologii takich jak optical character recognition (OCR), rozwiązanie pozwala na automatyczne przekształcanie papierowych dokumentów oraz plików graficznych w edytowalne i przeszukiwalne teksty. To automatyzuje procesy związane z obiegiem dokumentów, usprawniając ich akceptację, archiwizację i wyszukiwanie.
Elektroniczny obieg dokumentacji eliminuje całkowicie potrzebę używania wersji papierowej dokumentów w firmie.
Elektroniczny obieg dokumentów nie jest obowiązkowy, ale z racji wprowadzenia obligatoryjnego Krajowego Systemu eFaktur (KSeF) jego wdrożenie staje się „pierwszą potrzebą” w organizacjach, które mają obiegi faktur kosztowych, ponieważ umożliwia m.in.
Mając wdrożony system obiegu dookumentów zintegrowany z z KSeF, księgowość nie będzie musiała poszukiwać właściciela kosztu, co oznacza, że będzie miała mniej pracy i będzie otrzymywać o wiele szybciej dokumenty do zaksięgowania.
Te skróty określają system informatyczny do digitalizacji i zautomatyzowanego przepływu pracy w firmie.
EOD – Elektroniczny Obieg Dokumentów
SEOD – System Elektronicznego Obiegu Dokumentów
SOD – System Obiegu Dokumentów
DMS – Document Management System, czyli system zarządzania dokumentami
Oprócz wyżej wymienionych nazw, można także używać terminu „system workflow„.
Koszt wdrożenia systemu WEBCON do obiegów dokumentów zależy od wielu czynników, takich jak:
Tradycyjny obieg dokumentów to fizyczne i powolne przekazywanie dokumentów w formie papierowej między pracownikami firmy.
Tradycyjny obieg generuje wiele problemów m.in. wydłuża czas realizacji procesów, powoduje trudności w archiwizowaniu, wyszukiwaniu, zwiększa ryzyko zagubienia lub uszkodzenia, generuje wyższe koszty związane z drukowaniem i przechowywaniem oraz ogranicza dostępność do dokumentów.
Sprawny obieg dokumentów polega na efektywnym zarządzaniu przepływem dokumentów w firmie, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.
Kluczowymi elementami są szybka akceptacja dokumentów, łatwe wyszukiwanie dokumentów, system powiadomień oraz odpowiedni obieg dokumentów.
Sprawny obieg dokumentów przyczynia się do poprawy organizacji pracy i redukcji czasu potrzebnego na przetwarzanie dokumentów.
Webcon BPS to elektroniczny system obiegu dokumentów, który automatyzuje i usprawnia procesy biznesowe w firmie.
System dms integruje się z istniejącymi systemami informatycznymi, umożliwiając skanowanie dokumentów, ich elektroniczny obieg, wyszukiwanie dokumentów, oraz zarządzanie obiegiem dokumentów.
Dzięki silnikowi workflow oraz technologii OCR, Webcon BPS pozwala na szybkie i efektywne przetwarzanie i zarządzanie wieloma dokumentami, eliminując potrzebę papierowej wersji i zapewniając odpowiedni obieg dokumentów w firmie.