WEBCON BPS w S&T

S&T Services Polska Sp. z o.o. to jedna z wiodących firm dostarczających kompleksowe rozwiązania IT na polskim rynku. Specjalizuje się w projektowaniu, wdrażaniu oraz utrzymaniu infrastruktury IT, oferując szerokie spektrum usług, w tym zarządzanie centrami danych, outsourcing IT oraz wdrożenia systemów biznesowych. Dzięki współpracy z globalnymi liderami technologicznymi oraz doświadczonemu zespołowi ekspertów, S&T Services Polska realizuje zaawansowane projekty dla Klientów z różnych sektorów, takich jak finanse, produkcja czy administracja publiczna. Jako część międzynarodowej grupy S&T firma czerpie z globalnych zasobów i doświadczenia, jednocześnie dostosowując swoje rozwiązania do specyfiki lokalnego rynku.

• Usprawnienie procesu obiegu faktur kosztowych
• Przyspieszenie obsługi dokumentów
• Stworzenie jednego miejsca przechowywania wszystkich informacji o fakturach
• Zapewnienie przejrzystości procesu, umożliwiającej użytkownikom śledzenie statusu dokumentu
• Wyeliminowanie błędów, takich jak duplikaty faktur
• Integracja z systemem SAP

Platforma WEBCON została wybrana jako system obsługujący większość procesów back-office’owych i administracyjnych w S&T. Jej elastyczność oraz możliwość szybkiego prototypowania sprawiły, że była idealnym narzędziem do usprawnienia i automatyzacji procesów.

• Obsługa faktur kosztowych, w tym rejestracja, OCR, akceptacja oraz integracja z SAP, obejmująca różne typy faktur, takie jak zaliczki, proformy, czy zakupowe
• Rejestr umów i zamówień.
• Proces obsługi delegacji

1. Analiza przedwdrożeniowa: Firma Nexpertis przeprowadziła spotkania z kluczowymi użytkownikami w organizacji S&T, aby zrozumieć ich potrzeby i wymagania.
2. Prototypowanie: Na podstawie zebranych wymagań stworzono prototyp systemu, który umożliwił wczesną weryfikację potrzeb i zidentyfikowanie braków w założeniach.
3. Iteracyjny rozwój: Prototyp był stopniowo dopracowywany na podstawie opinii użytkowników, co pozwoliło na precyzyjne dostosowanie rozwiązania do rzeczywistych potrzeb.
4. Testowanie: Przeprowadzono fazę testów, podczas której ujawniono wyzwania, takie jak konieczność dopracowania mechanizmu OCR, co wymagało dodatkowego „uczenia się” systemu na większej liczbie dokumentów.
5. Wdrożenie na produkcji: Po dopracowaniu system został uruchomiony w środowisku produkcyjnym, a użytkownicy mogli w pełni korzystać z jego funkcjonalności.

Proces wdrożenia, dzięki dokładnej analizie i prototypowaniu, był przejrzysty i skuteczny, co ułatwiło osiągnięcie założonych celów.

• Mechanizm OCR, który znacznie przyspiesza proces wprowadzania danych z faktur, automatycznie uzupełniając parametry na formularzu w WEBCON.
• Integracja z zewnętrznymi bazami danych, takimi jak biała lista oraz VIES, co zwiększa efektywność i dokładność weryfikacji.
• Automatyczne pobieranie wartości słownikowych z systemu SAP, co ułatwia opisanie obiektów w fakturze i przyspiesza cały proces.