Z jakiego powodu znajomość odpowiedzi na pytanie “DLACZEGO” jest tak ważna?

DLACZEGO wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest tak ważne?

• Pełna optymalizacja procesów biznesowych – Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to okazja do optymalizacji procesów. Jeżeli ten cel nie został jasno zakomunikowany, dochodzi do prób przenoszenia procesu As-Is, czyli w stanie dotychczasowym. W takich sytuacjach często zaprzepaszczona zostaje szansa na optymalizację, a nawet może dojść do niepowodzenia przy wdrożeniu systemu, ponieważ przeniesienie procesu „papierowego” do świata elektronicznego nie jest do końca możliwe.
• Efekty biznesowe – Brak mierzalnych celów nieuchronnie prowadzi do mizernych wyników. Opisane dalej „rozpraszacze” sprawiają, że uwaga i energia zespołu skupiona jest nie na tym co najważniejsze.
• Szybka realizacja – Dobre zrozumienie celu sprawia, że możliwe jest wdrażanie filozofii MVP (Minimum Viable Product). Zespół jest skupiony na szybkim dostarczeniu najważniejszej i niezbyt rozbudowanej funkcjonalności.
• Entuzjazm zespołu – Wdrożenie systemu workflow zawsze wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Aby osiągnąć sukces konieczne jest przekonanie całej organizacji, że warto ten trud ponieść. Tylko dzięki dobrej komunikacji celów i benefitów można wzbudzić entuzjazm i zapał do dokonania zmiany.
• Dla kogo ten proces? – Gdy brakuje jasno nakreślonego celu zdarza się, że podczas projektowania zespół traci zrozumienie kto jest beneficjentem systemu. W takich sytuacjach powstały system staje się „nadzorcą” zamiast „pomocą” dla pracowników. Często zwiększają się nakłady na raportowanie. Efektem jest brak zainteresowania głównych użytkowników systemem, gdyż postrzegają go jako utrudnienie, a nie pomoc.

Najczęstsze rozpraszacze

• Technologia – Zespół projektowy może zbytnio skupić się nad detalicznymi rozwiązaniami technologicznymi i utracić widzialność perspektywy całości rozwiązania biznesowego.
• Nieistotne szczegóły – Próby zaadresowania każdego scenariusza procesowego lub każdej, najmniejszej akcji prowadzą do poszerzania zakresu i wydłużania harmonogramu. W efekcie następuje zwiększenie zakresu, wydłużenie harmonogramu co może spowodować zniechęcenie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie.

Jak zapewnić jakość procesów biznesowych?

Co zrobić, aby DLACZEGO trwale wpływało na jakość procesu:

• Formalne zatwierdzenie – Formalne zatwierdzenie celów projektu przez sponsora umożliwia kierownikowi skuteczne prowadzenie projektu i negocjacje z udziałowcami.
• Kick-off i komunikacja – Nierzadko cele zarządu organizacji nie są znane zespołowi projektowemu. Dlatego kluczowym jest, aby najpóźniej na starcie projektu nastąpiło przekazanie pełnej wiedzy o celach jakie zdefiniował zarząd dla projektu
• Regularne przypomnienia – Regularne przypominanie celów zespołowi projektowemu jest podstawą udanego wdrożenia. Aby zapewnić zgodność produktu z celami organizacji konieczne jest też walidowanie produktów na każdym etapie wdrożenia.

DLACZEGO Nexpertis jest idealnym partnerem wdrożeniowym?

Zespół ekspertów Nexpertis posiada szerokie doświadczenie w realizacji wdrożeń systemów elektronicznego obiegu dokumentów w różnych sektorach. Łączymy umiejętność tworzenia nowoczesnych aplikacji z dogłębnym zrozumieniem strategii biznesowych, co przynosi realne korzyści naszym Klientom.

Cechuje nas również:

• Duży ok 6o osobowy zespół, który zapewnia wysoką dostępność zasobów,
• Rozległe doświadczenie, eliminujące problemy techniczne,
• Sprawdzona metodyka, która gwarantuje szybkie i skuteczne wdrożenia,
• Skuteczne metody utrzymania i rozwoju, które wspierają ciągły rozwój firm.

Skupiamy się na optymalizacji procesów, co umożliwia naszym Klientom zwiększenie efektywności operacyjnej i szybszy zwrot z inwestycji w IT.

Dzięki indywidualnemu podejściu do każdego projektu, zespół Nexpertis oferuje wszechstronne wsparcie na każdym etapie wdrażania rozwiązań IT – od analizy potrzeb, przez projektowanie, aż po pełne wdrożenie i opiekę powdrożeniową.